论会计电算化档案的管理

刘芳

摘 要：会计电算化逐渐取代手工记账是会计发展的趋势，它不仅能减轻财务人员的工作量，更能提高工作效率，但是会计电算化又不是那么完美无缺的，它也有自身的不足，那我们该如何管理新时期的会计档案，如何让它在企事业单位生产经营中的作用得以充分发挥，就成为企事业单位档案管理部门面临的新问题。

关键词：档案管理；会计电算化；突出的问题；对策

一、会计电算化的发展历程

20世纪80年代我国已经开始出现会计电算化，其意义是指会计和计算机技术结合并应用在会计工作中。到现在已经发展了30年。在20世纪80年代，这一应用并没普及，只有少数大学开始将计算机技术应用在会计工作中。直到1988年，随着计算机的普及和技术的飞跃，计算机不仅在性能上有了极大的提升，而且价格也下降了很多，这为计算机技术在企事业中的应用奠定了物质基础。在1988年到2000年，我国很多的大型企业的会计工作已经普遍运用了计算机技术，其相关财务软件质量也有了很大的提升。从2000年至今，会计电算化进入创新阶段和高速发展，会计电算化不单单是传统的单机模式，而是实现了网络化，这也极大地提升了企业会计工作的效率和整体协调性。

二、会计电算化档案的特点

实行会计电算化以前，会计档案多数是纸质档案，实行了会计电算化以后，在很多的方面超越了纸质档案，总体它有以下几个特点：

1.存储的范围扩大。传统的会计档案是纸质材料。实行会计电算化后除了保留传统意义上的纸质档案外，还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，存储的范围和领域明显扩大。

2.存储形式多元化。会计数据不但以纸质形式存在，还可以存贮在一些别的载体上如硬盘、软盘、光盘等，使档案的管理更加简洁、快速、有效。而且占地面积明显减少。

3.存储方式更加严格。会计电算化档案更多的存贮方式是磁性介质或光盘等，因为这些磁性介质或光盘占地面积小，查阅方便，但是这些磁性介质，极易受磁场、有害气体、潮湿等的影响，使之数据不完整甚至消失。因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防磁等措施。

4.工作环境的变化。以前的会计资料都是以纸质形式存贮的，直观性强，查阅的时候可以不借用技术手段。实行会试电算化后，查阅会计数据就必须在特定的计算机软硬件情况下才可重现。有时，会计软件的版本不同，查阅也会遇到困难。

5.会计电算化档案大多是存贮在磁性介质上的，所以这类数据易于查询、修正、拷贝和重置，便于携带和传递。

三、电算化会计档案管理的几个主要问题及应对措施

1.管理制度尚不完善。准确、安全、真实是会计档案的基本要求。财政部从1994年开始到目前为止，相继颁布了一些规章制度，很多单位的领导不知道，许多的相关人员更不清楚，也没有制定出一套比较正规的管理制度，导致职责不明，管理混乱。对于这些事情，企事业单位应该严格按照《会计档案管理办法》及一些规章制度，明确专人负责档案的收集、整理、归档、搜索等日常档案工作。建立审查制度，比如入库前，入库后，及会计档案的查询、内外借阅、复印等内部控制制度，确保会计档案的质量，防止档案资料的丢失与泄密，保证会计档案的安全。

2.计算机维护及网络安全人才的缺失。实行会计电算化之后，档案管理人员和计算机要更加频繁的接触了，可能很多的档案管理员人员是以前手工记账时的人员，没有经过专门的培训及考核，对专业知识和计算机的操作能力欠缺，一旦微机出现故障或会计软件界面不同，就束手无策，不知道该怎么应对，造成电算化档案管理工作整体水平不高、工作效率下降。基于这种情况，就要求档案管理人员要接受一定的培训，比如，计算机的一些基本操作，会计软件的操作等，提升档案管理人员的业务水平和素质。另外，还要应该及时对计算机软硬件的升级和维护。计算机方面要建立预防黑客和病毒的安全措施，例如采用网络防毒、防火墙技术、身份认证、信息加密、授权等。对于会计软件，要做到及时升级会计软件，定期对检测的系统安全性，对于可能导致数据丢失的漏洞要及时的修补。

3.档案安全性方面。众所周知，电子档案存储量大，查阅方便，但是电子档案存放的磁性介质容易被损坏，所以在防火、防盗、防潮等方面是电算化会计档案管理需要注意的一项重要内容。又因，电子档案有可以改动、复制、删除等特点，极易被不法分子，网络黑客，网络病毒等破坏，且这种破坏很难查到痕迹，造成电子数据永久的丢失，给管理带来诸多不便。所以做好电算化会计档案的保存和管理很重要。电算化会计档案应存放在远离磁场、防火、防潮、防尘等的场所。存放时应采用双备份法进行数据的备份，存放在两个不同的地点。及时更新计算机系统及会计软件的升级，定期清理垃圾，升级杀毒软件。

4.建立建全查阅手续制度。会计数据是一项比较保密的信息，它和单位的经济建设息息相关，因此必须有专人负责。（1）查阅人须取得档案管理负责人同意后方可查阅。（2）查阅人查阅档案应在会计档案室内，严禁未经负责人同意私自拷贝、修改、删除会计资料，如果确实需要带出的，须经档案管理负责人同意，并按时归还。（3）档案管理员还应登记借阅手续，比如借阅会计档案的名称、期限、工作单位、归还时间等。

总之，实现会计电算化之后，不仅在很多方面超越了传统的纸质档案，使会计资料的管理有了质的飞跃，而且提高了会计工作的效率，降低了管理成本，它使会计的工作更加规范化、现代化。我们要充分认识到会计档案管理的独特性、重要性及时代性，充分发挥电算化会计的强大功能，才能提供高质量的资料为信息使用者服务，使会计电算化会计档案为企业决策发挥出更大的作用。