志稿精简篇幅途径探析

刘亮红 张跃安

当下，第二轮志书正在不断推出，令人目不暇接，体例之完备，内容之丰富，装帧之精美，多非前志所能比。其内容断限一般为10到20年，但篇幅动辄上百万字，同断限一千多年的几近相等，篇幅之庞大，令人惊异。

简明扼要是方志编修的惯有传统。清代方志实践和理论大家章学诚所定的修志八条法度中，有一条就是“博而能约”，要求修志人广征博采，然后精选综合，编写出简明扼要的志书；他还提出了修志“四要”说，即“要简，要严，要核，要雅”，其中“要简”摆第一位。1985年，正值第一轮修志之始，中国地方志指导小组颁布的《新编地方志工作暂行规定》对各级志书的篇幅有过明确规定：“总体规模不宜过于庞大，应当以既充实又精炼为原则。一般情况下，县志以控制在三十万到五十万字左右为宜，市志控制在一、二百万字至四、五百万字为宜，省志字数最好控制在一千万字以内。”以后全国地方志工作历次会议均强调控制志书篇幅。中国地方志指导小组原常务副组长朱佳木曾指出：“现在的志书越编越厚，越编越长，县志少则上百万字，多则几百万字；市志少则三四本，多则十几本；省志少则几十卷，多则上百卷。这么长的篇幅，这么大的部头，不要说看起来困难，就是放都很难放。能不能再精练一些呢？我们应当提出这样的要求，文字上确有可以精练之处。”2008年9月中国地方志指导小组颁布的《地方志书质量规定》也指出，内容记述不能机械重复，文表不能重复，行文要简洁。志书篇幅冗长，直接造成了几个不良后果：一是编纂时间加长，不能按时出书，一拖再拖，甚至下一轮志书编纂都要启动了，这一轮还没有完结。二是过多耗费人力财力物力，修志在查、编、写、改的每一个环节无不需要大量人财物的投入，时间超出预定的越长，人员越疲惫，工作效率越低，经济耗费越大，最后容易造成财政部门、主管部门、承编单位、编修人员都怨声载道，在经济不景气的地区和单位尤甚。三是出版后携带艰难，查阅困难，不利于广大读者读志用志。此外，志书篇幅过长，编撰人员可能顾此失彼，数据龃龉、表述矛盾之处也可能增加，以致大大降低志书的质量。

志书篇幅冗长既然弊多利少，方志系统自古到今、从上到下形成了适当控制志书篇幅的共识，那么，该从哪些途径去精简呢？笔者认为，主要应从四个方面入手。

一、端正编纂思想，求精当而不求浩大

志书篇幅过长，首先与编纂领导者的主观思想意识有关。有的主纂人员认为，只有大部头的、沉甸甸的志书，才有分量，才能表明自己和编纂人员的成绩，对上下好叙功，对社会好交代。一旦主纂者从这种功利角度追求工程的浩大，而不是从内容实际需要设定篇幅，就会有意无意地纵容篇幅的扩张，试图以量取胜而非以质取胜。反之，不把志书当成政绩工程，消除好大喜功心理，将名利观置之度外，实事求是，才能从思想根源上有效遏制篇幅冗长趋势。其次，实际动笔的编撰人员要时刻树立精品意识，并贯彻到修志始终。从编写提纲的拟定开始，到初稿、二稿、三稿……每一次修改不仅仅是体例、内容的修改和完善，也是去粗取精、去虚存实的精简过程，做到心存“简明”二字。对重复、不必要、不简洁的内容要敢于“砍杀”和修改。再者，编修人员要常有“被读”意识。志书是“资料性文献”，主要是用来查阅利用的，不是“藏之深山”装点门面的。方志读者中，很大一部分可能是行政人员，他们事务繁忙，不可能成天埋在高墙一样的地方志中引经据典，更希望快捷地找到他们所需要的重要资料。除行政人员外的其他读者，一般也都是急切需要寻找史料依据解决实际问题，带着很强目的性。现实生活中，把志书当作休闲生活的一部分来品味的毕竟不多，加上现代生活节奏加快，读者阅读心理中也增加了更多的焦躁和急切成分。因此，志书编撰人员应该用发展的眼光、换位思考的方式，心中时刻装有读者，以追求内容完备而又简明扼要为修志之要务。

