信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨

文/王艳平

信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨

文/王艳平

随着我国科技的不断延伸和信息技术的飞速发展，信息技术在各个领域的应用也越来越广泛与频繁，同时也为我国的信息管理工作提供了更为便捷有力的技术基础。其中事业单位的档案管理更是在信息技术在的基础上有了更高的管理水平和更强的管理经验，信息技术给事业单位的档案管理工作提供了便捷的环境，让事业单位的档案管理工作提升到了一个全新的发展水平，促进了事业单位档案管理的健康有序发展。

信息技术；事业单位档案管理；应用探讨

1 信息技术在事业单位档案管理应用中存在的问题

电子文件的存储和归档没有安全保障。电子文件都是直接被保存在个人计算机硬盘或者局域网的服务器硬盘中的，没有把这些电子文档下载到脱机保存的载体上，如果收到计算机病毒或者黑客的攻击就会因感染造成数据档案的丢失。事业单位管理部门缺乏专业人才进行信息技术指导。目前事业单位在电子档案的管理中没有专业人员进行操作和指导，导致多数档案工作者的工作素质不高，计算机网络及信息技术的知识不完备，也对事业单位档案管理工作造成不严谨的工作后果。

信息技术在事业单位档案管理工作中认识性不高。事业单位的档案管理工作其实是一个需要非常细致的工作过程和清楚的工作认知，在日常工作中一些工作人员却因为过于依赖信息技术的应用，不能做到信息的及时打印保存，一旦计算机发生故障就会造成档案文件的丢失，进而造成档案管理工作的不足。事业单位电子档案管理缺乏规范的应用操作。现如今，计算机网络和多媒体技术都已经在事业单位有了广泛的应用，但这就造成了在日常工作中积累了数量极大的电子文件，而且在事业单位之中的消息通信由互联网进行电子邮件的接收往来已经成为趋势，但电子档案的管理仍然存在许多的问题。最为严重的就是办公室自动化系统在设计之初就没有档案工作者对于其提供意见，无法完善其使用功能，如果网络或者计算机出现故障电子文件就会丢失，造成无法修复的档案损失。

2 信息技术在事业单位档案管理应用中的优点

信息技术在事业单位档案管理应用的普及转变了档案管理工作的方式，实现了信息数据的全面共享和同步处理，使事业单位的档案管理工作更为快捷有力。电子邮件凭借其短时间的传递速度和简便的操作方式逐步的取代了纸质的文件信息，电子视图也其无法超越的优势逐渐取代了人工制作。信息技术给事业单位档案的管理带来了巨大的转变。自从出现信息技术在档案管理中进行应用，事业单位的档案管理工作就实现了集中统一的管理方式，便于保存档案间的有机联系但又互相独立，这样的方式有利于整个事业单位档案系统的管理和运用，体现了信息技术在事业单位的档案管理中的优势。

事业单位在关于档案的分类工作也由传统的文书、科技、基建、会计和人事档案的方式被信息技术集成系统张对各个管理模块和流程所取代。计算机根据不同事业单位的不同特点进行分类，更能贴近各个事业单位的管理状况，从而进行更加科学有序档案管理工作。事业单位的档案管理人员可以在其信息管理系统上进行操作流程或是模块化定义规则，在事业单位档案管理中进行档案的远程接收和保管时要进行的操作通过信息技术，进而确保最终归档的档案具有真实性、可靠性、确定性、有效性和完整性。利用系统文档的一体化管理可以实现信息的共享机制，提高档案信息的利用率。运用计算机管理档案实现信息技术在事业单位档案管理中的自动化管理，提高档案工作的工作效率。信息技术在事业单位的档案管理中不仅带来了优秀的管理机制还促进了档案工作的规范化和资源的有效利用。

3 信息技术更好的在事业单位档案管理应用采取的措施

现如今，信息技术在事业单位档案管理所应用的各个方面都应采取更好的措施，使信息技术更好的应用于事业单位的档案管理工作中。首先应该注意的就是要遵循行业的标准化和规范化，计算机档案管理在各个行业中的应用不同，做到计算机软件的开发遵循行业的标准规范，便于网络管理信息资源共享。把握档案管理网络化特点，着重解决档案管理计算机化中的安全问题随着网络化的发展， 档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题日益突出，已成为限制其发展的最大障碍。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研标准化方面进行了重点支持。

在知识经济飞速发展的数字化时代，计算机技术为档案管理注入了新鲜的血液，加快了数字化建设步伐。加强档案工作人员的微机学习，是档案事业前进的重要保障。在档案事业不断前进中努力提高计算机水平，在学习现代化知识中不断拓宽档案创新的新局面，形成一个既全面了解档案业务知识又熟练掌握微机操作技术的复合型档案管理人才发展格局，是当前档案教育的一项迫切任务、要加大资金投入，配备先进计算机管理设备，为人才的脱颖而出创造良好的外部环境，不断培养造就一支网络时代的档案管理队伍，迎接数字化档案时代的到来。

4 结 语

信息技术在事业单位档案管理中的应用是时代发展的必然产物，随着科学技术的飞速发展，信息技术在各个领域的使用也越来越多，范围也越来越大。在这样的背景下，加强对事业单位档案管理人员的专业化教育显的尤为重要，能够在发现问题时解决问题，并且及时的使用信息技术手段提出解决措施，减小在信息技术使用过程中发生的不安全问题，造成的档案文件的丢失或者损毁。信息技术虽然已经发展的比较完善，但在事业单位的档案管理中还需要进行探究，加强事业单位在信息技术应用的管理工作，提高管理的水平。

[1] 张力．档案管理的跨越计算机技术应用给档案管理带来的变[J]．科技档案， 2006（03）．

[2] 李文娟．计算机在档案管理中的应用[J]．中小企业管理与科技(上半月)， 2008（03）．

[3] 杨帆．信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力[J]．管理科学，2009（03）．

[4] 李亚芳．关于计算机技术在档案管理中应用问题的探讨[J]．消费导刊，2008（08）．

作者单位
淄博市劳动就业办公室