技术档案管理中存在的问题及建议

2016-04-08刘冠麟山东水务发展集团有限公司山东济南250013

山东水利 2016年2期

关键词：人员素质

刘冠麟（山东水务发展集团有限公司，山东济南250013）

技术档案管理中存在的问题及建议

刘冠麟
（山东水务发展集团有限公司，山东济南250013）

【摘要】分析了技术档案管理中存在的制度不到位，档案存放条件差等问题及原因，提出了有针对性地解决方案和建议。

【关键词】技术档案；管理设施；人员素质

技术档案是一种信息资源载体，是各单位生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性资料，同时也是单位的无形资产，他在一定程度上反映了单位的发展沿革,为领导决策提供可参考的历史数据。如何有效科学地管理技术档案，使之发挥应有的作用，是目前需要解决的一个较为突出的问题。

1　技术档案管理中存在的问题

1.1思想上不重视

各单位每年的工作重点基本未将技术档案管理工作列入其中,其主要原因是各级人员从思想上对此项工作的重要性认识不足。单位各部门往往把重点放在领导强调的工作上,主要精力放在紧急事项、经营创收等方面，技术档案管理则被认为属于常规性的工作而从不重视，从主观上放松了加强技术档案的管理意识。

1.2制度执行不到位

有些单位虽然制定了档案管理制度和相关规定，但缺乏执行落实和监督力度，造成制度形同虚设。也有些制度虽然制定但缺乏可操作性，与实际情况脱节，没有及时反馈修改，致使制度无法执行。

1.3管理人员素质有待提高

多数技术档案管理人员没有经过专业培训就上岗工作，对技术档案管理工作缺乏足够的专业知识和科学的管理方法，致使工作能力薄弱、管理水平不高、管理手段落后等现象的发生。有些管理人员还兼有其他数项工作，对技术档案管理投入的精力明显不足，应付了事；有些人员还错误地认为此项工作没什么技术含量，从事此项工作会影响自己的发展前途，严重影响了工作质量和管理水平。

1.4搜集资料不重视

搜集资料是建立技术档案至关重要的前期环节，在档案的收集阶段有些单位一般没有提出较为详细的规定要求，档案收集意识得不到强化，造成从技术档案建立的源头就已经疏于管理，使得日后建档的技术资料不够完整，甚至有些资料不真实，严重不符合档案管理达标规定。

1.5履行职责不到位

各部门在项目完成后，不及时将技术档案资料整理齐全移交档案室，为今后查阅方便，而不执行管理规定，使得技术档案资料在各部门长期留置；此外，档案室也未按照要求定期督促、收集技术档案资料，这种管理职责履行不到位的现象，造成了技术档案建档不及时、不完整。

1.6档案存放条件差

如上所述，留置在各部门的技术档案资料，好的情况下部门安排兼职人员进行分类管理，多数部门则是堆放在各项目人员的书橱里，与其他资料混放在一起，根本谈不上分类检索，也没有防虫、防尘、温湿度达标等措施，严重不符合技术档案存放条件。

1.7安全性难保障

技术档案大都涉及单位机密，如果没有统一管理，任凭部门人员个人处置，对技术档案的安全意识没有足够的认识，容易造成丢失现象，一旦丢失就有可能泄密。因此，技术档案不仅要统一在档案室管理，而且还要有安全保密措施。

1.8电子文件归档未重视

随着计算机的普及,电子文件几乎覆盖了全部技术档案,但在实际工作中,电子文件的归档还是有被忽视的现象发生。

2　建议对策

2.1领导加强重视

技术档案管理工作离不开各级领导的大力支持，单位主要领导的关注和强调是最关键的。档案室应主动向领导汇报档案管理工作情况，强调档案管理工作的重要性和必要性，把技术档案的管理工作上升到如何能适应单位发展需求密切相结合的高度上来，最大限度地争取领导的重视与协调。同时还要利用各种适当的形式，加大对技术档案管理工作的重要性和必要性的宣传力度，对增强各级人员从思想上重视技术档案的管理意识起到良好的促进效果。

2.2健全有效可行的管理制度

档案管理制度是技术档案管理工作的办事程序和工作准则，建立健全科学的、合理的、易操作和先进的档案管理制度是做好技术档案管理工作的首要条件。制度应考虑本单位和各部门的实际情况，结合实际工作的特点以及单位发展的需要进行制定。制度要简明、可操作，实用性、规范性和指导性要强，使技术档案管理工作真正有据可依、有法可行。

2.3加强制度的执行力和监督力度

保证制度有效执行的前提，还需要做好制度的宣传、解释和交底培训工作，使工作人员对制度有较全面的了解，从而增强对档案管理工作重要性的认识和自身的责任意识，从主观上能积极主动执行制度。制度执行的同时还要明确监督职责，跟踪监督工作落实很重要。采用日常督查和专项检查等方式随时掌握制度执行情况，及时发现和解决问题，使制度的落实都有明确的责任部门，对违反制度的现象严肃追究，避免监督检查在制度运转环节上出现被动、滞后、乏力的情况。2.4提高档案管理人员素质

技术档案管理工作其专业性较高，对从事此项工作的人员一是要有高度的责任心和职业道德；二是要有必备的专业知识和岗位技能。技术档案管理人员还要养成不断学习，及时更新管理知识的好习惯。不断地丰富专业知识，优化知识结构，要树立利用与新时期相适应的管理手段提高管理水平的先进理念，推动技术档案管理工作不断完善和改进。

2.5配置必备的档案管理设施

要充分考虑档案存放的环境条件，以确保档案的完整性、安全性，防火、防盗、防尘、温湿度、通风等设施要配备齐全。严格按照档案室达标的要求配置密集架存放资料，以达到节省存放空间、提高存放效率的目的。

2.6形成常态管理的工作习惯

规范化、科学化的档案管理，是每个单位必须做好的一项基础性工作。建立一套适应本单位业务特点、体现规范化、科学管理水平的档案管理工作流程体系，养成良好的工作习惯和日常安全保密管理意识，从档案形成的源头开始抓起，积极主动地收集原始信息记录资料，使技术档案资料真实可靠。

2.7健全电子文件的归档工作

电子文件的归档工作与文本资料的归档同样重要，利用现代计算机办公软件健全电子文件的管理工作，当前至关重要，他将为今后备查、修改方案等提供有效快捷的依据，降低成本、提高效率是其较突出的优势。