以长效之“长”促长效之“效”——长治学院评建档案长效机制研究

顼迎芳

（长治学院人事处，山西长治046011）

以长效之“长”促长效之“效”
——长治学院评建档案长效机制研究

顼迎芳

（长治学院人事处，山西长治046011）

评建档案在高校合格评估、水平评估以及日常教学管理过程中起到了有力的支撑作用，体现着档案独特的价值。长效之“长”在于不断建设和创新，长效之“效”在于提高利用率和服务水平。要发挥其长期效应，要以推进文档一体化的进程为主线，建立高效的信息化工作平台，形成过程管理与总结落实相结合，开发编研与知识管理创新性转化，硬件设施与软件调控相匹配，人财物配置与服务模式相融合，前端控制与后期管理相衔接的建档、管档、用档机制。

过程管理；知识管理；长期可存取技术

评建档案是新升本科院校和高职院校在迎接本科教学合格评估过程中所形成的反映本校教学管理实践活动的档案材料。合格评估工作以科学发展观为指导，贯彻落实《教育规划纲要》精神，以评促建、以评促改、以评促管。评建档案对学校的发展有着深远的影响和重要的意义[1]。学校应该以此为契机，建立能够有效发挥评建档案作用的长效机制，使学校教学工作水平得到提升，教学质量明显改善，学生能力有所提高。

一、评建档案长效机制研究现状

关于评建档案的研究，目前主要从三方面展开，一是把评建档案和高校档案资源结合起来，强调其对高校档案资源建设的作用；二是强调评建档案中的教学档案部分，突出其对教学的促进作用；三是从方法互鉴的角度探讨高校档案管理和评建档案档案管理的方式与方法[2]。目前学术界的研究集中在关于对评建档案价值、作用及实效性方面，基础成果零散，系统化不够，缺少从长远角度对评建档案的模式、机制和方法的探讨。所以评建档案的长效机制研究是文章思想的重点。

二、论文的研究背景

为提高论文的有效性，笔者协同所在学校评建办及教学督导委员会对长治学院的13个教学系部的评建档案进行了专项检查和调研。调研内容涉及教学工作思路、师资队伍、专业学科课程建设、教学管理与质量监控、学风建设学生管理、教学效果6个指标，评价等级设置了“A、B、C、D、E”5个等级，从内容、形式、数量、质量思维考虑，A为最优等级，E为最差等级。

论文拟从分析长治学院评建数据、信息为基础，结合教育部评估指标观测点，明确学院在办学水平、教学管理、教学质量、教学规范等方面存在的问题和差距。一方面实现以评促建，引导学校构建并逐步完善内部质量保障体系，形成不断提高教学质量的长效机制；另一方面，促进学校合理定位，强化内涵建设，改革人才培养模式，提升人才培养质量。

通过专项检查和调研，笔者及工作组发现，学校各系部既存在亮点和创新之处，也存在诸多问题和不足。整体而言，各系档案建设都有坚实的基础，最终评出档案建设优秀的系部4个，良好的4个，薄弱的4个，较差的1个。从分项指标来看，各指标的排序情况与总体评价基本吻合。当然也有个别系部各指标参差不齐，故需要进一步查找问题，整改落实。

三、评建档案成果带来的长效性影响

（一）制度文件健全

在完成各项评建指标过程中，各部门首抓的是制度建设。目前学校已将各类规章制度汇总完毕并印刷成册，形成了《行政管理规章制度汇编》、《党务管理规章制度汇编》、《教学管理规章制度汇编》、《人事管理规章制度汇编》、《财务管理规章制度汇编》、《岗位职责汇编》等等各类汇编文件。各部门也以评建工作为契机，对本部门的各类文件进行了梳理汇总和补充，使得学校的制度保障体系得到进一步健全和完善。

（二）特色档案得到重视，成为亮点和焦点

各系能够以专业和地方特色为依托，形成本系的特色档案，如中文系依托方言研究所、赵树理研究所形成晋东南地区特色方言和文学研究材料；历史系、音乐舞蹈系依托太行山生态与旅游研究中心及武乡八路军革命根据地开展上党文化、上党梆子和抗战课题研究；生物系、化学系依托太行山生态与环境研究所实行校企合作，推动产学研一体化的进程。美术系依托书画艺术研究所使学校的书法、绘画艺术有了与社会交流、切磋的平台，社会影响力与日俱增。

