高校档案管理现存的问题及对策分析

商桂君

（赤峰学院　教务处，内蒙古　赤峰　024000）

高校档案管理现存的问题及对策分析

商桂君

（赤峰学院教务处，内蒙古赤峰024000）

近些年来，随着高校的发展，档案管理工作也逐渐受到重视，高校档案管理工作水平的提高能够促进高校的发展，尤其是在高校做出发展决策以及制定可持续发展战略的过程中，通过利用档案中的相关信息能够确保决策的科学性和准确性.另外，高校档案管理工作也体现出了为高校发展而服务的价值，通过结合高校的实际发展需求，采取科学的管理形式和管理手段，确保了高校的长远发展.

高校档案管理；问题；对策

近些年来，作者在对高校档案管理工作的调查中发现，高校档案管理中存在诸多的问题，例如，高校档案管理体制滞后、高校档案管理思想陈旧、高校档案管理手段老套等，不仅影响到高校档案管理的效率，更不利于高校的可持续发展，对此，必须采取有效的对策，切实有效地解决当前高校档案管理中存在的问题，本文主要对高校档案管理现存的问题以及对策进行分析.

1　当前高校档案管理中存在的问题分析

1.1高校档案管理体制滞后

实际上，档案管理工作的质量直接决定了高校的发展水平，因此，必须做好高校档案管理工作，结合高校档案管理的实际情况建立科学有效的管理体制，才能保证高校档案管理的顺利进行［1］.然而，就当前高校档案管理体制运行的情况来分析，档案管理体制滞后，缺乏有效的激励办法与制度，档案管理人员缺乏相应的创新意识，再加上缺乏勇于走陌生路的信心，从而造成高校档案管理出现严重的问题，不利于高校档案管理水平的提高，更不利于高校的可持续发展.另外，由于高校档案管理的滞后也将会导致高校档案工作效率的低下，因此，必须针对性地解决高校档案管理体制滞后的问题.

1.2高校档案管理思想陈旧

随着高校的快速发展，对高校的档案管理也应进行不断地改进和完善，尤其是管理思想上应充分引进先进的管理理念，不断地提升高校档案管理的质量，促进高校的稳定发展［2］.然而，从当前高校档案管理的实际情况来分析，档案管理思想过于陈旧，影响到高校档案管理的顺利实施.例如，从微观的角度上来看，高校档案的鉴定、收集、利用、整理、保管等各个环节还未能做到环环相扣，再加上非连续性以及非系统性档案信息收集过程中出现材料失真、丢失、不全面、流失性、非系统性、非共享性等问题，造成高校档案管理工作中频繁出现问题，从而影响到高校档案管理的质量，更不利于高校的可持续发展.

1.3高校档案管理手段老套

管理手段的科学与否将会直接影响到高校档案管理的质量，因此，要确保高校档案管理的质量，则需要确保高校档案管理手段的科学性，而且，在高校不断发展的过程中，应不断地对高校档案管理的手段进行改进和完善，这样才能确保高校档案管理的质量［3］.然而，作者在对当前一些高校档案管理工作的调查中发现，当前高校档案管理的手段过于老套，长期未对档案管理手段进行改进和创新，从而影响到高校档案管理的质量，更不利于高校的稳定发展.另外，在档案文件检查和调整中存在很多不足之处，例如，前排文件、编制封面、装封、编号、填写目录等相关信息的填写不及时，再加上档案存储管理的形式过于老套，从而影响到高校档案管理的效率，甚至会造成高校档案信息丢失的情况，不利于高校的可持续发展.

2　高校档案管理存在问题的解决对策分析

2.1切实有效地完善高校档案管理体制

通过以上的分析了解到，当前高校档案管理体制中存在很大的问题，尤其是管理体制的不足，不仅会影响到高校档案管理的工作效率，同时也不利于高校的稳定发展，对此，必须采取有效的解决措施，确保高校档案管理工作的顺利实施，为高校的可持续发展打下夯实基础［4］.首先，应建立健全高校档案的目标管理制度，高校档案的目标管理制度主要根据高校的实际发展情况以及未来的发展目标，制定合理的管理规划，如，管理任务量的规划，在规定的时间内完成相应的管理任务，这也是对高校档案管理进行量化的一种重要手段，从而保证高校档案管理工作的顺利进行.其次，应完善岗位目标责任制，将档案管理的责任落实到个人，从而有效地提升管理工作人员的责任心，进一步提升高校档案管理的效率，确保高校的稳定发展.另外，应不断地建立并完善档案管理的各种激励机制，根据高校档案管理各部门工作人员的具体工作情况，应对其展开全面的绩效评价，并根据岗位工作人员的实际工作评价结果给予相应的激励，激励机制应适当地与物质进行有效地联系，这样不仅可以满足工作人员物质上的需求，同时，对激发工作人员的积极性、热情等也有着极大地作用，更有利于提升高校档案管理的质量.再次，应建立健全档案管理人才培养制度，为高校档案管理工作培养更多的高素质人才.在高校档案管理工作要求不断提高的过程中，对档案管理人才的水平要求也越来越高，因此，加强对高校档案管理人才的培训非常重要，在人才管理制度制定和完善的过程中，应充分借鉴国外的管理经验，并鼓励档案人员积极创新、勇于创新，不断地改善当前高校档案管理中的不良问题，切实有效地提高高校档案管理的质量.

