实现办公室行政管理精细化的思路与对策

王鑫

摘 要 为了更好地提高办公室的行政管理水平，在办公室实现精细化管理显得更加重要。本文对办公室行政管理精细化总体思路作了简单的介绍，并在此基础上，根据办公室的管理实际提出了一系列实现精细化管理的对策，希望以此促进办公室行政管理水平的提高，加快实现办公室的发展。

关键词 办公室 行政管理 精细化 思路

办公室作为行政管理活动必要的场地，是在科学管理的基础上，以精、准为主要特点，在此基础上有效地降低管理成本，从而提高办公室效率的一项管理活动。运用精细化管理方式，能够促使企业加快实现科学管理，有效地提高办公效率。

一、办公室行政管理精细化思路

实现办公室精细化管理，是现代化企业实现科学有效管理的新方向。由于行政管理办公室长期受到计划经济的影响，在管理制度和管理方式上比较落后。在此情况下，这种落后的管理方式与现代化的企业管理模式仍旧存在着较大的差距。要实现办公室行政管理精细化，需要从以下几个方面进行：

（一）管理科目的细化与量化

长期以来，办公室一般都采用的是模块化管理方式，管理者通过自己的个人管理，运用相关经验，在对办公室的管理过程中呈现出不连续的特点，没有很好地促进办公室行政管理的职能发挥到实处。要想真正改变当前的这种管理模式，就必须用精细化的管理方式来加快实现办公室行政管理的科学性。精细化管理是一项系统化工程，按照一定的顺序，将工作分为几个不同的部分，通过对任务进行一定的细化，分解工作任务，从而有利于办公室实现各个时间操作控制，有利于提高办公室的管理水平。对办公室行政管理工作进行量化，有助于对工作中的各个环节进行测量，从而为特定的工作安排特定的时间和程序，促进办公室工作效率的提高。

（二）引入流程化和标准化的理念

实现生产流水化是当今工业生产中一项伟大的实践，对于提高工业生产的效率具有重大的意义。在办公室行政管理过程中，实现流水作业具有同样重要的作用。运用流水作业，就是对一些工作任务进行有效的分解，根据工作的开展，与任务的顺序实现有效的衔接。而在办公室管理过程中，通过对工作进行梳理，并将标准化的理念运用到管理中，才能有效地提高办公室效率，在真正意义上实现办公室行政管理精细化。

（三）强化协同与经济化意识

在办公室行政管理工作中，任务的完成不是单靠某个人来实现的，而是需要办公室内部各部分之间相互协作，以及成员之间的分工才能够得以完成的。例如，在办公室进行文件签收时，这一文件会经过多个部门的周转和审核，从收文到办理再到存档，这一过程经历了很多的环节。如果没有办公室各个部门的分工协作，文件就得不到高效率的办理。因此，在实现办公室精细化管理过程中，首先要强化人员的协作能力，加快树立人员的经济意识，要尽量用最少的资源和最短的时间获得最大的成果。行政管理企业更应该加快这一方法和原则的引进，在办公室管理过程中实现大的发展和创新。

二、办公室行政管理精细化对策

在办公室行政管理过程中实现精细化管理，不仅体现了管理思想的转变，而且体现了工作方式的转变。在实现精细化管理过程中，要求管理人员不断地提高自身素质，改变自身观念，从而实现行政管理工作的科学有效性。

（一）建设精细化企业文化

实现精细化行政管理，首先需要在企业内部打造企业文化。长期以来，由于在办公室管理中没有将相关的工作量化，导致企业的管理呈现出比较复杂的状态，企业管理的基本效益没有得到有效的保障。要想营造一种精细化的企业文化，需要在企业管理中建立精细化的管理方式，努力打造精细化文化，从而有效地提高企业的管理品质，建立规范标准文化的工作流程，从而在办公室中更好地建立精细化文化，使企业员工的思想观念得到一定的改变，朝着文化自觉的方向发展，提高人们的素质。企业建立精细化文化，能够在更大程度上实现企业文化创新，加快实现企业发展。

（二）以制度推进精细化实现

通过提高企业精细化文化来提高企业的发展水平是当前企业发展的有效途径。在办公室行政管理中，要想真正实现精细化管理，需要从工作人员的思想、行为上着手，这在实行企业精细化管理过程中是一个非常关键的问题。作为企业的办公室，要实现精细化管理，就必须从内部的相关管理制度出发，尽可能把员工的行为规范提升到企业发展的实际工作日程。精细化管理的实现，不是仅仅依靠某个人，或者某段时间来实现的，而是需要在实际工作中以经验为先导，在此基础上进一步加强制度化建设，从而逐渐提高工作人员的精细化工作能力。办公室可以制定出一套平时会议工作流程，开展相关工作就会变得有章可循，从而使得办公室行政管理更加的精细且有效率。

（三）建立员工精细化的办公习惯

办公室拥有好的制度，还必须有好的工作习惯。以往的企业办公作风和管理理念已经不再适合时代的发展，很难在实际的工作中产生良好的效果。在这种情况下，就必须有效地培养员工的工作习惯。首先，要不断地总结日常工作中的经验，从而为办公室精细化的管理提供良好的基础和保障。其次，要养成员工严格遵照规则办事的态度，能够对任务进行有效的分工，对工作的标准进行统一制定，在考核中充分实现量化处理。

（四）细化岗位设置，明确岗位职责

办公室行政管理工作是具有一定的针对性的，然而长期以来办公室岗位设置的随意性，造成办公室各个员工的职责呈现出交叉的现象。一些员工涉及多项事物的处理，在处理过程中提高了岗位的成本投入，从而导致人力和物力的浪费。甚至在出现违规现象时，很难对员工进行追责，这在很大程度上严重影响了员工的积极性，不利于员工承担责任。从纵向关系上来看，办公室人员要严格做好领导交办的各项事项。但是由于办公室分工不清，使领导经常在紧急时刻随便找人，布置工作，这会给企业内部造成一定的混乱。因此，要想真正实现企业行政管理精细化，就必须划分岗位职责，既满足横向工作的需求，同时也要满足纵向上下级之间的关系。通过一系列的改进措施，有助于在日常工作中更有针对性，从而有效地提高办公室的工作效率。

三、结语

办公室的工作涉及各个方面，内容多样，且承担的责任较大。办公室作为企业活动的指导者，关系到企业整体的形象和声誉，对企业的发展有着关键性的影响。在办公室实现精细化管理是有效提高管理水平的重要手段，能够有效地促进办公室办公效率的提高。新时期，企业办公室行政管理工作人员必须树立精细化管理理念，在工作中养成良好的工作习惯和作风，通过制度化创新，从而更好地推进办公室精细化管理，加快企业的发展。

（作者单位为广东华隧建设股份有限公司）

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