探析教育档案管理存在的问题及解决措施

姜海龙

（四平市教育科学研究所，吉林四平 136000）

探析教育档案管理存在的问题及解决措施

姜海龙

（四平市教育科学研究所，吉林四平 136000）

随着电子信息化的不断发展，为了适应社会的发展和需要，电子档案也成为了新时代收集个人信息的新形式，由于电子档案传送比较方便，易保存，方便档案的转接，所以电子档案在教育行业就显得更加方便，但是由于学校对于教育的不重视、档案管理系统的不完善等各方面原因造成了教育档案的管理存在着很多问题。

教育档案管理；档案数字化；解决措施

教育档案在我国高等教育事业中占据着不可缺少的地位，因为教育档案不仅可以记录学生的教育信息，还记录了学生的在校表现情况，而且，随着电子计算机的不断发展，电子信息技术也在逐步渗透到各个领域，对于档案管理来说，是一个新的机遇，但是如何才能在信息数字化的新形势下做好教育档案的数字化管理上是一个需要解决的问题，下面笔者从个人角度简单谈一下对于现在教育档案管理的一些认识。

1 简析教育档案管理存在的一些问题

（1）教育档案管理系统的不完善。当下社会计算机行业飞速发展，各种系统如雨后春笋般纷纷呈现，可以说，只要有需要，与之相关的信息系统就可以很快被推出并应用于实际中，但是在运用相关系统的过程中，又逐渐有更好更完美的系统不断被研究出来，对于教育档案这种连续性比较强的档案来说，相关系统被更新，或者是在接受继续教育过程中，由于所使用的教育管理档案系统不同，可能造成以往信息被丢失，或者是由于以往信息录入不太完善而造成一些多余的麻烦。

（2）信息采集和信息录入人员的素质并不统一。档案采集是一个技术性、系统性的工作，由于档案采集人员的素质不同，录入结果也有很大的差别。譬如，在一些高校的教育档案管理上，学校没有专门的档案采集录入的部门，学校要求学生登录相关信息采集系统自己填写相关的个人信息和教育信息，由于对该方面技术的不了解，很容易造成信息填写错误或者信息填写不完善。当然，作为专业的信息录入人员也并没有认识到专业的精髓，学习到其中的精华，对于档案信息采集和录入，相关人员对其认识还仅仅停留在简单的打字输入上，并没有将计算机真正的运用到档案管理上。对于教育档案的管理具有连续性，但是由于教育档案的转接和信息采集人员的更换，很容易造成信息丢失或者是信息录入不完善。

（3）教育档案采集系统不尽相同，对于纸质版的档案管理认识不全。随着计算机技术的不断发展，教育档案管理系统也在不断更新，这在很大程度上给教育档案信息管理带来了很大的困难。在信息系统不断更新的状况下，纸质版的信息采集保留就给管理人员带来了可查找和考证的方向，但是现在的档案管理人员并不重视纸质版信息的保留，认为纸质版信息的保留查找不方便，而且会造成空间的占用。在学生接受继续教育的过程中，学生更换学校的同时，可能会因为学校所用信息录入系统的不同，需要重新录入自己的一些相关信息，或者是将以往的教育档案重新规整，对于学生以往教育档案的重新整理增加了一定的困难。

2 教育档案管理所应采取的工作措施

（1）教育档案管理应该要规范化、标准化。现在许多学校对于教育档案的管理还停留在传统的档案管理方法上，将学生的个人信息用纸质版文件的方式让学生自己填写，然后将学生的档案放在一个地方，没有分类整理学生的档案，而且学校对学生教育档案的保存也十分粗糙，对档案不进行分类和加密保存，导致学生的教育档案丢失，学生档案不完善，所以就要求学校对于学生教育档案管理要有一个规范化、标准化的要求，对学生的教育档案进行分类整理、加密保存。

