大数据时代背景下的档案管理探讨

戴静娴

摘 要：在新的时代要要求下，档案管理工作迎来的新的挑战。如何才能在大数据下将档案管理的价值提升是值得探讨的问题。本篇文章从多个角度分析了当前档案管理工作面临的挑战，同时也阐述了大数据时代给档案管理带来的机遇。面对新的挑战，档案管理工作必须改革自身的不足，将档案的价值发挥到最大。本篇文章为档案管理工作者提供一条新的管理道路，希望能为我国的档案管理指明方向。

关键词：新时代；档案管理；挑战；机遇；价值

从古至今出现了很多新的技术，无论是哪种类型的技术出现，都能反映出这个时代在变革。现代社会也出现了一些新的技术，例如：互联网、云计算等等，计算机每天都在产生大量的数据，而且数据一直在变化，不停的输入以及输出。以现在出现数据的标准来计算，5年以后，会有130万ZB的数据量出现，而且这些数据全部都是电子文件，这个数量是现在的20倍。如此庞大的数据量说明我国正在进入数据时代。

1 大数据对传统档案管理的影响

1.1 管理理念的改变

由于传统的档案管理工作是对档案进行分门别类的整理，几乎都已纸质档案为主，像图书馆里书架上的图书一样，每一个类别要清晰，并且有区别有层次，这样方便进行管理。而大数据的理念是将各类档案信息交织在一起，形成海量的档案信息数据，需要极强的决策能力和信息发现能力和分辨能力方能胜任，所以我认为是颠覆了传统的档案管理理念。

1.2 工作性质的挑战

大数据时代背景下各类档案的基本形态已经从过去的那种以纸质档案和电子档案为主过渡到档案的大数据时代。大数据时代背景下档案管理工作的重点并非是要掌握和存贮这么庞大的档案信息，而是要对这些档案信息进行专业化处理以挖掘出其中蕴含的巨大价值，因此，在大数据环境下如何更好地实现档案管理工作的科学性和效率，是每一个档案管理者应该思考的问题。

1.3 工作人员需要掌握更多专业技能

由于大数据时代的来临，档案管理工作已经不再维持在原来整理纸质档案阶段了，为了更好的服务社会，档案信息将更将方边被调阅，将档案信息数字化，开放化，多元化，是未来迫切需要的。例如，大数据要求采用分布式架构进行相关信息的处理工作等，这些都要求档案管理人员要掌握更多的专业技能，更新管理理念，才能胜任工作，所以对未来档案管理人员的个人专业技能水平要求更高。

2 大数据时代促进档案管理的发展

2.1 大数据为档案信息带来很大便利，政府机关单位以及企业在工作的时候，都会产生很多的文件，文件的数量在持续增加，对文件的管理面临严峻的考验。尽管部门在工作的时候，都建立一个专门的数据库去管理档案，但是数据库的库容量不足以保存大量的档案，数据库更新的节奏慢，不能适应档案信息的出现。各事业单位每天都会出现新的档案，由于数据库的空间有限，在储存新信息的时候，就必须销毁一部分档案，为新信息腾出更多的储存空间。销毁的档案就不能恢复，而且很多销毁的档案都具有较高的使用价值，在销毁的时候，就使档案工作有损失，而且是难以挽回的损失。大数据的时代为信息保存提供了新的技术，可以弥补储存的不足。可以对旧的档案备份，即使档案被销毁，管理人员也可以使用备用文件找回，而且数据技术将存储的空间扩大，使档案得以保存。这种储存方式非常的有效，档案馆中可以引用，即保存了新的信息，又不会丢失旧的档案。

2.2 大数据时代给各类档案的应用带来了方便和快捷的优势

由于传统的档案管理主要以纸质档案和各种电子档案为主，各类档案的利用基本上处于被动的利用地步，调取档案需要花费大量时间和费用，严重影响档案的使用率。大数据时代改变了这样的现状，由于和云计算技术的结合，使得短时间可以调阅大量信息，不仅提高了劳动效率，也更多的节省了社会资源，是人类社会进步的重要体现。

3 大数据时代背景提高档案管理价值的对策

3.1 将从事档案管理工作人员结构优化，控制管理人数，避免出现多人管理，无人工作的情况

档案管理的价值发挥与管理人员的素质有关，因此要提高档案工作人员的素质，这样才能让管理工作发挥更大的价值。因此现在的时代是大数据时代，时代在变化，管理档案的方式也在改变，管理人员要改变传统的管理理念，而且要有较高的从业素质，以满足大数据要求的前提下，完成处理好档案管理工作。大数据时代下的管理就不能采用手工的方式去管理，应该有新的理念。现在很多高校都开设档案有关的专业，为档案馆培养专业人才。因此档案馆在选择管理人员的时候，可以优先选择这类有高素质，经过专业学习的人才，从而将管理人员的整体素质提高。在遇到新的挑战的时候，以正常的心态积极应对。

3.2 在采用数据手段管理档案的时候，档案馆可以与国内大型的数据公司或者是数据机构合作，使管理人员在工作的时候，可以使用数据技术进行管理。只有将数据技术与管理方式相结合才能将档案管理工作的价值提高，而且数据应该与管理工作紧密结合，打破思想以及行业之间的限制，同研发公司合作，研发出一款符合档案馆的进行档案管理工作的技术或者是工具。在大数据的背景下，一台计算机已经不能完成全部的管理工作，要使用分布式架构，同时结构云计算以及储存的技术。档案管理工作不是闭塞的，可以与多方共同合作，使管理工作有新意，而且还能提高管理效率。

3.3 为了满足大数据背景的要求，要在档案管理工作建立监管机制

大数据给档案管理工作带来很多便利，使管理工作变的简单，而且减轻管理人员的工作压力，但是同样也带来了挑战。在大数据背景下，信息开放，而且人们可以利用信息交流。但是在交流的过程中，会造成信息流失，安全性受影响。因此要在档案信息上建立监管机制，这样可以让管理人员加强对信息的保护，保证档案安全，以免档案信息在交流的时候，出现泄漏或者是丢失。政府更应该注重对档案信息的投入，开展档案信息现代化建设，提高信息化水平。政府对档案信息管理工作的作用很大，在政府的支持下，我国的档案管理工作可以更顺利进行。因此在大数据下政府也要发挥作用。

结束语

大数据时代已然是信息社会发展的必然结果，而这一新的时代也必将加快社会的进一步发展。作为档案工作者，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的经营工作对档案管理方式和手段进行深入思考、重新认识。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。■

参考文献

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