新形势下如何做好高校档案管理工作

近年来，随着国家对高等教育的逐步重视，高校开始通过升格、合并、扩招、综合化等方式扩大办学规模，丰富办学模式。同时，随着我国科教兴国战略方针的提出，高等院校尝试了各种教育方式的改革，例如合理配置教育资源、优化专业结构设置，将一些学科合并实现教育资源的最大化；或者为提高受教育学生的人数，实现“高等教育大众化”目标而进行扩招，建设新校区，增加招生人数。这些教育形式的改革都给传统高校档案稳定的管理模式带来巨大冲击。此外，学生的增多、校区的拓展、高校的不断发展使档案管理日趋复杂化、多样化，原有传统的高校档案管理已经开始受到挑战。

高校档案的主旨是完善保存高校在教学活动、科研项目、党政管理以及其他各项活动中形成的文字、声音、图标、影像等材料。近年来，随着我国高校的大规模发展，传统的档案管理模式已经跟不上社会和学校的需求，运用高科技的网络信息系统帮助管理高校档案势在必行。本文拟通过分析传统高校档案管理工作的弊端，探讨如何在新形势下借助网络信息系统来推进高校档案管理规范健康发展。

一、高校档案管理的现状

1.档案保存不集中

随着高校内部结构设置的变化，院校之间的合并或者是分校区院校的建立，都造成了合并办公、异地办公的现象产生。为了方便随时抽取、调阅文件，稳定完整的档案管理开始被打乱分散，存放于各个不同的地点，档案管理的难度日益加剧。

2.管理标准不统一

由于校区的分散性，档案被保存在不同区域，各个区域的档案员虽然都经过专业化培训，在对档案进行收集、整理、保管、统计时都有专门的规范管理制度。但由于档案管理是由人工进行操作，在编号、录入、归纳、整理等方面具有实践性，各个校区的档案管理员会在工作中带入个体特殊管理模式。个体的差异性导致的管理标准不统一也给档案规范管理带来极大不便。

3.计算机管理系统过于分散

多校区办学由于受到地域、资金、设备等多方面问题制约，其档案管理配备的计算机系统也有所差异。要想统一各个校区之间计算机录入系统，统一管理版本，建立信息化电子档案系统，就必须投入大量资金，同时加强档案管理人员的业务培训工作，这也是高校档案管理信息化进程面临的重要问题之一。

4.档案宣传力度不够

由于档案管理部门仍然存在封闭保守的落后观念，高校档案部门时常意识偏薄弱，利用档案学习知识的人数不断下降，找寻根本原因，这是由于档案部门的开放程度低、宣传力度小所造成的。不少高校管理者仍然存有档案室绝对机密这一守旧观念，导致档案管理充满神秘，从而限制了档案事业的发展。

二、新形势下高校档案管理发展策略

1.扩大档案管理宣传工作

目前来看，中国高校的档案来源分散，源自各个不同校区或者合并校区，涉及学校的各个部门和众多学生，在一定程度上给高校的档案管理工作带来了一定难度。针对这一问题，要注重与上级领导沟通，如实将档案管理工作中存在的困难难题进行汇报，加强领导对档案管理的重视度，争取档案管理事业健康发展所需的人、财、物等方面的问题。

2.健全档案管理工作体系

只有构建完善的档案工作体系，才能保证高校日常工作顺利有序开展，保证高校档案的完整性、统一性。应当成立一个以学校党组为中心的高校档案管理委员会，制定出符合学校需要、社会发展的档案工作运行机制。针对合并校区和二级学院，可以考虑建立档案分科，保存本部门相关档案资源，方便随时查阅。同时，还要加强完善高校档案管理规章制度，提升档案管理人员的业务水平和能力，找准档案管理与网络时代的切合点，将档案中蕴藏的丰富知识转化为生产力，提高档案管理事业健康有序快速发展。

3.推进高校档案管理现代化

充分利用现代化信息技术，将分散的档案进行收集、整理、录入、归档，实现文档一体化，达到一次输入、多次利用的目的，提高录入档案的效率。同时，可以将一些不易保存的纸质版档案以图片的方式进行保存，并建立相关的数据检索，充分发挥信息技术在档案管理中的高容量储存和快速检索功能。

4.加强档案信息网络化建设

传统的手录式档案管理容易出现各种错误，精准的网络化录入可以有效解决这一问题。因此，高等院校的档案部门要加快构建数字化、网络化的档案信息系统建设，引入先进的国外技术和设备，按照国家指定的档案管理数据标准来对高校档案数据进行加工，实现档案系统的信息电子化。

5.加强档案工作意识

高校可以通过采取举办展览、利用校园广播、微信微博等平台的方式利用多种宣传手段强化人们利用档案的意识，消除人们对档案持有神秘、不可碰触的传统观念。主动向大众公开档案信息，在遵守《档案法》的前提下，了解社会对档案信息的需求，建立科学合理的档案解密计划，优化档案资源配置，发挥档案在经济、文化、政治、社会等方面的社会效用。此外，在信息化发展得新时代，只有构建科学完善的档案管理体系，将网络技术融入到档案管理中，变传统纸质档案为电子档案，才能有效提高档案管理的效率。

综上所述，在知识经济飞速发展的新时代，档案管理的发展对高校、对社会都有着巨大影响，新时期新形势的发展，给档案管理工作带来了挑战的同时，也带来了更好的发展机遇。网络时代的冲击让高校深刻认识到要健康有序发展档案事业，不仅要转变思想，创新观念，还要提高管理人员的业务素质和职业水平，利用先进的计算机技术，推进档案网络化管理，加强档案管理的科学性、现代性、系统性发展。

（作者单位：华北理工大学综合档案室）