浅谈档案管理的电子化

李艳正

摘 要：随着社会的不断发展与进步，我国与世界的联系越来越紧密，作为一名档案管理工作者，只有不断学习新知识，才能跟随时代发展的步伐。在当下的信息时代，应加强档案的电子化管理，以实现电子档案信息最大限度的被利用。本文分析了当前档案管理存在的问题，并提出了解决对策，以资参考。

关键词：档案管理；现代化管理；与时俱进

1 当前档案管理上存在的问题

1.重视程度不够，保护意识不强。

一直以来档案管理大都是以纸质为主，纸质档案管理的弊端就是占用空间大，浪费资源，并且由于保存期间查阅资料等原因易破损、受污，从而影响档案使用价值。再是档案管理意识薄弱，对档案工作的重视不够，有时借出去的文件没有及时回收，造成了档案管理的不完整性。

2.现代化管理的意识不足。

很多档案管理工作者受到长期的传统档案管理思想的影响，一时之间无法接受新方法，新技术，不能接受现代化管理方式，总认为以前的管理方式安全踏实，能看得见，摸得着，所以以消极的心态对待，使现代管理的新技术，新方法没有得到很好发挥，这样就满足不了当前社会日益发展的需要。

2 电子档案的优越性

1.有利于减轻工作人员的劳动强度

现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。

2.有利于遗漏文件的查漏补缺

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。

3.有利于文档的保密

在的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅专利申请不无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

4.有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于查阅和使用，但传统的文书立卷工作是由人来完成的，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

3 加强电子档案管理的“四个必须”

1.必须保证收集的电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

2.必须保证收集的电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

3.必须保证收集的电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

4.必须保证收集的电子档案的安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

4 保证电子档案安全的几个措施

1.将归档电子文件转储到光盘上。光盘存放的相对湿度应为40%～65%，温度宜控制在14℃～24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。保持良好的温度、湿度环境至关重要。规范排放和使用。在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。

2.定期复制。不管是光盘还是移动硬盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

3.分套存储。将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

4.建立电子档案利用审批制度。相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立电子档案利用管理制度，档案管理部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

5.规范档案利用方式。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

6.建立“双套制”模式。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

5 结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的，要从思想上认识到电子档案管理工作的任务重大，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，以实现高效的管理，达到电子档案信息最大限度的被利用。

参考文献

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