建筑工程项目档案管理工作的几点体会

莫群燕

摘 要：建筑工程档案是建筑工程项目管理的重要环节，建筑工程施工档案在建筑工程后续的运行、改造、扩建中可以发挥巨大价值，加强工程档案的管理，既是档案管理工作本身的需要，更是企业基本建设管理的需要。本文对工程项目档案管理，做了具体分析。

关键词：工程项目；档案；管理

工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的档材料。建筑工程档案资料共分4大类：A类，基建文件，如上级批准文件、立项有关文件（会议纪要、领导讲话、专家建议性文件等）、计划任务书、项目的方案及初步设计文件资料、政府部门的审批文件资料、工程有关的照片、录像、录音、光盘等等；B类，监理资料，如合同文件、施工监理招投标文件、建设工程委托监理合同、施工招投标文件等等；C类，施工资料，如土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料；D类，竣工图。另有向城建档案馆报送工程档案。 它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。由此，通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

随着我国城市化进程的加快，建设事业迅猛发展，形成了大量的建筑工程档案，针对其中存在的问题，找到建筑工程档案有效管理的措施，已成为一个重要的问题。 建设单位是工程的建设者、使用者，也是工程档案编报的责任单位，应当负起组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和整理归档工作，并负责对工程准备阶段文件，竣工验收文件的收集、整理、立卷工作。

XX工程项目于12月1日正式开工，该项工程是人民政府的“民心工程”之一，穿越地形地貌最为复杂、施工难度最大的一个工程项目。

因此，从该项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等材料，是工程项目档案的重要内容，它直接记述和反映工程建设活动，对工程质量评定，工程竣工验收以及对新承建工程的借鉴等都具有重要的参考价值。

次年10月至第3年1月，我对工程档案进行分门别类，有条理地收集、整理、鉴别、统计，具体方法有：

1 档案员的具有职业道德素质

档案工作者的素质如何，直接关系到档案事业的发展水平。在新形势下，档案员首先要具有职业道德素质。档案工作是一项服务性工作，档案工作者要热爱本职工作，忠于职守。只有热爱本职工作，才能对从事的档案事业有所追求，才能有创造性的发挥。因此要求档案工作者树立正确的职业观、道德观，这是档案工作者职业道德素质的基本要求，也是我对自己的要求。

2 工程档案资料的收集齐全

这是工程档案管理的第一步。收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各有关部门、个人手中的工程档案、资料，集中档案室统一管理的一项业务环节。没有收集齐全的该工程档案，今后利用该类档案就等于无源之水、无本之木。就该工程来说，主要是收集该工程项目里的会议纪要、立项材料、设计、图表、施工图、施工资料、竣工图、竣工资料、协议、合同、结算书、验收报告等。只有收集齐全，才能进行下一步的鉴定工作。

3 工程档案的鉴定

这是保证所收集的该工程档案有价值的一个重要方面，主要是鉴定文件材料的完整、准确、成套性。一套材料应能完整地反映工程项目的全部内容和全过程，如：原始依据性材料，过程性材料和成果材料。首先，该工程档案必须要求是原件，是确保事实的实际记录。第二，各种文件、图纸、设计资料、竣工资料等纸张式样是固定的、统一的。第三，将不需归档的其它文件材料和不属于该工程档案范畴的文件、科技资料区分开来，剔除或归入文书档案或其它科技档案另行管理。第四，根据保管期限表的规定，确定文件的永久、长期、短期的保管期限。

4 工程档案的分类立卷

有了收集、鉴定过的该工程档案资料，还要将其有序地整理，以免杂乱无章，无法利用。一个归档单位的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件还要进一步系统化，将若干文件组成案卷称为立卷。就该工程档案分类而言，按工程项目分类，采用装订形式组卷，按一定的方式排列。在已实行档案综合管理的自来水有限责任公司，这部分工程档案资料需纳入该公司档案综合管理的序列内，将其编为其中的一个部分，即可将该工程档案内的原始资料、图纸、设计资料、竣工资料等归入基建档案中，给它一个分类号，然后按其规律进行立卷。卷确定后还需对每一个卷内的文件、图纸、资料或按重要程度、或按原有顺序等进行有规律的排列。之后，对卷内的每一页按排列好的前后顺序编写页码，以固定卷内每一页、每一份的位置。再编写案卷标题，在所在类内统一排列、统一编写案卷号，并将每一份文件、每一个案卷按计算机档案管理软件要求录入相关的信息，将卷内目录、案卷目录、案卷封面打印出来，把每一个卷的案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表装订一起，就形成一个案卷。将已装订的案卷，按排列好的案卷顺序号将案卷分别上架排放到该类案卷的柜子上，填写好柜子指示卡。

5 工程档案实行计算机管理

随着计算机应用普及和数字化技术的渗透，各单位都普遍使用计算机进行管理档案。就公司而言，使用3.0版灵通文档管理软件，按照本档案室档案综合管理的要求，根据该工程档案的属类输入、立卷并打印出卷内目录、案卷目录、案卷封面。现在公司档案室计算机查阅档案已可从题名、保管期限、日期、登记号、编制单位、分类号、归档号、密级、目录号、顺序号、责任者、主题词、文件编号、文件字等角度检索，大大提高了文件、资料的查全率和查准率，方便了档案管理者和利用人员。

综上所述，做好工程档案工作，任重而道远，正因为工程档案的重要性以及责任重大，档案员更应积极做好工程档案的管理工作，确保工程竣工后档案的完整性、准确性、系统性，为工程再建设及维修、改建、扩建等工作打好坚实的基础。

参考文献

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[2]张亚红. 浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作.[J]. 科技信息.2009（07）

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