大数据背景下区域性高校档案资源的开发与利用

2016-03-29冉晋

赤峰学院学报·自然科学版 2016年7期

关键词：区域性数据库资源

冉晋

（湖南财政经济学院　综合档案室，湖南　长沙　410205）

大数据背景下区域性高校档案资源的开发与利用

冉晋

（湖南财政经济学院综合档案室，湖南长沙410205）

文章介绍了大数据这一背景，分析了在这一背景下，区域性高校档案资源开发与利用的必要性：生存所需，服务低效，信息孤岛.进而探讨了区域性高校档案资源开发与利用的三种途径方法：档案数据化，大档案管理，个性化服务.

大数据；区域性高校；档案资源；开发；利用

当今社会，大数据浪潮，汹涌来袭，与互联网的发明一样，这绝不仅仅是信息技术领域的革命，更是在全球范围加速创新、引领社会变革的利器.谁能在本行大数据领域占得先机，便能取得优势发展.区域性高校档案资源，作为区域性高校历史和文化的主要信息资源，也是传承社会文明的宝贵资源，在大数据的浪潮下，必须做出变革，不然就会不利于区域性高校的优势发展，更好地为地方社会服务.

1　大数据背景

2008年9月，“Nature”杂志推出了“Bigdata”专题；2011年2月，“Science”推出了“Dataresearch”专题；高德纳（Gartner）研究与顾问公司、麦肯锡咨询公司、IBM也先后纷纷发布了与大数据有关的研究报告；2012年3月，美国政府宣布了“大数据研究和发展倡议”，推进从大量的、复杂的数据集合中获取知识和洞见的能力；2015年9月，在中国，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，系统部署大数据发展工作.

对于“大数据”（Bigdata）研究机构Gartner给出了这样的定义：“大数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产.

麦肯锡全球研究所给出的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征.

IBM提出大数据的5V特点：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）Veracity（真实性）.

在维克托·迈尔-舍恩伯格及肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中大数据指不用随机分析法（抽样调查）这样的捷径，而采用所有数据进行分析处理［1］.

我国数据专家徐子沛在其著作《大数据》中这样定义大数据（BigData）：指一般的软件工具难以捉摸、管理和分析的大容量数据，一般以“太字节”为单位.“大数据”之“大”，并不仅仅在于“容量之大”，更大的意义在于：通过对海量数据的交换，整合和分析，发现新的知识，创造新的价值，带来“大知识”、“大科技”、“大利润”和“大发展”［2］.

2　大数据背景下区域性高校档案资源开发与利用的必要性

2.1生存所需

徐子沛在其著作《大数据》中谈到：“在以后大数据社会发展中，会有很多名校推出在线免费课程，这种在线教育（可以有效地进行情景互动）使中国教育将面临着一场革命.受冲击最大的是高等院校.未来幸存的大部分高等院校，将成为新知识的生产中心，而不是旧知识的传播中心.还有一小部分，可能要借助良好的管理和其他增值服务来吸引学生.”

因此，为了以后在大数据社会中，高校的生存，在现有的条件下，现在就开始精细化管理和为学生做好服务，势在必行.高校档案工作，主要是一项重要的服务基础工作，特别是怎么围绕学生做好档案查询利用工作，这都关乎一个学校的优质管理和特色服务，关乎于招生，关乎于生存的问题.

2.2服务低效

长期以来，许多区域性高校，由于管理观念传统陈旧、资金短缺、技术设备落后，人才不足，造成高校档案服务工作被动、效能低下、越来越边缘化.

首先是档案信息资源管理观念陈旧.很多区域性高校不够重视档案工作，从机构设置，资金来源，人员配备等方面都不能满足档案工作高效服务的需要.各个区域性高校的档案室或档案馆不能更好地行使其管理职能，也就更不能有效地开发利用档案信息资源服务了，远远跟不上当今大数据社会的发展需要.

其次我国区域性高校档案资源收集不够及时全面.因为在很多高校里，很多基础档案都是期末或年尾才催交，而且很多核心档案如人事档案、科研档案、教务档案等长期分散保管在各个职能部门，并没有及时上交至档案室或档案馆，这样档案信息资源很难能做到实时收集和全面收集.更不用说特色收藏了，如学校知名校友档案、地方特色文化发展等特色档案信息资源的收集了.如此直接造成档案信息资源挖掘的基础不足，不利于全面系统地分析档案资源数据，不利于档案信息资源的整合与开发.

