政务档案资源管理开发与电子政务建设

孙芃

摘 要：电子政务建设的形成和发展，是政务工作在时代发展大环境下的必然趋势，具有一定的特殊性。政务档案信息资源是现代社会信息资源中的重要组成部分，具有长远的应用价值，在此种情况下，积极加强政务档案资源的管理与开发，对于提供政务档案资源利用率方面具有重要的意义。本文就政务档案资源管理开发以及电子政务建设情况进行简要分析，仅供相关人员参考。

关键词：政务档案资源；管理；开发；电子政务建设

电子政务是通过对现代计算机技术、网络技术以及通信技术等进行科学化应用，并共同多种技术之间的协调配合，来实现政府组织结构的优化以及工作流程的规范化，在超越时间、空间等限制上，促进高效、廉洁且公平的政府运作模式的建立，从而更好的向社会提供优质且规范的管理与服务。政务档案资源是政务工作中的重要内容，因此将政务档案资源积极融入到电子政务建设过程中，促进政务档案资源开发与管理的顺利开展，对于提高政务档案子资源的实际应用价值具有重要的作用。

1 政务档案资源管理开发对电子政务建设的重要影响

1.1 政务档案资源的存在形式决定政务运行效率

电子形式存在的政务档案资源凭借现有信息技术，可以方便地进行报表整理、图形输出等。利用计算机应用软件和网络技术可以即时传输、采集、存储、检索和分析所有相关数据，快速把数据挖掘结果、模型分析结果上报作为科学的决策依据，或实时对外发布以提高政务的运行效率。

1.2 政务档案资源的管理制度决定电子政务建设的创新能力

从中国政府的管理与服务职能上来看，政务档案资源管理的体制与政府组织机构的划分和业务内容密切关联，政务档案资源的支配权与政府机构权力划分紧密结合，合理的权力划分意味着政务档案资源的合理分配。整合政务信息资源、建设政务数据库，必须打破政府部门之间对公共信息资源的垄断和封闭，加大政府机构之间、政府与企业、政府与个人之间信息资源的共享开放程度，共同对信息资源进行开发、更新和维护。

1.3 政务档案资源响应速度决定政务服务满意度

社会公众对政府服务满意度的评价依据不仅包括政府的服务质量，也包括与政府打交道所花费的成本，如时间、精力等。电子政务的积极意义在于提高政府对企业和公众的管理服务效率。合理的数据管理机制、数据管理信息化、高质量的数据分析结果等方而也间接影响政务服务满意度。

2 电子政务建设环境下开展档案资源管理与开发的有效方式

2.1 积极强化对电子政务建设的认知，自觉参与到电子政务建设中

现代社会经济的发展以及科学技术的进步，一定程度上推动了电子政务的发展，这就对政务档案资源的管理与开发提出了更为严格的要求，在此种情况下档案部门参与到电子政务建设中，是当前电子政务建设和档案事业发展的实际需求，是档案部门所面临的一项重要任务，是加强电子政务信息资源管理，推进政务系统持续发展的重要条件，对于档案信息资源的实际应用价值的发挥存在着密切的联系，有助于促进档案专业的自身发展。就实际情况来看，档案部门参与到电子政务建设过程中，是档案部门融入社会的重要机遇，是档案部门实现跨越式发展的一个重要条件，若不能够牢牢把握住机遇，就会拉大档案专业与同时期的其他专业的差距，从而陷入到被动处境当中，对于未来发展造成不利影响，因此档案部门参与到电子政务建设过程中，具有一定的紧迫性。与此同时，档案信息是现代社会信息管理领域中的重要组成部分，档案工作的性质属于信息管理，那么在电子政务信息资源的管理过程中，信息的采集、著录、分类、整理以及利用等，都与档案管理工作之间存在着一定的共性，因此档案部门参与到电子政务建设过程中具有高度的可行性。

2.2 严格遵循电子档案建设的规律，确保政务档案资源管理开发的积极参与并善于参与到电子政务建设中

在电子政务建设过程中，相关工作人员应当积极对政务档案资源进行统一性的规划，严格按照国家办公厅关于加强系统信息化建设的相关文件的精神内涵来开展政务档案资源的管理与开发工作，各地区档案部门积极将档案馆纳入到当地电子政务建设总体规划当中。就宏观层面来看，将档案馆纳入到电子政务总体规划中，能够促进党委、政府部门机关文件的生成，并促进电子档案的形成，从而更好的为社会提供档案信息资源服务。

在此基础上，应当积极实现党委、政府档案工作部门以及档案馆之间的协调配合，积极加强对电子文件的生成以及流转过程中的管理，促进电子文件更加真实、完整的归档，从而保证政务档案信息资源的准确性和可靠性。就档案资源开发与管理的实际情况来看，明确档案部门在电子政务中的工作职责和工作位置并加以深化，能够在积极推进档案馆发展的基础上，为数字化档案馆的建立奠定坚实的基础。

当前档案资源的管理开发过程中面临着严峻的挑战，如何更好的实现与电子政务建设的同步改革和发展，为社会提供更加优质的服务，是当前档案部门所面临的一项重要课题。那么在此种情况下，档案部门应当积极转变并更新档案资源的管理及开发理念，真正实现跨越式发展，加强职能改革，从而更好的为社会公众服务。

2.3 创造条件，主动服务

技术更新，改善基础条件：参加并服务于电子政务需要一定的前期工作和物质环境，因而有必要加紧进行信息系统建设和数宇化档案馆建设。信息系统建设包括计算机网络系统建设和纸质档案的数宇化工作。数宇档案馆建设则更为复杂，包括工作模式、流程、标准、规范，甚至包括责、权、运行机制和经费等问题。

继续教育，加快人才培养：电子政务工作的实施，需要大量的复合型技术人才，必须通过继续教育培养人才和引进技术人才并举，以适应不断更新的新技术对人才的需求。

机构调整和经费支持：随着电子政务体系建设的发展，档案馆有可能需要调整内部组织机构，以适应党委、政府有关部门的工作。同时，由于电子档案管理需要电子系统环境支持，而且随着科学技术发展而不断更新，电子政务系统往往会追求新技术的应用，这有可能迫使档案馆更新设备，取得稳定的经费支持。

科研工作为政务档案管理创新服务：由于电子政务工作是新事物，没有经验可循。因此，有必要依托有关科研单位和档案馆，有计划、分步骤、系统地开展研究工作。特别是针对电子政务工作引发的一系列改革和变化，研究电子文件的完整、真实的收集、整理，研究长期或永久性地保管电子文件，研究安全、有效地提供利用服务等等。

结束语

就整体情况来看，在电子政务建设的大环境下，积极加强档案资源的管理与开发是当前档案部门所面临的一项重要课题，如何更好的实现档案资源管理开发的改革和跨越式发展，并保持与电子政务建设的高度同步，从而更好的为社会公众提供优质的档案资源服务，是当前业内人士所面临的一项重要客体，仍然有待积极进行探索。■

参考文献

[1]冉朝霞.电子政务环境下数字档案资源整合的开发利用[J].档案管理，2014.

[2]郭运涛.政务网档案信息资源开发利用浅析[J].档案天地，2014.

[3]宋恩梅.电子政务环境下政府信息资源管理结构及发展趋势[J].图书情报知识，2010.