二、科学设置篇目，从源头上减少内容重复

方志构成以篇目为基础，篇目预设实际上是对一部志的早期规划，如何设定篇目，既决定了全志的架构和内容，也初步决定着一部志的篇幅大小。为使志书篇幅不过于庞大，要注意三点：

1、尽量选用大篇结构，尽量以事业类别而非机构为依据设置篇目。2012年出版的湘潭市《岳塘区志（1986-2008）》凡例中明确：为减少交叉重复，贯彻“专志贵专”的原则，对多个部门涉及的事，按照归属分类，只在一个篇章中记述，不按部门分类记述。这一定规无疑是非常科学的。现在很多地方按机构和部门来拟定编写提纲、分配组稿任务、编写资料长编和初稿，这是一种简单易行的操作模式。也必须看到，一些单位部门行政权力范围划分不清、职能交叉重叠，部门单位的管理权属级别与地方志要求的篇目级别并不严格对应。例如，就一地级市来看，文化局、档案局都是并列正处级单位，但在志书里，图书、档案都可以归入文化部类。又如食品安全问题，卫生局下的卫生监督所、工商局、食品药品监督管理局、质量技术监督管理局等处级单位都可能管到，如果完全按单位职能撰稿，该项内容势必零碎分布于多处，如果按事业设置篇目，则这项内容可以放入“社会事务管理”中集中设标题记述。再如，过去，党委的组织部管部分干部的调动升降，劳动局管企业的劳动力资源，人事局管事业及部分行政单位的人事调动和安排，实际上都属于人事管理，可以考虑放一处记述。按单位部门分发编写提纲、分配撰写任务有利于修志前期工作的组织和协调，但责任编写提纲不等于志书篇目，篇目标题不宜与单位部门形成近“一对一”的关系。在修志中后期，特别是进入分纂和总纂阶段后，要有效整合篇目，小篇的提纲合并成大篇的篇目，使逻辑更严密，结构更科学。

2、篇目设置层次不宜太多，项目划分不宜太细。一般情况下，篇目设置越复杂，分支越多越细，篇幅可能越大。例如这轮《湘潭市志·教育篇》原稿中除篇、章、节外，很多地方设到了目、子目甚至孙目，层层叠叠，一章的篇幅多的达4万字，全篇超过13万字。在单纯文字修改无法减少篇幅的情况下，采取合并标题，撤销部分子目、孙目的方式，最后将全篇缩减为8万字。篇目设置横要减少项目，纵要减少层次，否则将增加写作单元，即使每一个写作单元都有意控制篇幅，篇幅庞大依然不可避免。如果最初有意精炼篇目，修改时也能从篇目上下功夫，则可从根本上起到精简内容的作用。

