新升本科高校科研档案管理现状及对策

林 华，李 华

（山东农业工程学院，山东济南250100）

新升本科高校科研档案管理现状及对策

林 华，李 华

（山东农业工程学院，山东济南250100）

目前，新升本科高校科研工作迅速发展，作为高校科研管理重要组成部分的科研档案管理，越来越跟不上科研工作发展的需要，科研档案的规范化管理水平亟待提高。本文分析了新升本科高校科研档案管理存在的问题，提出了加强新升本科高校科研档案管理的具体对策，以期能够更好地促进高校科研档案管理水平的提升。

高校；科研档案管理；对策

科研档案体现着高校的科研能力与成果管理能力，也是衡量高校科研活跃度的重要指标之一，同时，也体现一所高校的学术水平和综合竞争能力。近年来，随着新升本科高校办学规模的不断扩大，教学水平与科研能力逐步增强，科研项目申请的渠道不断拓宽，科研项目逐年递增，科研成果日渐丰富，科研档案数量与日俱增。高校自身科研水平在获得显著提高的同时，传统的科研档案管理模式已无法适应当前科研管理工作的需求，从而对科研档案管理提出了新的挑战。为了进一步规范和加强高校科研档案工作，促进高校科研项目档案工作可持续发展，2008年8月20日，中华人民共和国教育部、国家档案局以第27号令，联合颁布了《高等学校档案管理办法》（以下简称27号令），明确规定了高校科研档案管理按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号)执行。

一、高校科研档案管理的内涵

科研档案管理包括科研项目材料档案、科研文书档案和科研成果档案．

（一）科研项目材料档案。科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果．这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：一是科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；二是研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；三是总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著或教材、授权专利、行业标准、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况；四是成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；五是推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（二）科研文书档案。科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验．包括上级管理部门下发的科研行政管理文件、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，一般由高校科研部门负责收集、整理、立卷、归档。另外，科研发展、总结和高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目计划配套经费等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案。内容包括：论文、论著及教材、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）、授权专利，行业标准等等。一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。

二、新升本科高校科研档案管理现状

1．缺乏规范化的科研档案管理制度。没有制定适合本校实际的完善的科研档案管理制度，不能实现集中统一管理，权责划分不清，尤其是作为科研档案的重要内容之一的科研项目档案，归档的范围和内容不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这直接影响了高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重结果轻过程，重得奖轻积累，使得科研档案管理的“四同步”不能有效地落到实处，造成档案收集不齐全，以致影响到科研档案的利用。

2．科研人员科研档案归档意识不强。一是多数科研人员认为科研档案是档案部门的事，与己无关。二是借科研档案的知识产权保护和保密性为由，将档案封锁起来，从而使归档文件存在数量不完整，导致不能为科研人员避免重复研究提供参考资料。三是科研管理人员怕丢失科研成果原件，让科研人员自己保存。而且科研档案管理存在重保管轻利用等因素的影响，也在很大程度上影响了科研档案的高效利用。

3．科研档案网络信息化自动化程度不高。网络环境下以电子化为表现形式的科研档案不断增多，档案信息的收集、传输、归档和检索利用要求实现在线处理和远程登录。而传统的科研档案以纸质案卷为主，形成周期长，加工难度大，查阅不方便。科研档案的收集、整理、归类立卷、编目等大量工作依靠人工已经无法快速录入，科研档案管理与利用工作仍然停留在文件手工目录查询服务状态，滞后于科研工作飞速发展的需要，科研档案利用效率降低。

4．科研档案管理人员综合素质有待提高。目前档案管理人员多数是兼职的，受到专业知识的限制，造成开展编研工作较为困难。档案编研工作是档案利用服务的一种高级形式，要求专业性极强，是在收集丰富的档案材料的基础上，进行的再研究而形成的编研成果。由于科研档案管理人员综合素质的短板，严重影响了科研档案的利用。同时，高校科研工作存在学科门类多、范围广的特点，专业技术性极强。多数科研档案管理人员虽具备一定的档案专业知识，但对自然科学领域的相关知识知之甚少，难以适应高校科研档案事业快速发展的需要。

