事业单位档案数字化管理的实现及意义论述

摘 要：目前，我国的科技发展已经进入极为迅猛的阶段，计算机科学发展也随之日益强大，人类已经认识到计算机在生产，生活，工作发挥的强大功能，在企业单位中，计算机科学已经深入档案领域。本文作者分析现代企业事业档案的数字化管理工作，阐述了档案数字化管理的优势及其特点，为事业单位档案数字化管理的更好发展提出宝贵的建议。

关键词：事业单位；档案；数字化管理；发展

随着科技的不断进步，人类已经全面的进入信息化发展的时代，工作，生活都与计算机密切相关联。有了计算机的辅佐，人类的工作效率得到了明显的提升，工作的质量也得到了相应的保障。事业单位的档案数字化管理就是将档案内容从实体性的储存方式转化为数字化的数据库系统。以下本文将从实际出发，对事业单位档案数字化管理进行分析，希望事业单位管理者从中得到启示，更好的利用计算机进行档案数字化管理，以提高档案的利用率，使其更好的为人民，为事业单位，为社会服务。

1 事业单位档案数字化管理的优越性

在实地考察中，笔者总结归纳出几点事业单位档案数字化管理的优势，并给予了较为详细的解说，以便事业单位的管理人员参考借鉴。

1.1 提高了员工个人档案的利用率

当前我们可以看到，由于换工作等外在因素的影响，人们增加了对个人档案的使用频率，社会进行的多种活动都与个人档案息息相关。如果采用传统的纸板档案处理模式，人们在需要档案时候就可能去不同的地方调取信息，程序繁琐，而且也可能造成档案的丢失。人们如果采取档案数字化管理模式，将自己的个人信息储存在数据库中，需要使用时直接在网上进行查阅。因此，档案数字化管理方便快捷的优势在社会各界广受欢迎。事业单位进行档案数字化管理模式，在为群众办事时候不仅能为群众提供他们所需的基本信息，也能为他们及时找到所需要的档案以及文件，节省了大把的时间，同时也极大的提升了个人档案的利用效率。

1.2 提高事业单位的办公效率

传统的个人档案管理模式，使事业单位的工作变得繁琐而冗长。个人档案的搜集耗费了大量的人力，物理和财力，耗损了工作人员的精力，降低了信息的准确率。长时间下去降低了工作人员的积极性。考察者发现，自从事业单位采取档案数字化管理模式后，群众的个人档案查询工作简单了，档案存储信息丢失的现象很少发生，单位管理人员的积极性提高了。所以说，档案数字化管理模式集中快捷性、高效性、环保型为一体，使事业单位的办公效率明显的提升。

1.3 提高了事业单位的经济效益

传统纸板的个人档案管理模式使得工作人员对信息的搜集和整理程序产生反感的心理，最终导致工作效率及其质量降低，影响事业单位的社会形象。档案数字化管理的有效参与节省了单位物资的自出，档案电子化的转变缩小了档案的占地空间，整理归纳的程序变得有序合理，提高了工作的效率和准确度，减轻了事业单位的经济负担，有利于事业单位的可持续发展。

2 事业单位数字化档案管理的优化对策

虽然档案数字化管理的模式优越性很多，这种模式取得的效果也大快人心，但是目前仍有很多事业单位没有采用档案数字化管理的模式，以下本文总结数字化管理的优化对策。

2.1 事业单位应完善办公设备

只有拥有现代化的，高端的办公设备，事业单位的档案管理才得以向数字化管理发生转型。事业单位应该积极深入调查，听取群众的心声以及专家的建议，对经费进行合理的预算，引进高端的办公设备，以提高办公质量。

2.2 构建事业单位档案数字化管理体系

以发展的眼光开袋这个社会，数字化是这个社会发展的必然走向。因而，事业单位需要积极的建立完整无暇的档案数字化管理体系，实现信息资源共享的目标，为群众，为社会提供最为优质的服务，最终提高个人档案的使用率和事业单位的办公效率。在档案管理体系的规划中，事业单位应该做好电子版档案的质量等相关工作，并在实际工作中做好防火，防潮工作，将一切安全隐患消除，为档案数字化管理工作营造良好的，优质的，放心的环境。

