探索人事档案的信息化建设路径

王萍

摘 要：信息化的发展为企业的管理提供了更多的管理资源，特别是在企业的人事管理中，信息化的管理方式打破了传统刻板、僵化的管理模式，信息化的管理方式为现代企业的人事管理提供了更加优化的路径，有效的完成了资源共享，并使数据更加安全化。本文主要通过对以往人事档案管理的分析和研究，提出当代企业中人事档案信息化管理建设路径的优化。

关键词：人事档案；信息化建设；路径

人事档案管理是企业档案管理中的重要组成部分，关系着企业人员的配置和资源的优化，同时对企业员工个人的晋升情况也有很大的影响。所以企业人事档案管理路径的优化十分必要。信息技术的发展，为企业的人事档案管理提供了有效的途径。本文将从档案管理的软件、信息的数据化处理以及管理的公开性等方面进行探讨。希望可以为企业的人事档案信息化管理提供一些参考。

1 注重人事档案信息化管理中的资源整合方式

1.1 企业人事资源的整合方式

传统的人事档案管理中，主要的工作都是人工来进行，从档案的收集、整理到保存都是由档案管理人员手工完成，这种管理方式不仅浪费大量的人力、物力，同时存在不易保存，查阅困难等问题。利用现代化的信息技术进行人事档案管理，可以通过建立人事数据库的方式来实现资源共享，企业领导需要查看人事档案时，只需要通过登陆人事数据库就可以完成查阅工作，而不需要到人事部门进行纸质档案的翻阅，有效的提高了工作效率[1]。同时，人事档案的信息化管理保存更加方便，不但节省空间，也避免了纸质档案出现损坏，产生信息丢失的情况。人事档案信息化管理的基础是人事档案的资源建设。人事档案是对企业人员工作生活的真实记录，这就要求档案的资源中要能够真实的反映出员工个体在社会发展中的状况和表现。所以要想实现企业的人事档案信息化管理必须要加强人事资源的整合力度，采取正确的整合方式。首先，在整合资源的过程中要实行集中领导、分级管理制度。集中领导管理有利于管理工作的统一，使档案资源能够达到统一配置，防止出现工作混乱。同时分级管理方式能够将工作进行细化，使每个工作环节都能够得到有效的完成，各部门间各司其职、各负其责，防止出现问题时互相推诿，或者因为工作交叉出现资源浪费等现象。其次，注重人事档案的整理工作。人事档案的信息化整理不仅要对信息资源进行的录入和编写，还要对人事档案信息进行分析和研究，在此基础上进行整理，通过对人事档案资源的分析和研究能够对信息资源进行重新整合，提高人事档案的价值。

1.2 人事档案信息的适当公开性质

人事档案的信息化管理能够更好的实现资源共享，提高资源的利用率。但是这些都基于信息的有效录入和适度公开。在人事档案中包括员工的履历、个人基本资料、学历、学位、等级证书、政治背景、奖励材料以及处分材料等[2]。这些信息都是员工的真实情况，反映着员工的真实经历，同时也是企业招聘、任免和选拨人才的依据，所以对人事档案的录入必须要准确。人事档案的公开涉及到员工的隐私，所以在公开的过程中必须要符合相关的审核程序，建立严格的控权制度和追责制度，而且在档案公开前，必须要取得当事人的同意，同时要以不会对当事人以及相关利益人造成伤害为前提。此外，在档案公开的过程中，要严格控制公开权限和范围，严谨不相关的人员查阅人事档案信息。

2 人事档案信息化管理的路径

2.1 完善信息化人事档案管理系统

企业人事档案信息化管理需要有完善的信息化管理系统做依托，企业人事档案的信息化建设包括企业档案信息资源的收集、整理、检索、利用、统计等环节。每个企业的实际情况都不相同，所以企业在进行人事档案信息化管理过程中，要根据企业的实际需要选择合适的系统来进行管理，如果企业有充足的经济条件可以与软件开发公司联合，开发出为企业量身打造的档案管理系统。此外，还要对企业人事档案的数据库和管理软件进行定期的升级和病毒查杀，保证数据库和软件的快捷性和安全性。

2.2 健全信息化人事档案管理制度

健全的信息化人事档案管理制度是保证企业人事档案信息化管理有序进行的基本保障。目前我国对企业的档案管理已经出台了一些法律法规和管理标准。但是由于企业间存在差异，所以企业在实行人事档案信息管理中要结合企业的自身特点，根据企业的自身特点和国家的相关法律法规来制定企业的管理制度。

2.3 加强企业人事档案信息化管理人才队伍的建设

企业人事信息档案管理中的人才不仅要具有管理能力同时还要具有较强的操作能力。所以，在企业人事档案管理过程中，企业要注重培养档案管理人员的自动化操作能力，提高档案管理人员的电子文件应用和处理能力，使其能够熟练的应用管理软件[3]。此外，管理人员自身的素质对企业人事档案信息化管理工作也有很大的影响。所以企业要定期为档案管理人员开展业务方面的培训，并将国家的法律法规加入到培训内容中，提高档案管理人员的法律意识，使其能够在实际工作中做到按规操作、依法操作。从而提高人事档案管理工作的有效性。

3 结语

综上所述，信息化的发展为企业的人事档案管理带来了新的发展契机，在人事档案管理中采用信息化管理技术，能够提高人事档案管理的便捷性和安全性。但是在人事档案信息化的管理过程中，管理人员必须要重视人事资源的整合方式并注意人事档案的公开性控制。此外，优化企业人事档案的管理路径也是提高企业人事档案管理的有效手段，完善信息化人事档案管理系统、健全信息化人事档案管理制度、加强信息化人事档案管理人员队伍建设，为信息化人事档案管理建设提供更有利的条件。

参考文献

[1]刘小素.人事档案信息化管理初探[J].赤子，2015（11）：228-228，229.

[2]陈艳艳.国有企业人事档案信息化管理之我见[J].科学中国人，2015（11）：20-20.

[3]张金金.浅析人事档案信息化管理的策略[J].黑龙江史志，2015（14）：56.