随着信息化的不断发展，教育档案数字化也在慢慢普及，这就需要电子教育档案的管理也应该要趋于规范化，对于档案开发要遵循教育档案管理的特点和要求，教育档案采集系统的设计应该与之相对应、相适应，设计出一个实用性强、操作比较简捷的教育档案管理系统。因为在教育档案管理上，对于成人来说，教育档案是对于过去所接受教育的一个规整，对于还在接受教学的学生来说，它就是你在下一个学校继续接受教育必须要有的一个信息档案，所以，教育档案管理应该要采取规范化管理，这样不仅方便了教育档案的转接，对于以后教育档案的整理和更新也大大的减少了困难。早在 1979 年国务院颁发的《中华人民共和国标准化条例》中就明确指出标准化的重要性，标准化的管理是提高工作质量，提高工作效率，实现教育档案管理专业化的重要基础。所以，要实现教育档案管理的完善化，就要加强教育档案管理的基础工作，规范教育档案管理的模板和标准，加强文件管理的质量，严格打击低质量文件。对于学校来说，学校需要设计专门的档案管理机构，然后聘请专业的档案管理人员进行管理，对于教育档案管理人员来说，也要采取规范化的管理，制定相关专业的教育档案管理人员的标准，提高教育档案管理人员的业务素质和管理水平。对其相关人员进行专业化、标准化的培训，也要注重及时对他们进行知识结构的更新，使相关人员的信息知识与社会的发展相适应，做到管理标准化、规范化，使档案管理更加有序。

（2）设立教育档案管理部门，提高档案管理人员的素质建设。学校要想进一步完善教育档案管理建设，首先要设立一个学生教育档案管理的部门，专门管理学校所有的教育档案，建立一套完善的教育档案管理制度，由于学生的教育档案包含很多学生的个人信息，涉及到学生的个人隐私，所以学校对于学生教育档案的保存要有一定的保密性。一般情况下，学生的档案不可以私自外借，或者是随便供人查阅，如果是出于某种需要，需要查阅学生的个人教育档案，要有相关部门开具的证明，才可以被查阅，而且查阅的时候只能是在档案室进行查阅，不能带出档案室。对于档案管理者，学校也要重视对管理队伍的建设，提高档案管理人员的整体素质，从档案采集到档案的保存都要有一定的保密性和严谨性，每个人都要各司其职，做好自己的本职工作，认真仔细做好档案的分类管理，保留好学生的教育档案。随着信息化的飞速发展，对于学生教育档案的管理也越来越趋于数字化，很多高校也都采取网上信息采集的方式来对学生的教育信息进行采集，这就要求档案管理人员有一定的计算机基础，学会将学生的教育档案规整起来，而不是仅仅停留在信息录入上，有一个高素质的档案管理队伍对于档案管理会更加方便。

3 结语

随着我国信息化的不断发展，计算机技术的不断更新，教育档案的保存和管理也在趋于数字化，而教育档案的管理直接影响到我国教育事业的可持续发展，所以就需要教育部门加强对学校教育档案管理的监督，完善教育档案管理人员的素质，正确处理好传统纸质版的教育档案和电子档案的关系，做好从传统纸质版教育档案的保存到电子档案的转型，实现教育档案的信息化管理，对我国教育事业的发展起到促进作用。

［1］王茂林.加强学校档案管理工作，为教学提供服务［J］.科教文汇，2008，（6）.

［2］孙丽兰.学校人事档案管理工作的对策及思考［J］.学周刊，2011，（30）：93-93.

［3］梁彦芳.谈学校档案管理的现代化［J］.山西档案，2011，（s1）：89.

Exloration on Problems in Educational Archives Management and Solutions

JIANG Hai-long
（Siping City Education Science R esearch Institute，Siping，Jilin 136000，China）

With the continuous development of electronic information，in order to adapt to the social development and needs，electronic archives have become a new form of personal information collection in the new era.Because the electronic archives are easy to transfer and store，the electronic archives become more and more convenient in education.However，ignorance of school education and imperfect archives management system have caused a lot of problems in the educational archives management.

educational archives management；archives digitization；solutions

G647.24

A

2095-980X（2016）12-0126-01

2016- 10-20

姜海龙（1983-），男，吉林四平人，大学本科，助理馆员。