2.3 提高事业单位管理人员的综合素质

为了使档案数字化管理工作得以有效的进行，必须使工作人员的综合素质有所提高。对于老员工而言，帮助他们使用现代化的机械设备，提高他们的技能水平；对于新员工而言，要培养他们为群众服务的理念，提高服务质量，努力学习，积极探究未知的领域，掌握更多的有关档案管理知识，是档案数字化管理不断优化。

2.4 健全个人档案管理安全保密制度

无论是个人还是组织机构的档案信息，事业单位都要做到妥善管理，保密制度。这要求工作人员保持严谨的工作态度，群众需要时候才可以打开档案，使用完毕后应及时关闭，以防止群众信息的泄露，对其造成损害。另外，事业单位应该配备专业的技术人员对事业单位存有的档案进行加密管理，对办公设备进行定期的检查和维修。除此之外，事业单位应该配备充足的保安人员，以维持单位秩序。

3 事业单位档案管理数字化的必要性

所谓的事业单位，是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。档案管理大体上包括三部分内容，即文书档案，基建档案以及人事档案，这三种档案是事业单位有效运作的核心，它们涵盖的内容对事业单位的决策者和管理者都至关重要，占据着举足轻重的地位，所以说数字化管理能够为群众提供充足完整的档案信息，数字化管理它具备方便快捷的特点。在调查中我们看到，实际生活中档案的使用范围得以扩大在很大程度上依赖于档案数字化管理制度的有效实施。数字化管理制度挖掘了档案的使用价值，企业在经费上得以节俭，提高了事业单位的经济效益，提升了事业单位的办公效率等。这些优势说明事业单位实行档案数字化管理是社会发展的必然趋势，它是新时代科技发展带来的完美产物。

4 事业单位档案管理数字化的发展措施

档案相关管理人员知道，文书是档案工作的基础，因此管理人员对其处理的好坏，优劣直接影响着整个档案的内在质量。数字化管理占据着快捷方便的优势，减轻了管理人员年终整理档案的工作压力，缩短了繁琐的工作流程，提高了档案管理的质量。另外，档案电子化建设不仅仅是一门技术，也是一项系统工程，它包含了对各种系统的管理，例如操作系统管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、单位分类管理等，建设系统工程的开展，从机制上实现了事业单位共享的目标。

5 档案数字化管理的未来发展趋势

从以上详细的阐释中，我们可以得出这样的结论：现代社会的发展离不开档案的有效参与，事业单位的档案离不开数字化管理。在这种形式的驱动下，事业单位必须提高意识，积极采取科学的，合理的规划和调整数字化档案管理模式，以提高档案的利用率为目标，以树立事业单位良好的社会形象为前进动力，在稳定中求得更好的发展，在事业单位数字化管理顺利的运转中保障档案的安全性，只有这样，才能使事业单位得以长久的发展壮大，迈进合格的服务型单位的行列。

6 结束语

档案数字化管理有助于事业单位对档案信息资源的开发以及利用，与传统纸板的档案资料相比，档案数字化的最大特点是它借助于互联网这个渠道流动性强。档案数字化管理它彻底的突破传统的档案管理模式，在档案的管理，利用等方面另辟蹊径，提高群众对档案的利用率，促进了事业单位的经济效益及其事业的发展进程。展望未来，我们相信，伴随着高科技迅猛发展，信息技术的频繁使用，档案数字化管理会引领时代的潮流，当然，数字化管理也会取得更好的发展前景。

参考文献

[1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济，2011，

[2]张巍.谈事业单位档案数字化管理[J].黑龙江档案，2014，

作者简介

张曼（1987-）女山西省阳泉市人，汉族，助理馆员，本科，研究方向：档案管理数字化。