三、新升本科高校科研档案管理的对策

（一）建全完善的科研档案管理制度。应依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的科研档案管理规章制度。科研档案实行权责分明、集中统一管理。做好“四同步”管理工作，即在下达计划任务时与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员考核提职与档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。从而保证科研档案的准确、系统、完整。根据高校科研活动的实际，高校科研档案的管理主要按照科研文件、科研项目、科研成果、科研平台、科研团队进行分类管理，其中科研项目、科研成果档案的管理是重点。具体的归档流程主要有以下几点：

1.确保科研项目每个研究阶段管理过程，无一不在科研管理部门的监督管理之下。对于科研档案的收集归档，科研管理部门在科研项目的每个研究阶段，都必须要求项目组提交相关研究材料归档，对项目（课题)档案进行检查验收，然后规定一定期限，由科研管理部门统一向学校档案管理部门移交归档，即构建科研项目组-科研管理部门-学院档案室三级协同管理模式，共同对科研档案进行协同管理，学校科研管理部门在订立课题合同时就可加入关于档案归档的条款，并在经费下拨、项目进度检查等关键时间节点，控制该档案的归档。对于科研项目的“纸质”档案管理，应分类分层次进行管理，即纵向、横向科研项目，应分开管理；纵向科研项目中可以按照国家级、省部级、厅局级、院级进行分开管理；人文社科类、自然科学类的项目应分开管理。根据课题档案成套性、阶段性的特点，每个在研项目（课题)应设立临时的独立档案盒，存放于学校科研管理部门。科研管理部门随时将阶段性收集的文件材料归入临时档案盒，进行预立卷，并按级别、任务来源、立项年份存放于档案柜，使档案资料便于查找。另外论文、立项批文、结题批文等资料分散的特点，可将其分类存放于文件柜内。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度。从而确保科研档案归档的及时、完整和齐全。

2.在科研文书档案管理过程中，经收集、分类、整理、编目、鉴定、立卷后，应规定固定时间节点，比如可确定每年6月底前或12月月底前将上一年度的上级主管部门的文件分类整理立卷移交学院档案室。

3.关于科研成果档案管理，可以按照科研成果获奖、学术论文、授权专利、行业标准、出版著作或教材、学术交流等分门别类进行建档。在科研成果档案管理过程中，每年年终将本年度学院教师取得的科研成果进行登记和统计，将科研成果档案定期向学院档案室移交。

（二)积极开展科研档案编研工作。科研档案编研工作专业技术性极强，要求科研档案人员同时具备编研方面的知识。编写的编研成果不仅要满足教师教学和科研的需要,而且要满足科研管理人员日常管理的需要，要变过去的封闭管理为现在的开放管理，从而变被动利用为主动服务。在熟知库藏科研档案的基础上，充分利用网络信息管理优势，有针对性地开展档案信息的二、三次加工。在确保科研档案安全性和保密性的前提下，科研档案人员通过制作各种科研目录、索引和摘要等编研成果，以及通过开设阅览室、举办展览、提供咨询服务，把静态的档案汇编成动态的活信息，供给全校科研工作者或社会参考，使科研档案信息的价值体现出来，以更好地为学校的教学和科研服务。

（三)增强各级各类人员的档案意识。科研档案管理工作是一个长期、系统、艰巨的工程，在高校科学研究活动中发挥着重要的作用，具有重要的地位。《档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”科研档案管理人员、科研人员、科研管理人员都应当按照法律法规要求，作出共同不懈的努力。每一名科研相关人员都应当懂得，只有做好科研档案的管理工作，才能更好地利用科研档案，才能做好科研成果的转化利用，才能服务于学校的教学、科研和经济社会。同时，应明确各级各类人员在高校科研档案工作中的职责，并与科研档案责任人的年度考核、评优、职称评定、奖金挂钩，使之与个人的切身利益挂钩。使得管理有依据，控制有力度，从而有效地推动科研档案工作。

