试论办公自动化环境下医院档案管理

欧阳丽娜　龚燕

摘 要：本文就我国当前医院办公自动化档案管理中的问题进行研究，并对医院档案管理工作的特点进行了详细的分析，提出了相应的解决方法。

关键词：医院档案管理；办公自动化；问题；方法

相对于传统的医院档案管理而言，办公自动化给医院的档案管理工作带来了巨大的挑战，将办公自动化应用到医院的档案管理工作中，将会提高医院档案管理的效率，对于完善医院档案管理也具有重大的作用。

1 办公自动化环境

办公自动化就是一种计算机网络技术，它应用计算机技术进行科学、有效地处理。办公自动化能够实现医院档案信息的自动发送、传输、接收以及储存等，这样在一定程度上能够提高医院对档案信息的管理质量，这种管理方式能够实现借助计算机技术以及对媒体技术进行多项交流的管理模式。

2 办公自动化环境下的医院档案管理工作特点

2.1 档案管理的一体化

随着医院档案管理的不断发展，传动的档案管理方法已经不能满足现在发展的需求，所以必须对医院的档案管理进行改革，要在方法、制度以及观念上改变传统落后的状态，实现医院档案信息的办公自动化管理，这样在一定程度上能够满足档案管理过程中出现的新问题。所以医院应当加强档案管理的一体化，办公自动化的快速发展与医院档案信息的有效结合，必然能够提高医院档案管理的效率，这样就能够实现档案管理的一体化。

2.2 医院部门之间的共同协作

传统的的档案管理工作在医院中是一个独立的部分，而在办公自动化环境下，医院档案的管理工作是以文件为单位的，处理好直接存档。所以办公自动化在医院档案管理中的应用必须要求档案管理部分以及技术部门共同合作，只有这样才能真正发挥办公自动化在档案管理中的作用。

2.3 规范化、标准化的档案归档

医院的档案归纳可以分为两个部分，分别是电子档案和纸质档案。医院可以有效利用计算机网络技术实现档案的信息化管理，建立高标准、高性能的管理系统，对于提高医院档案管理水平具有重要作用。但是利用计算机技术对档案进行管理时，应当注意归档的各个环节，要按照一定的规章制度行事，只有这样才能应用计算机技术实现档案归档的标准化、规范化，发挥信息化技术的整体作用。

3 办公自动化环境下医院档案管理存在的问题

3.1 档案管理缺乏标准

医院的档案管理实行办公自动化，虽然能够使档案管理工作方便、快捷，但是也带来了许多问题，办公自动化对档案的存档是以文件的形式归档的，所以并没有最原始的底稿。在医院的正常工作中，打印机的打印材料、复印件作底稿归档以及传真机接收的文件等材料作为存档的材料随处可见，所以医院档案信息的存档并没有严格的标准。这种现象严重制约了医院档案管理的发展，为了实现办公自动化给医院档案管理的快捷检索作用，必须建立统一的档案管理标准。

3.2 办公自动化系统水平低

目前，我国办公自动化系统发展水平较低，所以在医院档案管理中的应用水平也有限，其主要原因是我国在办公自动化上的投资较少，这样严重制约了办公自动化系统整体水平的提高。在实际软件的开发中，开发商的水平各不相同，缺乏相应的经验，再加上开发队伍模式不合理，这样必然会导致软件开发程度较低，制约软件开发的发展，从而造成了办公自动化水平低下。

3.3 档案管理人员业务素质不强

在传统的档案管理中对管理人员的个人业务素质要求较低，但随着办公自动化在医院档案管理中的应用，这就要求档案管理人员必须具有较高的业务素质。所以医院应当加强对档案管理人员业务素质的培训，提高管理人员的个人能力，使管理人员能够准确应用现代化的档案设备，进而提高医院档案管理的质量，发挥现代化档案管理设备的作用。医院的档案管理人员不仅要熟悉档案管理的专业知识，同时还应当掌握电子计算机等先进设备的应用，这是对档案管理人员业务素质最基本的要求。

3.4 存储文件的安全隐患

医院档案管理中存在安全问题，所以医院应当加强网络知识的普及，加强防盗密技术的应用，从而保护医院档案信息资料的安全。由于电子文件没有固定的形式，也没有特殊的字迹，所以比较容易修改，这样就会损害档案信息，与纸质档案相比较这是电子档案的弱点，所以医院应当加强档案信息防泄漏工作，保证储存文字、图片、图形、数据等资料的安全，这也是医院档案管理工作中的重要内容。

4 办公自动化环境下医院档案管理的有效对策

4.1 制定档案管理标准

医院应当对档案信息的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索以及利用等流程制定相应的规章制度，制定相应的管理标准，这样才有利于医院档案信息的管理。对于医院档案信息的管理应当将管理标准与档案的实际情况下结合，对档案材料的办理手续一定要严格把关，这样才能确保档案材料的真实性、准确性、完整性，才能保证档案信息的价值。但是医院也要对相应的管理标准进行修改和改善，只有这样才能适应医院档案管理的要求，这也是办公自动化在医院档案管理中必须进行的内容。

4.2 构建档案管理子系统

在实行办公自动化的档案管理过程中，医院应当大力发展档案管理子系统，这样有利于保障公文生成和归档机制的发展。档案子系统的开发应用，在一定程度上能够降低对档案管理系统的资金投入，降低综合应用成本，同时也能够提高系统的适应性，这为医院档案管理工作的顺利进行提供有效的依据。

4.3 建立人才培养机制

随着医疗事业的不断发展，医院档案管理工作越来越困难，医院档案的数量不断增加，信息不断丰富，管理形式各种各样，管理方法也比较复杂，为了能够保证医院档案管理的科学性、规范性、标准性，必须加强相关人员的培养，建立相应的人才培养机制。医院建立相应的人才培养机制，在一定程度上能够提高档案管理人员的个人素质，能够提高管理人员对专业知识的学习，再加上制定的考核制度，就能够保证医院档案管理工作的质量。

4.4 加强网络安全

网络技术在医院档案管理中的应用，在一定程度上能够保证储存资料的完整性、可靠性、安全性、高效性，但是仍然需要加强网络安全保护，其主要目的就是为了保证医院档案资料的安全性，这也是医院档案管理工作中的重要内容。所以医院可以通过防火墙、数据加密以及数据恢复等技术保护档案信息资料，防止泄露，这也是为了保护患者的隐私不受侵犯。医院采用办公自动化技术进行档案管理工作，必然会存在安全问题，只要采取有效的措施保证档案信息的安全性，办公自动化在医院档案管理中的应用是值得推广的。

5 结语

综上所述，医院的档案管理工作将会朝着办公自动化趋势发展，医院应当根据办公自动化档案管理所存在的问题进行具体分析，提出相应的解决措施，充分利用医院的资源，促进医院全面发展。

参考文献

[1]白蕾. 办公自动化条件下档案工作的特点[J]. 广播电视信息，2011，10：52-55.

[2]孙涛，陈小琤. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 中国病案，2014，01：51-53.

[3]刘英霞，贾丽娜. 探讨医院档案信息化的管理[J]. 中国病案，2012，02：68-69.

作者简介

欧阳丽娜，湖北省黄冈市罗田县万密斋医院，本科。

龚燕，湖北省黄冈市罗田县万密斋医院，大专。