再就是区域性高校档案信息资源开发利用程度低.很多学校档案资源的利用还停留在手工查阅阶段，效率低，工作很被动，更不用谈创造性了.还有一些学校实现了档案目录数据化，但是具体文稿内容及大量的图片、视频、实物档案等还没有实现数据化管理.档案信息资源利用在高效为师生服务方面、促进校园文化建设，服务地方经济文化建设等方面远远不够.大数据社会中，档案信息资源是信息矿藏，这种资源需经过充分挖掘才能更加充分展现其价值.

2.3信息孤岛

首先，就区域性高校学校内部收集数据而言，各个职能部门都有着各自独立的软件管理系统，人事有人事管理系统、资产有资产管理系统、财务有财务管理系统、科研有科研管理系统等等，而档案室或档案馆，并没有及时地全面地收集这些信息孤岛上的数据.这与技术有关，更与管理观念有关.在大数据时代的浪潮下，区域性高校档案室或档案馆怎么把这些系统的数据实现全面无缝对接，全面收集并统一归入档案管理系统，实现有效挖掘和利用，这是一个迫在眉睫的问题.

其次，在当今社会，国家推行大档案管理，这样有利于档案数据的收集保存利用.但是，在区域性高校，大档案管理工作很不乐观.很多学校都是各自为政，各自用着不同的档案管理软件，各高校之间也没有实现档案信息共享，更没有和省市及国家档案局实现数据对接，非常不利于大数据社会中数据的全面采集和共享.2008年教育部27号令《高等学校档案管理办法》规定：高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案.随着大数据社会的迅猛发展，科学技术、智力与管理因素对经济与社会发展贡献率的持续提升，反映高校办学过程的管理档案以及高等教育所形成的科技与智力成果的社会价值不断提升，社会对高校档案的需求程度将不断提升，对高校而言，尽可能充分地开放共享高校档案，实现大档案管理，提供高校档案的利用效益，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，为高校独立运营，实现办学的社会化与国际化营造良好的条件［3］.

3　大数据背景下区域性高校档案资源开发与利用的途径方法

3.1档案数据化

档案数据化，就是运用现代科技技术，把已有的各种类型档案资源数据化.档案数字化实体档案在高校档案大数据建设中是一项最基本的工作，也是最重要的工作，没有基础数据做支撑，大数据建设更无从谈起.区域性高校档案资源馆藏主要是纸质档案、照片、录音带、录像带、磁盘、缩微胶片、光盘等有形的实体档案，近几年由于校园信息化化建设和无纸化办公，电子档案也逐步增多，只是数据收集管理应用还不够科学规范.当前，各区域性高校对实体档案进行数字化处理主要分为两大部分，一是对纸质文书档案进行数字化，在初期，主要实现对案卷标题或文件标题的最基本的检索功能.而后进入数字档案馆建设阶段，逐步达到对档案信息进行全文检索的水平.二是对各类声像载体档案进行数字化处理，利用扫描仪对照片档案按照有关标准进行处理，对录音、录像等多媒体档案也进行数字化的加工，将其转化为计算机可以识别存储的格式.由于各高校实体档案数量庞大、内容复杂，对其进行数字化处理需要大量的人力，物力和财力的投入.但就各高校档案数字化发展的进度来看，多数的投入是远远不够的.如果从长远发展来看，这不仅会影响到档案工作的深入发展，更关乎学校整体未来的发展.因而，高校领导层应提高对档案数字化乃至整个档案工作的重视，加大对其投入，使档案工作跟上时代发展的潮流.

3.2大档案管理

实行大档案管理，就是要注重档案数据收集管理的统一标准，注重数据资源的共享.

首先从学校内部出发，就是要整合各个职能部门的软件系统数据，建立统一标准，及时全面地收集数据，避免信息孤岛.如今高校档案几大重要部分，教职工人事档案、科研档案、学生档案、干部档案、基建档案、文书档案、教务档案、资产档案、财务档案等都是各自一套软件系统，学校各部门软件数据库信息都是学校各部门工作的历史记录，管理好这一部分档案信息的关键就在于数据库与数据库的无缝对接，实行大档案管理.如何建立统一标准，如何整合，如何高效利用这些数据，为师生服务，简化办事流程，提高服务水平，这是以后区域性高校大档案管理重要部分.同时，还可以与校园信息化建设项目紧密联系合作，随时获取档案数据第一信息资源，实行统一管理.

