文书办公档案现代化管理的研究与探讨

文/贺晓倩

文书办公档案现代化管理的研究与探讨

文/贺晓倩

随着社会经济的不断发展，街道工作对文书办公档案管理工作提出了更高的要求，文章从文书办公档案管理工作的重要性入手，着重分析了现阶段文书办公档案管理工作存在的问题，对如何做好文书办公档案管理工作进行了详细阐述，从四个方面提出了具体的改进措施，为新形势下文书办公档案管理工作的发展提供参考。

文书办公；档案；现代化管理

1 前言

所谓的文书办公档案管理，就是针对文书办公档案的收集、鉴别、整理、存档、保管、统计等所进行的一系列活动。随着经济的发展和社会的进步，加强文书办公档案的信息化和科学化管理，使其能够在个人及组织单位的发展过程中发挥积极的作用，具有现实的意义，是各街道机关事业单位深化改革、创新发展的的必然选择。

2 文书办公档案管理工作的重要性

首先，做好文书办公档案管理工作是为了保守人员档案机密。文书办公档案，真实的记录了个人的成长，是个人经历的客观体现。目前，个人的工资涨幅、福利待遇、职务晋升、医疗保险等诸多方面都与文书办公档案有着密切的联系。

其次，虽然文书办公档案管理工作起步较晚，但是经过近些年的发展，办公档案管理已经在促进街道单位和谐发展方面发挥出巨大的潜力。做好办公档案管理能够有力的保证办公档案的完整性，避免人事资料的遗失或损坏。

最后，做好文书办公档案管理工作，便于办公档案的使用。科学有序的档案保管就是为了方便合理的使用，是档案得以高效使用的前提条件，在维护社会和谐稳定方面发挥着越来越重要的作用。

3 文书办公档案管理工作的现状及存在问题

目前，我国的文书办公档案管理工作的发展主要受以下几方面因素的制约：

第一，主观方面，主管领导和相关工作人员没有充分认识到文书办公档案管理工作的重要性，管理意识不足。人在社会活动中发挥主观能动作用，是各项社会和工作活动的载体。现阶段的文书办公档案管理工作中，部分工作人员的思想不够重视，没有充分的认识到文书办公档案管理工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约文书办公档案管理工作发展的主要原因。

第二，文书办公档案管理工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数组织的文书办公档案管理人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约文书办公档案管理工作的客观原因。良好的制度是文书办公档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，文书办公档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了文书办公档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。

第三，档案资料流于形式，内容缺乏，档案资料缺乏真实性。档案资料来源于自然个人，不可避免的存在主观因素的影响。此外，文书办公档案管理工作量较大，要求相关工作人员细致、认真，重复性的工作容易使人产生疲惫、懈怠的心理，直接导致文书办公档案管理工作形式化严重。

4 如何做好文书办公档案管理工作

新的发展形势下，做好文书办公档案管理工作不仅仅可以维护个人的合法利益，更重要的是可以维护单位的和谐稳定，促进社会的繁荣发展。具体来说，可以从以下四个方面来改善目前现有的文书办公档案管理工作：

第一，加强档案管理工作的思想宣传，提高领导干部及相关工作人员的思想认识，重视文书办公档案管理工作。文书办公档案管理工作的重要性，已经越来越凸显，对于各类不同的单位来讲都是不可缺少的重要管理手段，应该引起单位和组织管理层的充分重视，将文书办公档案管理工作中纳入到常规的管理手段中来，积极主动地做好文书办公档案管理工作，支持和推动文书办公档案管理的合理发展。

第二，思想上的不重视，导致文书办公档案管理工作资金投入不足，专业技术人才短缺。一方面，政府及街道应该把文书办公档案管理纳入正常的财政预算，加大资金投入，并将此项工作作为意向长远的任务有效的开展下去；另一方面，相关的文书办公档案管理人员应该在岗位上加强自身主页技术的学习，掌握现代的档案管理技术，努力使自己成长为具有主页素养的办公档案管理人员。

第三，文书办公档案材料客观真实地反应街道单位的人事状况和组织架构，同时也见证了街道的发展和变革，其重要性对档案管理人员的素质提出了很高的要求。健全档案材料的核实制度，增强工作人员的责任心，必要时可以实行档案管理工作的实名制管理模式，将每一份档案资料的存档实施落实到人，减少工作懈怠心里。

第四，通过加强信息化建设，建立更加完善的文书办公档案管理体系。良好的信息沟通是单位和组织发展的积极因素。将现代化的统计分析技术与传统的文书办公档案管理模式相结合，能够更加有效地促进文书办公档案管理工作开展和高效发展，使得文书办公档案管理与快速的社会和经济发展相适应。

5 结语

综上所述，文书办公档案管理工作是一项系统性的工作，具有复杂性和严谨性的显著特点。本文从四个具体的方面探讨了提升和改进文书办公档案管理工作的方法。如何让文书办公档案管理工作更好的适应现代社会的发展，仍然要求我们相关的单位组织提高思想认识，加大相关资金投入，档案管理工作人员加强自身档案管理技术水平，积极学习先进档案管理技术，更好的服务于文书办公档案管理工作，促进文书办公档案管理工作的不断发展。

作者单位
青岛市市北区人民政府登州路街道办事处