地勘单位档案的规范化管理工作探析

地勘单位档案的规范化管理工作探析

吴秀霞

（广东省有色金属地质局九三五队，广东 惠州 516001）

摘 要：对于地勘单位来说，地质档案资料是其工作历史的最真实的记录，同时也是一种具有巨大应用价值的信息资料，应该对其进行的有效管理。本文对当前我国地勘单位的档案管理现状进行了分析，并在此基础上探讨了加强规范化管理的措施，希望能为我国的地勘单位在档案管理方面的进一步发展提供一些参考和借鉴。

关键词：地质勘查单位；地质档案资料；规范化管理

目前，我国的地勘单位在档案资料的管理方面存在诸多不规范之处，这造成我国的地质档案资料管理长期处于较低水平。有鉴于此，我们有必要加强对地质档案资料的规范化管理，以促进档案管理工作的整体水平取得提高。

1 地勘单位的档案管理现状

1.地质档案管理制度还不健全

当前我国在地质档案资料的管理制度方面还存在一些不规范之处，如组织不明确，管理职责混乱不清，不同单位的档案管理工作缺乏有效协调，管理标准也存在不一致的地方，进而导致大量的档案资料被重复保存，不仅侵占了宝贵的档管理资源，而且使得档案的利用率水平较低。

2.档案管理工作水平较低

虽然近年来有很多单位在尝试应用信息化管理的技术手段，但对信息化并没有真正吃透，在档案的日常收集、整理与检索等方面依然还在沿用过去的手段，造成档案的二次开发和利用水平不高。

3.档案管理工作开展欠缺协调、合作

很多地质勘查单位的档案管理人员与本单位的其他工作人员间缺乏必要的沟通、协作，不同单位间的档案管理部门之间更是存在严重的“各自为政”现象，造成地质档案管理工作缺乏有力的支持。

4.档案管理工作落后于地勘事业的发展

随着现代管理制度的确立，我国的企事业单位都普遍开始对自身的近期和远期发展进行规划，这些规划涉及未来的发展目标、发展技术水平，甚至包括人力资源的开发也都会进行详细的规划，但这些规划中却甚少提及档案管理工作，使得档案管理工作长期落后于地勘事业的发展，长此以往，也不利于单位自身的发展。

5.监督、指导工作不到位问题

由于在思想上就存在不重视的现象，造成地质勘查单位的档案管理工作缺乏上级部门和领导的指导，同级的其他部门和工作人员也由于档案资料在具体业务中缺乏应用的缘故，更不会对其进行有效监督，这使得地质档案管理工作中存在的问题不能及时发现并被纠正，进而造成档案管理工作水平难以得到有效提高。

6.管理经费不足问题

与其他业务部门不同，因为不能带来直接的经济效益，所以地质勘查单位对档案管理工作缺乏必要的重视，具体表现为在档案管理方面的投入长期不足，与档案管理相关的硬件和软件设施不能得到及时的更新。

7.工作人员的素质问题

再先进的制度也需要人去落实，再先进的设施也需要人去操作，对于地质档案管理工作而言，人始终是制约其工作水平提高的第一位因素。而现实却是我国的地勘单位普遍不重视对档案管理人员的引进和培养，有的单位甚至存在让其他部门的人员兼任档案管理工作的现象，这显然会影响到档案管理工作。

8.档案的开发和利用问题

档案管理不是对档案资料进行简单的分类和保管，而是更强调对其进行有效的开发和利用，使地质档案资料为地勘事业乃至于整个社会的经济发展服务。但现实却是，我国地勘单位的档案开发利用环节恰恰是短板，这一方面是受落后管理观念的影响，另一方面则是因为档案管理设施、设备长期得不到更新所造成的。

2 加强地质档案资料规范化管理的重要性分析

对于地勘单位而言，地质档案资料是对其地质工作历史最真实有效的记录，更客观反映了地质工作的进程和变化，是具有巨大应用价值的信息资源。加强地勘单位的档案规范化管理，有助于更好地完善当前的地质工作，更能够为社会经济发展提供地质信息方面的服务。

在新时期，随着中国大规模建设工程的开展以及矿产资源开采工作的进行，地质工作已经成为了促进经济社会发展的一项基础性工作，其所涉及到的地质档案资料管理更是服务于社会经济发展的主要载体。建立地质档案资料的规范化管理制度，应用信息化技术手段提高档案资料管理工作的水平，不仅可以充分发挥现有地质档案资料的作用，更能避免地质工作的重复、浪费，具有极其重要的现实意义。

3 加强地勘单位档案规范化管理的措施

1.建立、健全档案管理制度

对于地勘单位而言，加强档案的规范化管理，首先要做的就是建立、健全档案管理制度。随着社会的转型和发展，地质档案管理制度也必须进行适时的发展，只有建立与当前经济社会发展相适应的档案管理制度，才能真正促进档案管理的规范化，进而也才能谈得上提高地质档案资料的利用水平。

2.加强档案管理部门与其他部门、单位间的协作

档案管理部门要与单位内的各部门以及其他单位的档案管理部门加强沟通与协作，以做好档案的收集、整理和归档工作。

3.加强对档案管理工作的监督和指导

首先，地勘单位的领导以及上级档案管理部门要加强对下级档案管理工作的指导。其次，地勘单位的其他部门和工作人员也要对档案管理工作进行监督，除了需要提出档案资料应用需求以促进管理工作不断取得完善外，还要对档案管理过程进行监督。

4.加强地质档案资料的信息化建设

首先，可以建立档案目录检索数据库。地勘单位可参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合地质档案的具体构成，建立相应的目录数据库，并在此基础上开发出合适的检索系统。在具体使用时，管理人员可以根据资料使用者的要求输入关键词，以实现对相关地质档案资料的快速检索。其次，还可以建立地质档案数据库，以实现对计算机全文献的检索。地勘单位可以通过对传统的纸质档案进行扫描和重新编辑等方式，以实现原始档案资料的数字化。一旦所有档案资料都以数字文件的形式存储入了计算机，就可以利用电子文档管理和检索系统来实现对档案资料的快速查询和调用。

5.改善地质档案资料的馆（库）藏条件

地勘单位要建立独立的档案资料管理室，并对其及时进行修缮，还要及时更新档案资料管理的设施、设备，以最大限度为档案资料管理提供一个良好的环境。同时，还应加大对档案管理工作的投入，除了需要添置现代化的地质档案资料管理设备外，还应通过自主开发或购入等手段加强档案管理系统（如图1所示）等软件条件的建设。

6.提高档案管理工作人员的专业素质

对于地勘单位而言，要加强对档案管理工作人才的引进和培养，为信息化时代下的档案管理工作打下坚实的人才基础。

4 结束语

总之，地勘单位只有加强对档案的规范化管理，才能更好地为地质工作的开展以及社会经济的发展提供有效服务。

参考文献

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[2]丁开银.地质档案规范化管理的重要途径[J].黑龙江史志，2015，（8）：61

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