对高校学院办公室工作中“小事”的思考

【摘要】高校学院办公室工作要处理很多“小事”，而一些“小事”处理不好，往往会产生不良影响，甚至造成严重后果，工作人员务必要培养“细、严、实”的工作作风，强化责任感和使命感，提高工作效率和效果，确保大事不误、小事不漏，树立良好形象，增强工作合力。

【关键词】高校 学院办公室 工作作风

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）03-0084-01

高校学院办公室是对学院各项工作实施管理的综合性办事机构，发挥着上情下达、下情上报、左右协调的桥梁纽带作用，其工作既包括学科评估、项目申报、财务管理等“大事”，也包括发布通知、保管会议室钥匙、接电话等“小事”。在实际工作中，一些“小事”处理不好，往往会产生不良影响，甚至贻误工作、损害形象、影响全局。

一、学院办公室工作中的“小事”

1.发布通知。学校涉及教师参与的各项工作，都要经由学院办公室通知传达，发布通知，是学院办公室的一项常规性工作。很多人认为发通知就是把事情告知相关教师，是一件简单的“小事”，但这件“小事”却会因不同的做法而得到不同的效果。比如传达某个项目申报通知，仅泛泛通知，教师可能出于各种顾虑，无人申报，如果在广泛通知的基础上有针对性的对个别教师重点通知，则会大幅度提高申报数量和质量；邀请外单位专家来访，仅简单说明会见地点，对方不熟悉学校环境，可能会花费大量时间寻找，如果附上方位图，则能节省对方时间，也能确保对方按期到达；时间间隔较长的事件，临近节点时再通过电话或短信提醒，以免对方事务繁多而遗忘；比较重要的事件，通过邮件、电话、短信等多渠道通知，确保对方及时获悉。通知，绝不是简单的告知，多做一步、多从对方角度考虑，则能确保通知的时效性和有效性，从而更好的推动后续工作开展。

2.报送材料。一些办事人员认为报送材料就是将要求收集的材料在规定的时间内交至指定部门，单纯的“一收一交”，看似完成了任务，然而实际上，多数报送的材料需要经领导审阅或专家评审，如果在报送之前再仔细检查一遍有无错别字，并调整行间距、字体字号等使页面美观，则可以给领导或专家留下好印象，提高材料的认可度。另外，如果报送的材料经过了多次修改，则要确保报送的是最终版本，并要保证纸质材料和电子版本的一致性。报送材料，看似简单的“小事”，不注重细节，即使材料本身内容再好，一样会前功尽弃。

3.撰写文稿。办文是办公室工作的重要任务，小到事务通知、大到总结报告，都需要由办公室的工作人员起草撰写。在文稿撰写的过程中，一些办事人员对结构框架、遣词造句非常重视、反复推敲，却忽视了错字别字、标点符号等“小事”。文稿的结构框架、遣词造句固然重要，但出现错别字、用错标点符号等，则会大大降低文稿水平，如果在文稿的标题、首段等关键地方出现错别字，不仅闹了笑话，还会使学院形象受损，“小事”变成“大事”。

4.公共物品管理。学院的会议室、电脑、投影仪、照相机等公共物品的使用和管理，通常由学院办公室负责，这又是一件看似简单的“小事”：谁用谁登记，用完了还回来。然而在实际工作中，可能会遇到使用时间冲突、过期不归还、归还的物品有损坏等情况，如果登记时过于简单，或者物品归还的时候没有检查是否完好，遇到上述情况就不好处理了。学院应由专人负责公共物品的管理及使用，每学期初对公共物品核实无损坏后，建立登记台帐，需要使用公共物品的教职工提前申请，物品借出时需登记使用人姓名、借出物品、借出时间等，如果是学生借出还应登记其联系方式或导师姓名，使用完毕及时归还，归还时负责人应检查物品的完好性。上述程序看似繁琐，实则保证了国有资产的安全，必不可少。

二、“小事”与工作作风

天下大事必作于细，细微之处见精神、见真功。学院办公室工作要处理很多日常“小事”，“小事”处理不好，往往会产生不良影响，甚至前功尽弃，造成严重后果。因此，学院办公室工作人员务必要培养“细、严、实”的工作作风，即“细心、细致、精细，严谨、严格、周严，踏实、诚实、实干”，将每件平凡小事、每个工作环节和细节都处理妥当。

1.细心、细致、精细

细心、细致、精细的工作作风要求工作人员了解情况要细、谋划工作要细、组织落实要细。在了解情况中，要举一反三，收集、掌握各种可能需要的信息。在谋划工作中，要加强计划性，减少随意性；加强科学性，减少盲目性。在组织落实中，既要有任务指标，又要有操作方法；既要有时效要求，又要有检查办法。在工作的每个环节中，都必须认真细致，无论是起草、校对文件，还是统计数字、受理电话，都不能有丝毫的含糊和粗枝大叶，工作不能只图快，而应精雕细刻，坚决杜绝“马大哈”作风。

2.严谨、严格、周严

严谨，是指在说话、办事、写作、汇报等方面，坚持严肃谨慎的态度，认真负责，以事实为依据，不胡编乱造；了解清楚事情的前因后果、来龙去脉，不盲目从事。严格，是指以工作纪律和规章制度严格要求自己，一丝不苟，决不降低工作标准。周严，是指对工作考虑得周到严密，认真分析各种可能出现的问题并做好预案，不限于简单的完成任务。

3.踏实、诚实、实干

踏实，指不浮躁，忠于职守、爱岗敬业，脚踏实地地干好本职工作，用优质服务赢得师生员工的支持与信任。诚实，指在工作中，如实反映成绩和错误，杜绝捕风捉影、生编硬造、掩盖矛盾、弄虚作假、文过饰非等不良习气。实干，指求真务实，将上级精神与学院实际紧密结合，扎扎实实地开展工作，在落实和效果上下功夫，而不满足于表面上的轰轰烈烈。

在学院办公室的工作中，没有绝对的大事、小事之分，大事中有许多小事不能忽视，小事中存在的责任非常重大。细微可不慎，堤溃自蚁穴。任何事情的发展都是量变到质变的过程，困难的命题需要一步步细微的推敲才能证明，硕大的工程需要一砖一瓦日积月累才能完成。学院办公室工作人员应该坚持以学校、学院的事业为重、以师生员工的利益为重，从大事着眼、从小事着手，培养“细、实、严”的工作作风，强化责任感和使命感，提高工作效率和效果，确保大事不误、小事不漏，树立良好形象，增强工作合力。

参考文献：

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[2]张雅君.试论高校的细节管理及其制度化[J].世纪桥，2006（9）：90-92

[3]葛建年，张建国，徐胜.高校管理哲理刍议[J].理论与实践，2006（5）：100-103

作者简介：

马慧（1984年1月-），女，汉族，陕西西安人，硕士，工程师，研究方向：高等教育管理。