信息化环境下的高校档案管理问题以及应对方法

丁春龙

摘 要：伴随着信息化时代的到来，各种各样的信息越来越公开透明，在为大众提供方便的同时，也会带来一些安全方面的问题。高校是人员容纳数量较多的场所，因此档案管理是一个很重要的问题。本文将从高校档案管理的现状出发，分析其中存在的问题，进而提高高效档案管理的水平，保证档案信息的安全。

关键词：信息化环境；高校档案管理；应对方法

档案管理在我们的生活中起着非常重要的作用，影响着我们的生活、工作和进修学习。它是一个很重要的信息资源系统，在高校中被统一领导，统一安排和监管。目前，我国的高校档案管理还存在一定的问题，在系统中存在许多漏洞。因此建立完善的高效管理系统，提高档案从业人员水平，显的尤为重要。

1 信息化环境对高效档案管理造成的影响

1.1 对档案管理安全造成一定的威胁

信息化时代，每个人的全部信息都处于阳光暴晒之下。虽然档案管理相对安全，限制较多，但相对之前安全性还是有所降低。每年，出现档案问题的学生成千上万，对学生的生活和学习造成了一定的困扰。现在档案管理点，都有专业化的信息管理系统，但是安全性设置上还不算太高，在加上人为因素的影响，造成安全问题上的缺失。只要知道一个学生的姓名和其他一些信息，他人也可以进行代领或查询，带来一定的方便的同时，也造成一定的威胁[1]。

1.2 造成了高校档案的信息公开

信息化公开，是这个时代对信息领域的要求，每个行业都不例外。例如政府实行的信息阳光工程，就是为了实现政府行政信息的透明和实时发布，实现外部监管和后期工作的顺利实施。信息公开，有利于高校政务工作的开展，提高工作效率。学生在网站上就能获得学校发布的即时信息，了解学校的最新动态，提高信息传播的速度，便于学生生活、学习的开展。档案管理就是高校信息公开中的一部分，在信息公开中也起着一定的作用。档案部门是学生档案信息的集散地，同时也保留着学校许多各方面的文史、科研、管理资料，为学校其他的职能部门提供帮助，在学校管理中是重要的一个组成环节。在信息公开大背景下，档案部门也进行了一定的开放，为社会各个层面进行服务，同时也丰富了信息原材料[2]。

2 高校在信息管理中存在的问题

2.1 存档设备落后，手段滞后

目前，档案管理采用的都是人工管理。有一定的档案存放场所和一定的管理模式和手段。但随着大学生的增多，学校的规模和人数达到了空前的高度，在加上信息公开增加了查询和利用的次数，造成了档案管理工作中的难度。而且，有些档案室是跟随着学校共同建立起来的，面积小，设施老，还采用过去落后的管理方式，分类不到位，存在错放漏放乱放的特点，增加在查找过程中的复杂性。在一定程度上降低了管理水平和工作效率。

2.2 档案人员专业素质不高

档案部门是随着高校建立成长起来的，当初进行招募时，对档案从业人员的要求不高，于是导致了现在的档案人员整体素质偏低，服务意识不高。大部分工作人员仍处于被动的工作状态，不懂得积极主动的进行业务提升和方法改造。在加上自身专业知识储备的陈旧性，跟不上高校档案管理的快速发展，水平上有所欠缺。并且存在服务意识淡薄、服务不好的相关问题，这些都需要加以改进。目前，高校的档案管理专业性要求较高，档案人员除了业务跟不上，也不太熟悉学校相关的运行程序，导致档案工作并未发挥大的作用。

2.3 解决“保密”与“公开”方面的矛盾

这个是信息化时代对档案管理水平的要求。这个要视情况而定。在解决保密问题和公开的情况上，要根据材料使用的地方和适用对象而定。对于要严格保密的材料，一定要加强安全防护，提高保密性；对于可以适当共享的材料，可以放宽限制，提高它的公开性和利用率。档案管理人员要摈弃传统的档案管理方式，更新理念，正确认识信息开放这一产物，做到与时代相呼应，在档案馆中做到有分寸，正确开放，适时开放、部分开放。

