与提供档案利用密切相关的理论性与方针政策性问题

周颖奇

摘 要：与提供利用工作密切相关的理论问题和方针政策性问题主要有三个，即社会利用需求、提供利用与保密。这二个问题之间又有某种程度的联系。

关键词：档案；利用；理论性；方针政策性

1 社会利用需求

1.社会利用需求与提供利用工作的关系

档案的社会利用需求与档案的提供利用处在一种互相依存的总体关系之中。这种关系与经济生活中“生产与消费”、“供给与需求”之间的关系具有同样的性质。从理论角度看，是先有消费的需求，才有相应的生产活动及供给；但从现实角度看，又往往是只有有了生产活动及相应的产品供应，消费需求才能实现，才能得以满足。所以从宏观上看，生产应以消费需求为先导、为动力。这也是当今世界各国经济以市场经济为基本经济模式的根本原因。因为市场本质上意味着需求。档案的提供利用也是一样，它必须以社会利用需求为导向，切实认识和把握社会的利用语求。所以，从总体上看，档案的提供利用基本上是被动的，是应答式的。但正象经济生活中生产与供给往往又刺激、诱导消费需求一样，档案的提供利用有时在一定限度内，又可以具有主动性和先导性。这实质上是档案编研工作之所以能够存在，以及档案界往往倡导“主动参与社会生活”的客观原因所在。所以，档案部门不能从绝对意义上机械、静止地看待社会利用需求问题，仅仅坐等利用者上门求供，而应该在主动提供利用上有所作为。

2.社会利用需求的基本属性与类型

档案社会利用需求的类型从不同角度可有不同的认识。仅一般可分为“现实性需求”和“精神文化性需求”两大类型。或说档案的两种基本作用正是社会这两种利用需求的表现形态。因为社会生活中的所謂作用均是相对于人们的需求而言的。现实性需求是指为解决现实工作或生活中的具体问题而产生的利用需求；精神文化性需求是指纯精神文化方面的需求。这两种需求有一个在时间上前后相继的客观规律。即人们对产生时间较晚的档案以现实性需求为主，对产生时间较早的档案以精神文化性需求为主。或者说对同一档案而言，人们先对其产生现实性需求，后对其产生精神文化性需求。而且现实性需求在时间上是有限的，而精神文化性需求在时间上是无限的，这与人类社会“先物质（现实）后精神”、“物质有限，精神无限”的一般规律是一致的。这也是人们对许多重要的档案要永久保存、许多国家规定某一时间之前的档案不允许销毁的原因所在。档案部门应根据社会利用需求的这种客观规律与特点，来设计、规划、把握自己提供利用工作的重点与方向。

3.社会利用需求随社会的发展而发展变化

社会对档案的利用需求并不是在任何时间上都一样的。它随社会的发展而发展变化，因社会时代状况的不同而表现出不同的状态与特点。这是一个一般的规律。

4.社会利用需求受档案工作水平的影响相制约

这也是一个一般的规律。即社会对档案的利用需求在相当大的程度上受档案工作水平，尤其是提供利用工作水平的影响和制约。高水平、高质量、令利用者满意的档案工作和利用服务工作；会刺激、增强社会对档案的利用需求。反之则会弱化、降低社会的利用需求。这就要求档案部门要做好自己的工作，提高服务水平，以满足并促进社会的利用需求，将消极的不利影响减至最低程度。

2 提供利用与保密

这一问题的实质是利用与保密的关系问题。这是提供利用工作中最关键、也是处理把握难度最大的一个问题。这一问题既有理论性又有方针政策性。保密是一种普遍存在的社会现象。它是指对某些信息的传播范围和传播对象必须进行限制和控制的行为、措施，如不实施这种控制与限制，就有可能对信息的形成者或某一方的利益造成损害，使某些工作活动失去公正性与平等性，无法正常地进行下去。在许多人的头脑中有一种不正确或说不完全正确的保密认识，即认为机密与保密是阶级斗争的产物，只存在于敌对的双方之间，随着阶级、阶级斗争的消亡，机密和保密问题在总体上将会消亡，失去意义。这种观点其实是片面的，或说是幼稚的。机密和保密是人类社会中的一种永恒现象。只要有人类社会存在，只要人与人之间要处在一种相互关系中，机密与保密就会存在，就会有意义。只不过在不同社会背景和社会条件下，其内容及程度有所不同而已。人们只要想一下个人隐私问题，只要想一下考试卷在考试前的保密问题，只要想一下自己总有一些事情不愿意让别人或某些人知晓这样一些普遍的社会现象，就会明白这一道理。而档案是社会生活的原始记录，其中包含着大量内容复杂保密要求有所不同的机密是一件理所当然的事情。因此，档案在提供利用中要体现保密原则，要实施某些保密措施也是一件理所当然的事精。

1.机密与保密的相对性与变化性

机密与保密现象对于人类社会来说虽具有永恒的绝对意义（与人类社会永远并存），但具体的机密与保密却是相对的、变化的。这种相对性与变化性主要体现在四个方面（或说层次）：第一，确立机密的标准是相对的，没有绝对的客观标准。这就是说。什么档案文件应确定为机密，应对其实施保密，只能从相对的意义上去寻找标准，即要看其如果不实施保密，是否会对其形成主体或某一方造成利益损害.是否会使某些工作活动失去公正性与平等性，无法正常合理地进行。如果不予保密不会出现上述不良后果，则不应将其确定为机密；第二，已确定为机密的档案文件，在保密应限制、控制的空间范围上是相对的。没有不让任何人知晓的绝对意义上的机密。因此，对已确定为机密的档案文件应进一步明确划定其保密范围与对象；第三，机密在时间上是有限度的，或说是会随时间的延续而发生变化。这种变化的规律是机密性随时间的延长而减弱，即机密性与其存在的时间长度成反比。这也就是人们常说的“没有永久的机密”的道理所在；第四，机密总量及保密的总体状况、程度随社会的变化而变化。各档案部门应依据这一基本规律去具体确定机密范围和保密工作的内容，并不断对其进行调整。

2.准确划定机密与保密界线

这是处理把握利用与保密问题最基本、最重要的原则与措施。也是在实践中处理好二者矛盾关系的关键所在。因为对于任何一个档案机构而言，无论在任何一个时空点上，其档案中总是只有一部分是机密，一部分不是机密。这就需要在实践上准确划清密与非密的界线，并进一步划定保密档案的控制、限制范围与界线，确立具体的保密方法、程序，使保密和提供利用可以“各行其道”，“相安无事”。划定界线范围的具体方法必须精确、具体，具有可操作性和可辨认性，其划定结果必须清楚明白，不能有含糊、模糊的现象。

3.划密及保密工作应制度化、规范化

这是在实践中处理好提供利用与保密关系问题的组织措施。就是将具体的划密和保密工作的做法、程序等形成制度，并对其实质性工作内容予以规范化，确立尽可能统一规范的工作标准和依据，使其有章可寻、少出差错。

参考文献

[1]王莹.档案利用的合理性与档案利用优化性研究[J].赤子，2015（09）.

[2]王修兵.社会转型期我国档案利用理论与现行文件利用服务中心若干问题研究[J].安徽大学，2007（03）.