事业单位档案管理创新探讨

杨桂湘

摘 要：随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已不适应当今社会的发展需求。传统的档案管理模式已改变为信息化管理模式。信息化管理模式带来的是信息安全性问题，档案管理工作者应充分利用新的技术及方法进行有效改善信息化管理带来的问题。本文主要对事业单位的档案管理优势及思路进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：事业单位；档案管理；创新管理

在社会主义市场体制下，事业单位在不断完善自身管理模式的过程中，需要针对档案管理实现完善的信息化建设，以打破传统人工管理下管理效率低的弊端，提高事业单位档案的利用率。任何一个行业在经营管理过程中都会存在大量的档案资料，这些资料作为是事业单位在发展过程中衍生的证据及内容，对单位的未来发展具有重要的借鉴作用。因此，打破传统人工管理模式，通过创新优化档案管理信息化，保持一种全面开放的思维，创造性地开展档案工作，为社会发展需求提供更高效的服务。

1 事业单位档案管理创新思路的原则

（一）档案管理合法性、真实性原则

对于事业单位而言，其所储存的档案都具备一定的权威性。其档案在一定职能范围内会对某个事件起到决定性影响，对此，档案的真实性是事业单位档案管理创新思路的首要原则，如果真实性受到影响，那么档案管理的意义便不复存在。在传统的纸质档案管理中，需要相关领导人或者单位进行相应的签字或者盖章，其较为容易识别档案的合法性和真实性。但是在使用档案信息化管理模式之后，其因为电子档案较为容易修改和复制的特点，造成电子档案的真实性和合法性受到一定的不确定性。

（二）档案管理安全性原则

对于新时代的档案管理，其管理过程中的安全性主要体现在档案的传输使用过程以及储存过程中。在传输、使用的过程中，信息化档案管理更加便于传输、共享，但是在共享的过程中，档案的信息安全性也会受到一定的影响，信息化档案能够借助网络实现随时、远程传输。但是，这也埋下安全隐患伏笔。在传输过程中，极有可能在信息化档案内发生篡改、窃取和伪造的可能。尤其是事业单位，其普遍使用的都是高度保密的档案，如果被篡改、窃取和伪造，都会造成严重的影响；对于传统的纸质档案而言，信息化档案的储存能够保障档案储存时间更长。但是，在长时间的储存信息化档案的过程中，会因为一系列的因素而受到影响和制约，例如计算机软件或硬件的使用寿命、平台和电子档案信息之间的一致性等。这些都需要管理人员改善管理模式，加强管理质量，如果管理模式、管理质量出现问题，则极有可能造成信息化档案档案造成一定的损坏，从而影响档案使用质量。

2 信息化档案管理对于事业单位的优势

（一）提高信息化档案的使用效率

传统的档案管理模式，在搜索档案时需要相关工作人员在案卷或目录中进行手动的查找，其查找效率非常低，也极容易出现错误。在信息化档案管理普及之后，搜索档案的工作不在是寻找纸质的卷宗，而是输入档案代码，便能够直接的寻找到想要使用的档案。这样的档案管理，不仅能够极大程度的提升档案信息的查找效率，还能够极大程度的降低出现差错的可能性。

（二）提高信息化档案的便利性

随着人们生活的改变，人们对环境的保护意识也越来越高。无纸化的办公受到越来越多的关注，并在各个部门当中普及，事业单位更是如此。办公自动化程度越来越高，使得纸质档案信息和办公数字化办公之间有较大的矛盾冲突。在使用信息化档案之后，档案的信息可以以数字化、信息化的形式展现，直接应用于数字化办公，并且在档案共享与传递的过程中也不会造成任何影响。信息化档案管理，不仅能够有效的解决了传统纸质档案和办公数字化的冲突，还为档案使用者提供了极大的便利。

（三）提高信息化档案利用率

传统的纸质档案模式，使用者需要通过相关档案管理部门进行查找或者通过邮寄、传真，但这些都给使用者带来极大的不便利。但是信息化档案管理能够借助信息网络，及时的将档案信息传输于档案使用者手中，如此在很大程度上节省了人力和财力。除此之外，信息化档案管理能够实现档案信息的收集、整理和管理，并且可以在允许范围内，将档案信息共享给更多的使用者。

3 信息化档案管理在事业单位中的创新思路

（一）转变管理方式，创新管理服务

传统的档案管理知识单纯的管理性工作，随着信息化档案管理的普及，档案传递与使用只需要在瞬息之间便能完成。在这样的环境之下，事业单位需要针对新时代档案管理的优势，创新档案管理的服务类型。事业单位的档案管理工作者，需要转变以往的档案管理性质，将管理理念转变为服务理念，从而改善档案管理工作。例如，在信息化档案管理中，档案管理者可以给档案使用者提供更加丰富、完善的档案资料，将电子档案按照一定特点进行归类，从而提供更多相似档案给档案使用者。

（二）转变档案管理从被动转变为主动

传统的档案管理普遍都是枯燥、固定的纸质档案，随着信息化档案管理的普及，档案的形式从纸质档案变为了电子形式，想要提升档案管理的工作效率，满足档案使用者对档案管理的需求，档案管理必须要从以往的被动管理转变为主动形式的管理。例如，某些部门或某些单位需要事业单位档案管理工作者定时提供相应的信息资料，在档案更新之后，档案管理者便可以将更新的内容、信息主动的发送给相关的部门或单位，并将以往的信息进行及时的修改，从而保障信息的准确性、有效性。与此同时，在更改档案信息或更新档案信息的过程中，档案管理者给予档案使用者一定的提示。

（三）从实体档案转变为虚拟档案

信息化档案管理相对于传统纸质档案而言，其形式转变为电子模式。在信息化档案管理中，不需要大量的纸质材料作为档案的承载媒介，而是使用无纸需求的信息操作以及档案管理，这样的档案管理在环保的基础上，还能够随时对档案进行修改。电子档案的数据库更加全面，其功能更加强大、完善，档案数据的更新操作也更加便利、快捷，查询也更加准确、快捷。

（四）总结

综上所述，随着信息化社会的快速发展，其各个行业的电子档案也会随之增多。在事业单位中，档案的安全性更为重要，发展速度更快。对此，档案管理的安全性尤为重要。事业单位的成长以及国家建设当中的核心任务便是全面、有效的实现信息化档案管理。这对于相关工作人员而言，需要正确的认识到档案信息化管理客观方面存在的问题和优势，并且积极主动的使用行之有效的改善措施，使事业单位档案管理更加科学、合理，助于国家成长。

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