3、可多处放置的内容，按主要属性归类，避免重复设置篇目。由于事物属性具有多样性，其归属往往也有多种方式。修志时有的项目内容在两处甚至多处都可放置，如“农村新型合作医疗”可放卫生，也可放社会保障；“路灯”可放城市管理，也可放城市建设；“城区绿化”可放城市管理，也可归入林业里的绿化；“医疗科技”可放医疗卫生，也可归入科技……类似内容不少，在篇目设计时就必须综合权衡，既不能漏项，又要力免内容重复，主要有三种处理方式：一为求本舍末，修志中出现两难选择时抓主要属性。比如“水资源”是放“地理”还是放“水利”呢，如果地理中设置“自然资源”，虽然水资源是水利的基础，但它首先还是一种资源，而水利是“人类社会对自然界的水和水域进行控制和调配，以防治水旱灾害，开发利用和保护”，即指对水资源的利用，因此将水资源放“地理”中更为妥当。二为存目互见。有的事物项目实在两处都必须出现，如“新型城乡合作医疗”首先是医疗卫生事业的一项，按前面原则放入“医疗卫生”里设篇目并详细记述，但“社会保障”中不能缺此项目，就可只存篇目，内容“详见《医疗卫生篇》”。三为错开角度。有的内容，两处都需要，但要服务的主旨不同，这时就要特别注重错开角度、各取所需而设标题。如“林业”中要写到森林资源，地理中“自然资源”也要涉及到森林资源，这时可巧妙错开，在林业的“森林资源”中设“林地”、“树种”、“古树名木”等标题，而在“自然资源”中紧扣“自然”设“野生植物资源”标题，这样各有侧重。又如路灯在城市建设中设为“新建”，在城市管理中设为“维修养护”，避免交叉和简单重复。

三、注重多种体裁搭配，求文简意彰

志书常用体裁为“述、记、志、传、图（照）、表、录、索引”，合理运用体裁，也能起到精简篇幅的作用。为此，有几个方面必须注意：

1、处理好两个关系。一是文与图、表之关系。文可详记事物发展历程，反映来龙去脉，但相对于表可能更占篇幅；表长于一目了然地记载情况，特别是分类要素相同、数据复杂的情况，但难以进行情况描述特别是非数据情况描述，不能表述清楚前因后果。二者各有所长，也各有所短，须按需要运用体裁。能用图表交代清楚的，则不用文字，例如湘潭市志《文化篇》原稿中有这样一段话：“1986年，湘潭市在省级以上刊物发表的小说作品有某某写的……，1987年，在省级以上刊物发表的作品有某某的……，……到2005年，全市总计发表作品……篇。”这样的话明显可以用表代替，更加清晰明了并节省篇幅，也避免了句式雷同味同嚼蜡的弊端。一般情况下，一事物的多个项目要素基本相同，要记载其在不同年代或同一年代的变化，只要不特别强调因果关系就可以考虑采用表格。也可文、表结合，各取所长，相辅相成。切忌文、表内容重复，或者该用表不用，敷衍拖沓成文。志书要提倡使用柱状图、曲线图、扇形图、饼图、实物图照等多种辅助表述方式，只要当而不滥，往往能更形象直观，节约篇幅，也能消减读者阅读疲劳，增强可读性。

二是明确总述、概述、无题小序各自的作用及三者的关系。总述是全志之纲，必须高屋建瓴地对整部志书进行综合概括，用到的是反映全区域事业总情况、大领域的史料和数据；篇的概述是对本篇内容的综合概括，比如卫生篇概述，就是对全区域断限内卫生事业发展历程的综合概括，重在面，并与线、点、特（色）相结合；无题小序多置于章或节标题与正文之间，主要用来处理无法被下面写作单元纳入的内容，或者介绍一些背景材料以引起下文，一般不用来对下面内容进行概括综合。有的修志人述、序不分，一概用来对下文进行综合概括，相同的内容和数据正文中有，无题小序中有，概述与总述中还有，篇幅无节制地膨胀，内容层叠繁琐，令人不忍卒读。因此，志稿内容要紧凑，必须精心设计锤炼好总述、概述，不把无题小序写成“无题述”，适当减少无题述和小序的设置。

