关于新时期促进文书档案管理水平提高若干问题探讨

档案，是国家的宝贵财富，每个档案工作者，都应当树立科学的管理理念，运用现代化技术做好档案管理工作。文书档案管理工作是单位重要的服务性和基础性工作，实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。只有搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门单协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等，实现文书档案管理工作的规范化、标准化，才能提高文书档案管理水平，为单位的建设和发展提供优质的服务。文书档案工作人员应当在当前我国国民经济发展和行政体制改革新的时代下树立文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能实现文书档案工作与社会实践的理性化发展。

一、更新观念，提高档案管理现代化的认识

要做好档案工作管理科学化、现代化，首先要档案工作者更新观念，提高对档案管理工作现代化的认识，转变档案管理现代化可搞可不搞的想法，并且积极争取领导和各方面的支持。领导的重视程度对于文书档案管理工作的发展具有重要意义，应该说领导层的决策会影响文书档案管理工作的发展程度。可以通过加强宣传等有效工作，增强领导的档案意识。各级文书档案工作者也需提高认识，明确任务，应对档案工作面临的新的挑战，树立服务意识，真正把档案当成宝贵的无形资产，切实加强管理工作，适应形势发展的需要。

二、建立科学完善的档案资料管理制度，创新文书档案工作

要想合档案管理工作走上制度化、法制化的轨道，就需要建立健全不同岗位、不同级别工作人员的岗位责任制，各把项任务落实到人，实行目标管理，进行年度考核。建立严格的档案归档制度、保管制度、借阅制度、统计制度及保密制度等，尽可能细化要求，简捷明确，操作性强。同时要严格执行按照规范程序办理公文。充分利用计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，已成为现代文书档案工作的大趋势。这种创新型文书档案工作，文书档案管理数字化、信息化是当前信息社会对文书档案工作的必然要求，也是文书档案工作者的努力方向。利用现代化技术整理档案，不断发挥现代化设备及软件管理优势，提高工作效率，真正达到简化整理、深化检索的目的。

三、把握好文书工作与档案工作的关系，搞好两者之间的规范衔接。

文件是档案的前身，文书工作的全过程也是档案的形成过程，文件质量的好坏直接影响档案的质量，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础上的。档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、保管、鉴定、编研、检索、利用等。文书工作是档案工作的前提条件和基础，文书部门把本单位工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料经过文件档案的鉴定，做好整理立卷，定期向档案部门归档。这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范衔接，从事文书工作的人员要有较强的档案意识，把好文件材料的质量关，平时做好文书材料的立卷归档。要平时文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。例如：纸张大小、文字格式、装订上都要做到规范化、标准化，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔复写纸等起草、修改批阅文件材料等。收发文件要及时登记，文件处理要及时、准确。

从事文书档案的人员要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集渠道的畅通，文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于档案的质量，平时注意及时收集具有存档价值的工作材料，并保证材料齐全完整。着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，具有证据和查找价值的信息资料，切实发挥档案的证据、参谋、情报作用。

四、切实采取有效措施，提高文书档案工作效率

一直以来，在文书档案工作方面仍然存在一些问题。如：文书档案利用程序烦琐，有用信息归档率不高，文书档案查找利用困难、利用效率低下等。要解决这些问题，可以先从简化文书档案利用程序、完善检索工具上入手，去掉填表、身份验证等非必要环节，而由文书档案工作人员对文书档案利用者进行咨询，以便更快速准确查找到利用者所需要的文书档案。文书档案检索工具的完善是提高文书档案服务效率的手段之一。并且随着现代化信息技术的进一步发展，尽快完善软件、硬件，加强文书档案信息化的进程。

以计算机网络系统运行为支撑，引入办公自动化软件，建立覆盖全单位的档案网络系统，实行部门网上归档、计算机管理与检索，达到实时归档、简化整理、深化检索、利用便捷的目的，最终实现文档一体化管理。

五、提高文书档案管理人员的政治、业务素质和专业能力

文书档案管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员首先要有高度的工作责任感、良好的职业道德、乐于奉献的工作精神、求真务实的工作态度。文书档案工作人员由于平时接触党和国家的重要文件比较多，而有些文件具有一定的机密性和较强的政治性，这就要求工作人员要具备守口如瓶和严守国家机密的专业素质。另外文书档案工作也是服务工作，文书档案工作人员要热爱本职工作，认真细致，不计名利，热心服务。

另外随着办公设备的现代化、技术和管理的现代化，单位日常工作文档的种类和载体的日益多样化，管理方法不断更新，对文书档案管理人员在适应现代化发展的业务素质和专业能力等方面提出了更高的要求。打造一支高素质、高能力、高效率、创新意识强的文书档案管理队伍，从实际工作出发，加强现代信息技术在文书档案工作中的应用，多学习、应用档案工作管理软件，切实推进档案工作科学化、现代化管理。

（作者单位：黑龙江省铁力市图书馆）