2.2全面提高高校档案管理人员的思想意识

高校档案管理人员的思想意识将直接影响着高校档案的管理水平，而结合以上的分析却发现，由于管理者的思想过于陈旧，主要受到传统观念的影响，使得高校档案管理效果不佳，对此，应全面提高高校档案管理人员的思想意识［5］.首先，高校领导以及相关的档案主管部门应加强档案时限、规格、质量等方面的管理，同时，应做到统筹兼顾、协调合作、促进档案管理工作的改革，做到充分利用档案.此外，领导者应当注重管理人员档案意识的提高.档案管理人员需要自觉提高与加深关于档案管理知识的认识，树立积极的工作热情与信心，主动学习先进的档案管理知识.其次，应重视高校档案管理的每个阶段，严格抓起档案管理的细节工作，例如，档案资料的移交、收集整理、开发利用等，并有着较强的质量控制意识，切实有效地做好各个环节的质量控制工作，将档案管理的作用充分地发挥出来，这样才能促进高校的稳定发展.

2.3创新档案管理手段

通过以上的分析了解到，在当前高校档案管理中，由于档案管理方法的落后，使得高校档案管理中存在着很大问题，使得档案管理的工作效率不高，档案管理的作用未能有效地发挥出来，从而影响到高校档案管理的质量，更不利于高校的可持续发展，对比，必须创新档案管理的手段，通过采用科学的管理手段来提升高校档案管理的质量，从而有效地促进高校的可持续发展.首先，应做好高校档案管理的编制以及检索工作，并建立相应的检索体系，帮助高校以及社会人员实现多渠道、多角度的检索，将高校档案管理的作用充分地发挥出来，从而有效地促进高校的稳定发展.其次，应加强档案信息编制工作，合理编写高校的校史资料以及相应的档案全宗说明，并将所编制的内容向全校师生介绍，同时，应根据不同的需求来加强档案库的管理，并对档案库的信息进行加工，形成全面的专题资料，更方便需求者从不同的角度进行信息查找，从而有效地提升高校档案管理的质量，促进高校的可持续发展.另外，应做好日常的档案查询以及查档接待工作，确保高校档案管理的服务质量.再次，应及时了解学校的需要，并实施跟踪服务，充分利用现代化技术手段来提高高校档案管理水平，从而有效地提高档案管理的效率.另外，应向社会公开高校档案，促使档案资源有效利用，最大程度的满足社会需求与高校发展需要.档案部门可以通过合理配置与分工协调信息资源，形成高校档案信息库，及时为各级人员提供完整、全面、真实的档案信息，实现信息共享，满足社会对高校信息的需要.另外，高校档案管理手段应向着多元化的方向发展，结合高校的实际发展情况，选择合理有效的档案管理方法，从而确保高校档案管理的有效性，充分将高校档案管理的作用发挥出来，从而有效地促进高校的快速发展［6］.

3　总结

综上所述，在高校快速发展的过程中，档案管理工作也将成为高校发展的关键，而且，高校档案各方面信息，为高校的可持续发展提供重要的依据，对促进高校的稳定发展有着极大地作用.通过本文对高校档案管理存在的问题及对策的分析，作者主要对当前高校档案管理中存在的几方面问题进行剖析，同时也提出了切实有效地完善高校档案管理体制、全面提高高校档案管理人员的思想意识、加强创新档案管理手段等几方面对策，希望能够给高校档案管理工作提供相关的参考建议.另外，高校必须将档案管理工作重视起来，不断地引用现代化信息技术，以实现档案的管理信息化，从而将高校档案的作用充分地发挥出来，促进高校长远发展.

〔1〕陈丽君.浅谈高校教学档案管理工作存在问题及对策［J］.佳木斯职业学院学报，2015（11）.

〔2〕田富.规范学籍档案工作的重要举措——《云南省高等学校学籍档案管理办法》解读［J］.云南档案，2013（05）.

〔3〕石红霞.体育院校本科生运动员学籍档案管理现状与对策研究［J］.南京体育学院学报（自然科学版），2013（01）.

〔4〕韩国晔.浅谈如何加强高校成人的学籍档案管理［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2013（16）.

〔5〕陈宏.新形势下高校成教学籍档案管理探析［J］.江西青年职业学院学报，2013（03）.

〔6〕王大力.浅析高校档案管理中存在的问题及解决措施［J］.黑龙江科技信息，2011（15）.

G270

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1673-260X（2016）04-0104-02

2015-11-28