（四)积极运用“互联网+”等数字化的服务方式加强高校科研档案管理工作。一要建立科研档案管理电子通道。在做好保密工作和知识产权保护的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案目录数字化、全文数字化。二要完善现代化科研档案保管措施。科研档案保管的材料不仅应包括传统的纸质档案和与之相对应的电子档案，还应包括硬盘、软盘、磁带、光盘等磁性介质为载体的科研档案。三要加强科研档案网络信息平台建设，拓展科研档案信息服务渠道。除增加档案设备硬件的投入外，也要建立和完善查询系统、统计系统和库存管理系统等软件系统，努力实现科研档案管理系统最大程度上的共享。购置软件时应着重考虑兼容性、扩展性及便于升级问题，最终实现现代化的科研档案管理。

（五)提高科研档案管理人员的综合素质和服务意识。升本后的高校产生了大量的科研成果，如何使这些科研档案为经济和社会的发展服务，迫切需要有一支综合素质很高的档案管理队伍，以适应目前科研发展的需要。档案管理是政治性、专业性都很强，科研档案管理工作作为高校科研档案管理人员的本职工作。一是应树立正确的思想道德观，爱岗敬业，每一名档案管理人员不仅应掌握档案专业知识，还需要掌握自然科学知识和计算机网络管理知识。这就要求知识结构应不断更新，并采取走出去与引进来相结合的办法，多向其他兄弟院校学习先进的科研档案管理知识，把好的经验和方法运用到档案管理中。二是要树立服务意识，档案工作的基本属性是服务性，科研档案人员应倡导主动服务，为高校各项事业的发展提供最优质的科研档案信息服务。

（六）科研档案管理与利用过程中应注意把握的问题。一是涉及知识产权问题。首先要遵守《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国著作权法》、《反不正当竞争法》等知识产权保护的法规，其次是科研档案在编研和数字化过程中都可能涉及到知识产权保护，在管理和利用受知识产权保护的科研档案时，应尊重著作权人的知识产权，取得著作权人的授权许可，避免侵犯其权利。二是关系到保密工作。由于高校科研档案产生了大量的涉密研究成果，科研档案管理人员和档案管理人员要学习相关保密法规，履行保密义务。该保密的不能内外不分，不该保密的不能借故保密影响利用，只有这样,科研人员才愿意将科研材料归档。

总之，高校的科研档案工作是高校科研工作和档案管理工作中的重要组成部分，新升本科高校科学规范地加强科研档案管理尤其重要，对提高高校科研水平和促进科研档案信息资源的利用具有十分重要的意义。随着27号令的贯彻落实，高校科研档案管理水平的提高，必将进一步有效地促进高校科研工作的发展和高校综合实力的提升。

[1]李怡林.提高高校科技档案利用水平推动档案工作迈上新台阶，「J」中国管理信息化.2011（17）.

[2]王晓玲.高校科研档案管理的现实思考，「J」档案管理. 2012（2）.

[3]孔又专．高校科研档案管理工作研究[J]．华商。2008，（20)．

[4]辛年香．高校科技档案如何为科研服务[J]．科技信息, 2008，（12)．

Rise the undergraduate course colleges and universities new scientific research archives management present situation and the countermeasures

LIN Hua，LI Hua
（Shandong institute of agricultural engineering,Jinan Shandong 250100）

at present, rise the undergraduate course colleges and universities and scientific research of a new rapid development, as an important part of college scientific research management of scientific research files management, more and more to keep pace with the needs of the development of scientific research work, the standardized management of scientific research archives need to be improved. Rise the undergraduate course colleges and universities this paper analyzes the new problems of scientific research files management, rise the undergraduate course colleges and universities is put forward to strengthen the new scientific research archives management of the specific countermeasures, in order to better promote university scientific research archives management level of ascension.

colleges and universities; Scientific research files management; countermeasures

G642.0

A

2095-7327（2016）-03-0180-04

林华（1965-），女，福建霞浦人，山东农业工程学院科研处副研究馆员，研究方向：档案管理。

林军