对高校办公室工作效率的思考

高校的主要职能是培养人才、科学研究和社会服务，它面对社会多个层次。而高校办公室工作就是社会需要和本校工作联系的纽带，具有承上启下的作用。当前的高校办公室工作还存在一些问题，影响了工作效率。

一、高校办公室的作用

高校办公室和中小学办公室的工作性质有很大区别，中小学办公室的主要工作就是关于教学工作，以及学生档案管理。高校办公室承担的任务要繁重的多，这主要和高校职能有关。高校作为教育机构，它负责培养尖端人才；作为科研机构，它承担着科研任务；而它最大的作用是为社会服务，育人如此，科研同样如此。这些任务都要通过高校办公室来转换、协调，因此办公室就成为高校与社会、与科研、与学生相联系的桥梁。高校办公室的主要作用有参谋作用、协调作用和服务作用。

（一）参谋作用

参谋作用主要是针对校领导的决策而言，作为教育机构的高校，在教学工作中，不仅要严格执行国家教育政策，有时还要针对教育政策存在的弊端提出改革方式。因此，高校不仅是教育政策的执行者，也是教育改革的决策者。校领导的决策不是由校领导个人拍脑袋决定，而是需要办公室工作人员广泛收集信息，经过对比、归纳、分析，整理出相关数据，这样才能方便领导作出决策。

参谋作用不仅体现在教育方面，科研和社会服务同样需要办公室提供参谋资料。

（二）协调作用

高校办公室对于校领导而言，具有参谋作用；对于广大的教师员工而言，它具有沟通校领导和教职员工的协调作用。一般情况下，教师员工有诉求找到校领导时，高校办公室可以充当校领导代言人的角色，帮助教师解决问题；对于校领导而言，办公室又是教师员工的意见箱兼信息库，及时向领导反映下属的意见和诉求。当校领导和下属部门在管理上意见相左或者思路不一样时，办公室可以在听取双方面意见之后，向双方面传达各自的想法和思路，这样便于双方沟通，使学校工作朝着良性循环的方向发展。

（三）服务作用

高校办公室不仅要为校领导服务，也要为广大教师服务，更多的是为广大学生服务。这种服务是传达上级精神，收集中下层信息，就这样承上启下，保证学校工作正作常运行。

二、高校办公室工作存在的问题

高校办公室的工作具有多重意义，但目前很多高校办公室工作存在一些问题，妨碍了工作的有序进行。大部分原因是工作人员素质问题。

第一个原因是工作人员在工作中缺少主动性，一般都是按照传统的方式，领导吩咐什么事就做什么，不会主动参与，缺少参政意识。有些人有这种意识，但顾虑到由此会引起领导的不满，而不愿意主动分担。与此相反的是有些人太主动，参政意识太强，该管的不该管的都大包大揽，甚至将一些正在酝酿的计划当做既成事实去办理，这样也会影响领导工作。

第二个原因是有些人身在办公室，但心不在办公室。他们认为在办公室工作没什么前途，一心想着通过考试转到别的岗位工作，对办公室工作缺乏热情。还有的人因为办公室工作在评职称、进修等方面缺少机会，也提不起热情，抱着“不求有功但求无过”的心态在工作，这样就使办公室工作缺少承上启下的沟通职能。

第三个原因是办公室工作人员缺少专业素质，大多数办公室工作人员要么是刚出校门的小青年，要么是从其他部门调来的工作人员。对于办公室的日常工作，这些工作人员没有经过系统培训，都是边工作边摸索。有的刚好积累了一些经验，又被派到新的岗位。导致办公室工作随机性大，无章法可循的现象存在。

三、提高高校办公室工作效率的方式

提高高校办公室工作效率，要从提高工作人员工作素质和建立管理机制方面入手。

（一）提高工作人员素质

要提高办公室工作人员素质，首先要做好办公室工作的定位，当前办公室人员存在工作被动的现象，主要还是他们对自己的工作定位不准确。很多人将办公室工作当做“服务员”式的，帮助领导处理完就行。这份工作真正的定位是承上启下的桥梁，是将上级精神传达给下级，将下级意见和建议反映给领导。只有这样定位，才能使办公室人员在工作中能够理会上级精神，向下级传达时能够分析透彻；也只有这样才能将下级的问题先自行解决，解决不了的才转告领导，而不是像传声筒一样只管传话，不解决问题。

其次，要培养一批办公室专职人员，这样对于后来的新手，可以由老手传帮带，不至于人人都来摸索。培养专业人员可以采用再学习和培训相结合的方式。再学习指的是随着科技进步，办公室人员要接受新的办公方式，就要不断学习；而培训主要是指刚入门的信任要接受专业训练。

办公室工作人员都肩负着说服人的职责，因此在招聘时应该要将语言表达能力作为招聘目标，不然招进一些性格内向，语言木讷的工作人员，不能履行传达的职责，反而使下级误认为上级对自己不管不顾，使后续工作更加难做。

（二）建立有效的管理机制

高校办公室工作人员看上去没教学任务这样的工作压力，但他们的工作却对整个学校的发展起着举足轻重的作用。因为他们要负责收集各种资料，还要和形形色色的人打交道。因此在管理上要做到人尽其才，根据不同个性安排不同工作。像性格稳重的人，让他们负责参谋工作，专门进行资料收集和分析；而性格活泼外向的人，应该负责协调工作，传达上级精神，听取下级意见后，如实向上反映。

在管理机制上，要采取激励措施，建立竞争机制和淘汰制，奖励先进，淘汰落后，这样才能使办公室工作充满活力。

高校办公室工作尽管和教学、科研没直接关系，却能对整个高校工作产生影响，因此提高办公室工作效率，也促进了高校教育、科研的发展。