2、人物入志要严把“两关”，力求精炼。当下人物入志一般有三种形式，人物传、人物表、人物名录。为使篇幅简约，一须把好标准关。审慎确定入志人物标准进而基本确定其入选数量。现今《地方志书质量规定》对各级志书人物入志没有明确的规定，但地方志书大多定有自己的要求，“影响很大”是很普遍的一条，有的地州市级志书将入志行政人员定在正厅级及以上，科教人员在正高职称及以上，县级志书一般相应定在正处级和副高以上，但这条对于解放以前的人物不适应。也有的无明确标准，如2006年出版的《望城县志（1988-2002）》为：“入传人物不拘职位等级，均为各界影响较大的已故人物”；2010年版的《韶山市志（1991～2005）》规定：“《人物》篇表录只收入在韶工作的省部级以上模范人物，本籍在外工作的知名人士，传记则坚持生不立传的原则，主要以本地籍已故、有影响的人物为主，兼顾曾在韶山工作有影响的外籍人物，入传人物不拘地位等级，唯求业绩超群”。不管规则如何，标准都是存在的，不管是硬性的还是弹性的，都要注重入选人物档次，并力求客观、公允，不能滥选滥入。二须把好立意取材关。入志人物的取材要尽量反映人物业绩、贡献和影响力。有的人物虽然符合入选标准，但文稿内容拖沓，“眉毛胡子一把抓”，看不到人物的特点、亮点，这种写法既浪费了篇幅，也使人物形象大打折扣。第二轮湘潭市志人物原稿中，有篇记一省部级人物，3000多字的篇幅大量写的是他日常工作勤奋，按部就班，关心下属，生活节俭，这样的内容放在严肃的志书中未免分量不够。修改后，该文只剩1000来字。记人物要凸特征、择精华详写，大众性内容略写，坚决剔除不痛不痒的内容，方可为史册留下可观、可感的高质量立体形象。

3、规范“记”与“录”的写作，确保志的整肃。大事记选录力求得当和紧凑严密。大事记是每一部志书的重要部分，精简大事记也是缩减志稿篇幅的重要手段，宜从两方面入手：一是大事记选录的是“大事”。“大事”必须含有大、新、特、重几个特点，如果不具备这些特点中的一项，则一般不列入大事。在这里，湖南省地方志编纂委员会在2015年9月第二轮《湘潭市志》评审会上对大事记提出的几条取舍标准可以供我们参考。首先，日常性工作不列入大事，如“市委常委听取文明城市建设工作的汇报”；其次，启动和部署工作不算大事，如“市政府紧急部署全市危险化学品安全大检查和安全管理专项整治工作”；再次，阶段性工作不单独列入大事，记述同一件事，不要分散零碎记述，应整合到一处，既确保事件记述的完整性，又有效节约篇幅。选择大事，要杜绝媚权唯官、依个人喜好、分割记述，才能消除大事不大、拖沓冗长现象。

二是适当提高“录”的标准和规格。录多以“附”“附记”或“附录”形式存在于志中和志末。标准太低，选用不当，也会大量增加篇幅。有的志书，农业中附有农产品加工企业简介，工业中附有工业企业简介，第三产业中附有商场、集贸市场简介，教育中附有学校简介……。志中适当插附简介，有利于保存资料，增加可读性，使志书点面结合，但是，这些附录要有个比较客观的划线标准，这个标准实际上包含事物属性标准和篇幅限制两方面。同类事物以同一尺度去衡量，例如企业以产值或规模，学校、医院以规模、级别或档次，文件以发布单位、战略意义或影响等。要根据志稿的容纳量制定录入标准，再控制各篇篇幅（原文附录的文件除外），最好有明确的字数上限。附录内容必须做到要而不繁，简而不漏。

四、紧扣主题行文，删除不必要内容

1、严守志界。志有志界，越界行文为方志大忌。这个“界”实际上应包含空间和时间两个方面。空间之界即地域限制，方志界一直有“越界不书”的传统，超过地域限制的内容原则上不记。方志编修应立足现域，但新中国成立后几十年来，建置区划变动频仍，修志人须核实资料来源和产生年代，稍不注意就可能越界。第二轮湘潭市志人物“补遗”原稿中收录了一个黄埔六期毕业的人物苏本善，原资料中说他1909年出生于湘潭县三门镇，后经查实，三门镇早已于上世纪五十年代从湘潭县析出，今属株洲市，因此这个人物只能从湘潭市志中删去。行政区划的频繁更迭给修志带来了很多难题，到第三轮修志时，更要面临频繁的合村并乡（镇）、农村并入城区等问题，要严格查实，非特别必要，一般要去掉越界内容。时间限制就是断限限制。一轮志书有一轮志书记载的时间范围，如果断限定为1986到2005年，则1986年之前和2005年之后的事情除非特殊情况一般也不要记述，否则给志书留下硬伤，费力不讨好。