2.4 信息化系统利用不到位

信息化时代，给人们带来了便捷，提供了方便。传统的档案管理需要人为的进行控制，在加上查询分类要浪费大量的人力、物力和时间。查档案时，需要亲自去进行业务办理，如果遇到档案未到，就相当于白跑一趟。如果有相应的管理系统，进去输入个人信息就可以知道档案是否已存在档案室，就可以减少在这方面时间的花费，提高办理业务的能力。目前，我们许多地区的档案管理已经实现了网上查询，但还存在档案归档时间的不能及时显示和档案中途的归置未知这方面的不足。但高校与之相比还存在一定的差距，有教学系统内部的档案查询，但是对外公开系统没有到位，某些学校学生不能在学校网站进行到档查询。

3 高校档案管理策略

3.1 加大资金投入，完善设备

高校档案管理也要跟上时代的发展步伐。高校档案管理存在经费不足的问题，这个需要学校自己做好全面成本预算，加大对档案管理的资金分配。通过加大资金投入，对档案管理工作室进行修缮，完善设备，对里面的用具进行全面更新。同时学校要引进先进的档案管理方法，借鉴其他优秀的经验，在自己已有的管理方法上进行扬长避短，摈弃落后的技术手段，提高档案的信息化管理。

3.2 提高档案人员的专业素质

一方面，学校要加强对档案工作人员的培养。可以邀请档案管理这方面的专家多对工作人员进行实地培训，提高档案人员的专业素质和业务水平。同时也可以选择表现优秀的人员到别的高校进行实地学习，交流经验，把好的部分应用于现有的档案管理工作中来。

另一方面，档案馆人员自身也要有一定的意识，提高对培养自己业务水平能力的重视。在日常生活中，自己可以去多听一下这方面的讲座，利用网络及时对自己的知识体系进行更新。对于新的管理方法要及时的进行尝试，在摸索中建立适合自己部门的一套管理方法。同时也要了解学校的相关工作流程，与其他部门进行工作上的衔接。

3.3 转变观念，正确认识信息公开与档案管理的关系

对于信息公开和档案管理的矛盾，其实是由于认识不到位导致的。首先在档案工作中，要转变观念，正确认识信息公開。档案管理是一个保密性比较强的工作，但是它的工作目的是为了给人们的生活、工作带来一定的便利。单纯的保密，守着档案材料，不发挥其用处，是不正确的工作方式。在加上信息化时代的要求，对发挥档案管理的用处提供了契机。当然，这也是有一定的工作原则的，并不是所有的档案材料都可以应用，而是要根据情况来确定。具体问题，具体分析。

3.4 发挥信息技术的优势

信息化时代，为所有的信息插上腾飞的翅膀，可以把信息输送到世界各地。利用信息化优势，通过网络，建立一个完整的档案管理网络，方便各方面工作，是一件非常有价值有意义的研究项目。目前，我国高校这方面还存在一定的欠缺，对档案管理还存在一定的局限，并没有完全实现档案管理信息化，在一定程度上不利于档案管理工作水平的提高和信息技术的利用。

3.5 做好档案的分类、归档

目前，在高校档案管理工作中，还存在分类布局不合理，归档不到位，期间也出现了一定的差错，对学生、教学等产生了一定的影响。做好档案的分类、归档，是档案管理工作的基础，有利于提高档案工作的效率，缩短档案查找的时间。

4 结语

做好档案管理工作，是学校管理的重要部分。在信息化时代，要充分利用数字优势，实现档案管理工作水平的大提升。

参考文献

[1]罗京.四川师范大学成都学院档案管理系统的设计与研究[J].软件工程，2014（7）：101-102.

[2]范蕾.高效信息公开坏境下档案管理存在的问题和应对之策[J].信息技术，2013（11）：41-43.

[3]邓皓轩.高效体育档案工作的现状与对策研究[J].体育管理，2012（1）：58-60.