信息化背景下的技工院校教学档案管理

摘 要：随着互联网技术的迅猛发展，信息化、网络化、电子化在人们生活当中所占的比重越来越大，而作为培养新一代技术人员的技工院校，只有走在前沿才能够满足现实工作的需要，才能跟上时代的步伐，也才能够满足学生的第一任职需要。但是，从目前的情况来看，而这方面恰恰是这些学校所欠缺的。特别是在教学档案的信息化建设方面，更是落后，而且在教学档案的信息化管理方面还存在着这样或是那样的问题，应当及时给予重视。

关键词：技工院校；教学档案；管理信息化

信息化、网络化发展已经是这个社会发展的趋势，只有顺应时代的发展，技工学校才可能紧跟时代的步伐，培养出社会所需要的各种各样的掌握各种实用技术的专业人才，为社会发展做出更大的贡献。但是，现实当中，一些技工院校的信息化建设落后，网络化程度不高，严重阻碍了学校教学工作的发展，也落后于时代的要求，特别是教学档案管理的信息化建设，一定要跟上时代的步伐，将信息化建设作为学校的头等大事来抓，确保不为社会所淘汰。

1 充分认识教学档案信息化管理工作的重要意義

（一）可以大大提高教师的各项工作的效率。实现教学档案信息化后，老师可以非常方便地从电子档案中直接掌握学生的一些基本情况及其教学过程中所需要的一些教材和相关的教学素材，而且可以参考其他老师的教学资料来充分自己的讲课内容，减少了很多的麻烦。这样可以有效提升老师的工作效率。

（二）可以克服纸质档案管理的各种缺点。作为电子教学档案，其方便耐用，便于查阅，而且随时随地将电子档案下载以作研究更是远远超越了传统的纸质档案的局限性。电子档案可以永久保存，不易损毁，更是纸质档案所无法比拟的。

（三）更加利于用人单位对学生进行全面的了解。电子教学档案是一个开放的窗口，用人单位通过它，就可以很方便地了解学生的所有情况，包括其在校期间的学习成绩，实习表现及老师的各种评价等等，便于用人单位根据自己所需，来确定相应的人选，以提升学员的就业率和用人单位选人用人的准确率，为院校的长远发展和良好的信誉打下良好的基础。

2 当前技工院校在教学档案信息化管理过程中存在的一些问题

（一）教学档案信息化管理意识不强。从当前的技工院校的现实情况来看，仍然存在着教学档案信息化管理制度不健全，技术和设备还严重滞后，而且大家特别是学校的领导对教学档案管理信息化建设的意识还不够强，没有把这项工作真正纳入到学校的一项重要工作来抓，凡事还是按过去的传统做法，致使在教学档案管理方面出现漏洞。

（二）缺乏相关的高素质的管理人才。一些技工院校在信息化建设方面比较落后，制度也不健全，这就造成了对应的管理人员的管理水平也达不到更高的要求，因此，即使实现了高质量的信息化管理，因人员的素质问题，不能较好地处理工作中遇到的各种疑难问题，因此，也会使学校的教学档案信息化管理工作停滞不前，不能发挥应有的作用。

3 强化技工院校教学档案信息化管理的有效路径

技工院校是为社会上培养实用型人才的专业机构，与一些本科院校相比，本身存在着许多的差异，也比许多本科院校落后，这是情有可原的。但是，在教学档案的管理信息化管理方面，却是不可以有着太大的差距，因为社会的快速发展，需要我们紧跟时代的步伐，信息化管理必须更上一层楼。而根据目前技工院校的现状，必须在以下几个方面进行加强。

（一）规范好教学档案的分类。教学档案是教学实践、教学研究和教学管理过程中创造和使用的一系列原始资料，种类多、信息量大、涉及面广，必须加强规范，明确分类，才能够在实际工作中发挥最大的作用。教学档案主要分为三种，一是综合类。主要有上级主管部门文件；本院校规划实施计划、教学要点、教学工作会记录、简报等材料；技工院校教学方面的制度和与教学工作相关的资料文件；教改项目的立项报告；教学工作的数据统计、分析资料、每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结等等。二是教学管理类。主要有教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料；教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设等等。三是教学业务类。主要涉及课程建设的规划、实施方案、总结；教师培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料；教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录；教师制作的CAI课件等资料；优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本； 教学实习有关材料；各种考试试卷及试卷分析材料；教师业务档案；教学仪器设备材料等。

（二）健全档案管理的相关制度。档案管理特别是教学档案管理，关系着学校许多人的前途和命运，必须予以高度重视，要注重它的信息资源的有效开发和利用，更要注重它的管理和维护。首先要明确管理人员输入的权限，在输入数据后，也要保管好纸质文件的存档，这样可以有效防止数据采集出现错误和疏漏，以确保教学信息资料填写的真实可靠。其次是要严格数据填报工作程序，保证数据来源真实可靠。学校的教学档案管理工作必须固定专人保管，其它人员包括院校的领导都不能随意对管理人员进行干扰，任意修改需要录入的真实数据，同时，要使用录入的专用软件，保证录入工作的顺畅，确保数据填报工作的制度化、科学化和规范化。同时，要加强检查监督，对容易出现问题的地方加强检查，防止出现失误，发现差错及时处理，对存在的问题要及时进行整改，确保工作完成的更加准确可靠。再次是要注意教学档案的信息资源有效的开发和利用。通过对这些档案的管理，来为院校教职员工提供详实可靠的资料，供大家使用，以提升教学质量和院校的管理质量，最终提高院校的工作效率。

（三）不断提升管理人员的素质水平。一是政治思想素质。教学档案管理看起来岗位不起眼，但作用却是非常之大，特别是对一些教师晋升职称、学生真实评价等等，决定着一个人的成长与进步，如果责任心不强，政治素质不高，很容易造成各种不良后果，对院校的声誉造成不良影响。因此，必须着眼提升他们的政治素质，加强理论学习，使他们能够真正的提升政治素质，甘于奉献、爱岗敬业、将档案管理作为自己最大的事业来对待，切实提升服务的质量和态度。二是业务素质。在快速发展的社会当中，科技变化日新月异，特别是在信息的开发和利用当中，对档案管理者的专业素质提出了更高的要求，需要他们能够跟上时代发展的步伐，对相关的科学知识有着更为广泛的涉猎，不断提升自己的服务能力和业务水平。而要达到这一目的，除了档案管理员自身的努力加强学习不断强化自身水平外，院校也要定期安排他们到专业培训机构或是相关院校就此专业进行一定时间的进修，不断提升他们的业务水平，更好地为大家服务。

总之，教学档案管理工作，是一项长期而艰巨的工作，不是一蹴而就的，需要院校管理者思想上高度重视，工作中给予资金和政策上的保障，确保这项工作能够顺利而又健康的发展，为院校的提升打好基础。

参考文献

[1]王英歧.高职院校教学档案信息化建设研究[J]企业导报2012（21）

[2]李惠华.论高职院校教学档案信息化管理的问题及对策[J] 湖南大众传媒职业技术学院学报2010（1）

[3]邱宝玲.浅谈信息化背景下加强高校教学档案管理的几点思考[J]今日财富2011（12）

[4]王玉霞.信息化背景下的技工院校教学档案管理[J]办公室业务2014（1）

作者简介

张明敏（1977-），女，江西，深圳第二高级技工学校，档案管理馆员，档案信息资源开发与利用。