2、名实相符。清代方志大家章学诚在《修志十议》第九议专门谈到了志的标题，主张志体与标题相符，标题与门类相合。今亦然，在编撰和修改志稿时，要特别注意名（标题）实（内容）是否相符的问题，实小于名，要修改标题或补充资料；实大于名，要删去不受标题统率的内容。这里主要谈后者。审查名实是否相符需要一级级标题进行核查。例如“医疗卫生”篇中，有的下设“环境卫生”一章，把医卫和环卫混为一谈，导致实大于名，在疾病防控中，有的把中医西医的部分内容也写入了，非“疾病防控”所能包含，这些内容都应在此处删除。要做到名实相符一定要清楚标题的内涵和外延，以免文不对题、逻辑混乱。有的志稿“建置”“区划”不分，“建设”“管理”混淆……致使题外话很多，要坚决删去。

3、事业为重。志书内容应该重事物状态，略工作部署，重事业结果，简操作过程。归根结底，就是要紧扣事物的起、承、转、合，以清晰记载事业发展过程为要务，以事物本身发展为中心，不以工作过程为重点。工作只是促使事物发展的手段，事业为主，工作为次。否则，主次颠倒，该彰明的未彰明，不该多记的大花笔墨，作为惜墨如金的志书，应大力删减工作流程内容。如《湘潭市志（1986-2005）》评审稿的化学工业篇中，在日用化工里设有“工艺技术”一节，详细记述了电解二氧化锰的工艺流程，并附有“电解二氧化锰工艺流程图”，大量专业术语与化学分子式齐上，非专业人员很难看懂。经评审会指出修改后，删去此图，正文中只保留几项工艺技术名称，缩减1000多字的篇幅。除了大写工作流程，还有一类倾向值得注意，那就是把志稿弄成工作过程汇编：工作依据、工作规划、部署会议、参与人员、工作举措、工作小结都往里面塞，关键内容难找。如2003年的“非典”，湘潭没有发现病例，但卫生篇初稿中用近2000字的篇幅，详细记述不同日期市内是如何开会部署、各行业如何集中听取指示，分头采取行动的，这就是以工作为重而不是以事业为重的写法。实际上，这里记几条可供后人借鉴的主要措施和结果（市内没有发现病例）就够了，修改稿只用了不到200字。

五、锤炼语言，力求用语简洁

质量乃志书之魂，语言是体现方志质量之重要方面。作为方志内容的载体，直接影响到志书质量和读者的评价，反映编撰者水平。方志文风独特，《地方志书质量规定》要求，“使用规范的现代语体文记述，不用总结报告、新闻报道、文学作品、教科书、论文等写法”，“行文严谨、朴实、简洁、流畅”。从志稿常见语言问题来看，要特别注意从以下方面进行精炼。

