电子档案管理系统设计及其功能实现研究

何海锋

[摘 要]电子档案管理工作，不管是对政府部门还是企业而言，都具有非常重大的意义。高效、科学的檔案管理系统有助于日常工作的顺利开展。电子档案管理工作的主要内容包括档案的收集与整理。相比于传统纸质档案的收集方式，电子档案的收集有一定差异，其存储与管理均依赖于相关信息技术与软件的应用。因此，建设并不断完善电子档案管理系统，有助于提升电子档案的收集与管理工作质量。本文从电子档案管理的基本要求出发，分析电子档案管理系统的设计及其功能实现，以期促进电子档案管理工作质量的提升。

[关键词]电子档案；管理；系统设计

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.130

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-02

1 电子档案管理的基本要求

电子档案的形成与存储均与计算机技术及管理系统相关，其管理内容主要涵盖电子档案收集、归档与存储，同纸质档案管理具有较大的差异。分析电子档案管理的特点，主要体现在几下几点。第一，电子档案的收集方式具有多样性，这一特点的形成，虽为电子档案的收集提供了多种途径，但同时也增加了难度，所以在收集电子档案时，应强调电子档案的系统性；第二，电子档案的交接工作非常繁琐，因此，在电子档案交接过程中，应系统地检查与记录，预防信息缺漏与重复；第三，在电子档案管理时应注意对信息数据进行加密保护，因为电子档案的存储全依靠电子档案管理系统，一旦系统崩溃、被入侵或中毒，则可能导致所有的数据全部遗失，因此，应及时备份，做好各项防护措施，以防造成无法挽回的损失。

2 电子档案管理系统的设计原则

2.1 统筹原则

电子档案管理系统的设计，必须在整体把握电子档案管理的情况下进行。首先，应进行全局规划，再用科学的方法对各个环节进行分工与处理，以确保电子档案管理工作更科学化。在分工过程中，还应整合各个子模块，以确保系统设计严谨。

2.2 层析原则

电子档案管理系统具有非常鲜明的层次感，尤其是大型管理系统，更应该注意层次分类，同时定义好各层次所要实现的功能。

2.3 开放性原则

用户的需求不断在发生变化，这就要求电子档案管理系统的设计也应该符合不同时期不同用户的不同需求，因此，在设计时要遵循开放性原则，确保系统在使用过程中能够不断升级，以满足客户的各种需求。

3 电子档案管理系统的设计要点及其功能实现

3.1 角色与权限设置

电子档案管理系统的设计内容应该以角色与权限定义为重点，这是体现设计者人性化的重要举措。在系统设计的实际工作中，角色与权限的定义并不难，分析原因，与系统应用时所显示的前台页面有较大关系，用户只能看到前台页面，而无法知道后台数据库是如何来实现这一功能的。在用户向电子档案管理系统提交数据时，就等于已经在享受角色与权限的功能了，此时，系统管理员就可以根据用户资料对其进行角色与权限设置，并将用户资料归类到相应的数据库中。管理员在设置用户角色与权限前，还应定义好角色的称呼、代码、具体权限等。明确角色与权限后，用户便能获得一个唯一的用户名与密码，当用户输入用户名与密码登录系统时，系统就会快速识别用户的角色与权限，进而为用户提供所需的、权限范围内的功能。

3.2 灵活的数据库管理

电子档案管理系统应具备著录管理功能，该功能可参考《档案著录规则》进行设计。实际应用过程中，用户在建立全宗前必须先和参数维护员商定著录项，让参数维护员设定好著录项，设定好后用户就能够进行全宗数据的录入。需注意的是，全宗的著录项必须是一样的，这样才能保证全宗浏览功能的实现。案卷著录项的录入与全宗著录项的录入操作步骤基本相同，均是按照用户的实际需求执行，先设置著录项，再建立一个新表，然后输入数据，同样应确保其著录项的一致性。

另外，因为电子档案管理机构所接收到的电子档案类型基本固定，因此，从电子档案的分类方面分析，电子档案管理系统设计者应设置对应分类的著录管理功能，并视档案管理的实际状况将所接收的档案进行分类归档。此功能还可以通过在系统设计时添加一个档案类型管理功能，用来管理不同类型的档案群。著录管理直接对应的模块是档案管理模块，二者之间的关联性较强，因此，进行系统设计时可增加档案群管理模块，以确保系统的档案管理模块功能获得充分实现。在电子档案管理中，可将全宗、案卷以及文件级档案进行分类管理，以形成多层次档案管理模式。此设计方法在电子档案管理工作的检索方面上具有较大的应用价值。

3.3 多组合检索模式

在电子档案管理系统的设计过程中，应涉及多条件检索功能，即应提供多种检索模式与检索组合模式，让用户根据不同的操作需求实现精确检索。此功能的设计应以满足用户的不同需求为主，让用户可以根据不同的检索条件选择不同的检索模式或检索组合模式，这不但能加强数据的提取效率，在提升数据利用率方面也能起到一定作用。当用户进行数据检索时，所选检索组合模式不同，其检索结果也应不同；当用户关闭检索功能，其检索模式与检索结果也应随即关闭。对于数据量较大且数据更新较快的数据库，应尽量确保每次检索所产生的结果都不同。

3.4 实时进行信息管理

信息管理模块是电子档案管理系统设计工作中最重要的环节，也是确保电子档案信息安全性的核心模块。信息管理模块的功能应该涵盖信息备份、恢复、输入与输出等。电子档案管理系统中信息的准确性一直是档案管理工作的重中之重，电子档案管理系统是电子档案储存的核心平台，其稳定性与安全性能够在一定程度上提升电子档案的准确性。所以，在进行电子档案管理系统设计时，应对信息管理模块进行多次的重复测试，以防电子档案信息失真。

4 结 语

基于电子档案管理的基本要求，进行电子档案管理系统设计时，应从多方面进行综合分析，不断开发与完善其功能，从而确保电子档案管理系统能够满足科学化、规范化管理的需求，这对提升电子档案管理质量、推动档案管理工作向科学化方向发展有重大意义。

主要参考文献

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