其次从学校外部出发，注重与区域性其他高校档案数据资源的共享，有效分析和利用，促进教学改革，更好地为师生服务，为地方社会服务.同时注重与省市及国家档案局的数据对接，如在学籍档案数据管理中，就可以与地方档案馆对接，查档者在异地档案馆远程提出学籍档案利用申请时，只要经过高校档案馆查验通过，便可即时获得学籍档案证明材料.更进一步地提高学籍档案的利用效率［4］.这样，在国家大档案的统一管理下，及时有效地共享高校的各种档案信息数据，为整个国家高等教育事业的发展，提供第一手效档案数据资源，也为地方、国家的大数据发展共享有效数据资源.

3.3个性化服务

首先建设个性化高校档案信息网站

建设好区域性高校档案信息网站，是做好高校档案工作服务的最基本形式.但是在许多地方院校，都还没有建起档案信息网站，查阅方式也主要是手工查阅，效率低，工作很被动.馆藏很多有价值的信息资源，没有编研、开发、宣传.更不用说为查阅者提供基础档案数字化多功能检索服务.因而做好档案服务工作第一步，就是把高校档案信息网站建起来，一来方便查阅者自助检索查询档案资料，大大提高服务效率；二来可以宣传档案的重要性，让师生更多地了解档案方面的知识，提高档案于师生的影响力；三来可以规范简化档案查借阅办事流程，把平时的办事流程一一挂在网上予以公布，这样大大方便了外地师生查阅档案，省去许多路途奔波.至于个性化档案网站建设，美国高校就做得很好，美国高校档案网站除了针对日常用户，包括在校学生、教师、管理人员、公众开展工作，还特别注重校友的信息利用需求，每个学校档案网站都开辟了校友利用专栏，为校友提供专门的档案信息服务.这都是我国高校档案信息网站个性化建设需要借鉴和学习的.

其次利用微博、微信等新兴网络平台搭建个性化服务模式

新兴网络平台微博、微信在高校档案馆藏中心模式向服务模式转变中，不断提高档案服务与用户需求之间的匹配程度占有明显优势，能够实现传统档案服务难以达到的快捷高效效果.高校档案部门要充分利用微博、微信等新兴网络平台的优势来大力加强档案宣传、利用工作.利用微博、微信发布最新档案动态、档案知识，以及一些基础档案信息查询，比如个人学籍档案查询等.让档案信息服务可以随时随地，更方便，更快捷.同时，还可以利用微博，微信加强与借阅者互动交流，了解用户于档案信息的需求点，让高校档案服务工作重点能更好更快地做出相应调整.有了微博、微信与其他服务形式地有效结合，高校档案服务工作才能更好地服务于师生，服务于大众，从而体现出自身价值.

再就是建立特色专题数据库

目前，区域性高校档案数据库主要有两种数据库模式：“一种是以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案数据库.主要目的是保护珍贵的纸质历史档案，提供全部的纸质档案的数字化检索工具，为历史档案提供多功能的检索服务.另一种是以归档电子文件为基础的电子档案数据库，旨在建立电子文件和数字档案文献的自动化管理集成信息系统.既接收保管和提供数字档案资源利用，又为各类电子档案的真实性，完整性和长期可读性提供保证.”［5］而专题数据库是在目录数据库和全文数据库加工提炼后所形成某一方面用途的数据库.如提炼关键词“家庭背景，毕业去向”等情况形成的数据库，就为学校的招生，专业设置，就业指导提供帮助.而人事、基建、财务等形成的专题数据库，对学校领导在学校这几方面重大事务的决策上就有着极为重要的价值和意义.再如针对学校科研方面，学校可以通过对科研人员队伍的统计，科研项目的汇总以及科研成果的统计，对所得数据进行深入的挖掘，为学校日后师资力量的分配，科研基金奖励的设置提供依据.同时，这些数据还可以侧面反映出学校在科研领域的优劣势之所在，而后进一步加大对其强项的投入，助于学校的长远发展［6］.总之，建立特色专题数据库，在大数据背景下，区域性高校档案工作个性化服务必不可少的组成部分.