1、删除感情色彩词、模糊语、解释（知识介绍）语、评价评论语。志稿语言基本上是中性的，即行文要平实、准确、客观，忌用“亲自”“荣获”“不幸”“莅临”“猖狂”“爪牙”“视察”（现仅用于老一辈革命家）“巡视”等褒贬、尊卑评价词语，“空前”“最（繁荣/感人）”“极”“极其”“特别”“重要”“达（到）”等程度评价词语，“取得较好成绩”“有着较大作用”“起到关键作用”“彻底解决”“着力打造”“顺利实现”“举世瞩目”“获得好评”等表功评价词语，“大概”“可能”“……左右”“基本达到”“种种原因”等模糊词语。下定义、作解释的词语尽量删去，万一非用不可，必须加括号或用页下注形式。这里要特别强调评论语句问题。看这样一段话：“（自来水公司）经过重组，进行机制调整，运营转换，以‘水为业的管理，用现代企业规范经营，供水更稳定，服务更周全。此举改变国企职工‘铁饭碗的思想意识，由‘要我干转变为‘我要干。这种由政府主导、引进投资、置换企业、转变职工思想观念的做法，得到公众肯定。”这段100多字的话都在评论经营改制的意义，改革的核心内容却语焉不清，既与主题（城市管理事业）游离，又违背志体，且这样的意义在各行各业的改制中大同小异，属典型的画蛇添足。其实，因为重组和合营前面已有记述，此处只需“改变职工全民身份，日供水量增加××吨”就行了。志要秉笔直书，尽量消除评论和鉴定，写人物时尤其应注意。有的编写者喜欢给人物“穿鞋戴帽”，贴标签。如“他亲自挂帅，组织带领一班人，耐心细致地做教育工作，对违法犯罪分子依法法办……”这样的记述不是让人物以事实、行为、影响来体现其价值和位置，而是大加评论，以致内容虚浮无力，华而不实，违背方志“述而不论”的记述原则，都可以删去。

2、删除总结报告语、空话、套话。现在修志很多资料来源于单位报告和总结，必须消除报告总结痕迹。如“在……领导下”“根据……精神（指示/方针/政策）”“由于……”“高度重视”“提上议事日程”“狠抓……”，有的甚至“开中药铺”，以“第一、第二……”逐条罗列制度和措施，致使志稿“水分”多，删减余地大。如这段话，“市政府累计投入城市管理的各项费用3817万元，以大动员、大投入、大治理的做法，为解决城市‘脏、乱、差取得突破性进展……”评论语和总结报告语杂糅，完全偏移志文朴实、客观的要求，可以删减为“××年中市政府累计投入城市管理经费*万元，用于解决城市脏、乱、差问题”。至于行为效果，编撰者的表白只会弄巧成拙，要靠史实来说明。

3、删减修饰语，变长句为明快洗练短句。其一，提倡使用简练的主谓宾短句，主语能承前省则省，能够删去的形容词、关联词、修饰语（定语、状语、补语）尽量删除。如“无论是5年一届的全省美术作品展，还是5年一届的全国美术作品展，××市入选作品均为全省各地州市之首”，这句话可改为“在5年一届的全省和全国美术作品展中，××市入选作品数量居省内地州市第一”。其二，尽量选用最准确词语表述。晚清经史大家王闿运一生研治史学长达六十余年，文笔少有人能企及，然著志书时选词择句必小心锤炼，所撰方志皆成力作。朱德裳称：“得‘王志一卷，胜读曲园千篇。”王所撰《湘军志》写湘军水师驰援湘潭，“鸣角发炮直上”；写曾国藩军靖港大败后，“国藩愤，自投水中，章寿麟负之还船。”直上”“愤”“投”等寥寥数字，使湘军得意忘形和曾国藩气急败坏之态跃然纸上。其三，尽量删去口头语和地方粗俗语，如人物传稿中“每逢看到乡里上不起学的儿童，他都会一次又一次地拿出钱来帮助”，就可以改成“他多次资助乡里贫困儿童上学”。双音词能改单音词的尽量用单音词，如“因”“经”“病逝”分别代替“因为”“经过”“因病逝世”等。其四，“的”“……地”“（动词+）了”“已（已经）”“共（+数据）”等虚词能删除的尽量删除。如“市档案局组织召开了县市区档案部门的负责人会议，专门研究布置了洪灾中的档案安全保护工作”这句话中的两个”了”和“的”就可以删。诚然，要求方志“朴实、简练、流畅”，并非不要文采，而是要自然天成，清新质朴，“清水出芙蓉，天然去雕饰”，既节约篇幅，又体现了方志语言独特洗练之美。

作者简介：刘亮红，女，湖南省社会主义学院副教授；张跃安，湖南省湘潭市党史地方志办干部。