（三）注重档案建设与学校办学定位的一致性

长治学院的发展定位是：立足山西、面向全国，努力将学校建设成为地方特色鲜明，水平较高的应用型、教学型本科院校。应用型人才的培养是重中之重。各系部在建档过程中，能够同学校发展目标与定位相结合，同本系发展目标与培养方案相结合，同教师技能发展与学生能力培养相结合，不搞形式主义。文科注重社会实践、理科注重校企合作，为坚持和发展地方性、应用型本科院校进行了积极的尝试、探索和努力。

四、制约评建档案长效性作用的因素及存在问题

（一）档案类型结构不合理

在对学校综合档案室的调研中发现，学校的党务、行政文件居多，尤其是红头文件。而体现学校各职能部门和教学单位的业务工作、师资档案数量较少。档案结构不合理。一方面在于学校的立卷归档工作没有以制度的形式确定下来，各系部的归档意识不强。另一方面，综合档案室未能主动与归档部门沟通联系，被动的开展工作，催要制度未落实。使得大量业务档案和师资档案依然被各部门“据为己有”，不能起到优化和丰富馆（室）藏、方便开发利用的效果。

（二）档案建设未形成常态化管理模式

根据调查及系部档案专项检查工作，笔者发现，学校各部门并未把档案工作纳入常规化、常态化的工作体系中，所谓建档、提供工作多半处于应急状态，即需要什么建什么，需要什么补什么，而不是需要什么拿什么。在日常管理工作中，但是由于缺乏档案意识，不注重过程管理和总结落实，没能及时把常规工作记录下来，没能及时对已经形成的档案进行整理、归档。

（三）重视不够、责权不明

笔者查阅了学院近5年的计划、总结和重点工作安排资料，从学校层面来讲，近年来从未把档案工作纳入重点工作；从二级教学和职能单位层面看，除人事处外，没有任何一个二级教学单位将档案工作纳入重点工作。因此学校自上而下对档案的重视程度是不够的。教学单位在档案管理工作中，收集、归档并非专人负责，而是多人交叉、遇事临时收集，责任意识不强。

（四）评建档案利用率不高

为迎接教育部本科合格评估，学院用将近2年的时间，花费大量人力、物力、财力形成了校级层面的评建档案。截止目前，距离评估结束已24个月，评建档案24个月内被查借阅的次数不超过10次，利用率是极低的，使得部分评建档案已变成死档案。一方面在于没有可以连续变更效应的数据库，起不到数据承上启下的关联作用；另一方面在于没有处理好“管好”和“用好”的关系。

（五）档案内容同一性问题突出

在授权允许的情况下，笔者翻阅了长治学院近年来的工作计划、工作总结和年度考核材料，发现这些材料在内容上存在“同一性”问题，如A部门2012、2013、2014年的计划，内容基本属于上一年度的全盘复制，只有年份发生了变更。诸如此类的现象实属普遍，侧面反应了各部门在档案的形成和管理中，存在形式主义、简单应付、临时交差的现象。

五、评建档案长效机制策略研究

针对上述问题及长远考虑，笔者认为可以从建档、管档、用档三个维度强化落实。

（一）重视档案信息的数据库、软件系统的建设

评估结束后，多数评建档案已变成死档案，利用率不高。究其原因，是没有形成一个有效的具备完整性、关联性、变动性、连续性为特点的数据库系统软件，使得一些评估前的数据永远静止在纸张和Excel表格中，档案的凭证和参考价值不复存在。

因此把数据的连续性、变动性、完整性有机统一起来，是建立评建档案长效机制的首要任务。各部门应根据自身业务开发相应的数据软件，如人事处要建立师资管理、工资管理、人员信息数据库、招聘报名管理系统等；教务处要建立招生管理、教学设备管理、教务管理系统等软件；人事处和教务处要设置好系统与系统之间的对接，以便及时更新，保持信息一致。各部门还应建立相应的档案查借阅系统，提高档案的利用率和价值。

（二）探索评建档案的长期可存取技术

目前，学校评建档案的实存形态主要有纸质和电子档案两大类。有必要从长远利用考虑，积极探索并采用档案的长期可存取技术对现有档案进行保管和保护，以延长纸质档案的寿命，防止电子文件的损毁，保证评建档案的实体和信息安全。

1、对于电子文件而言，要注意推广电子文件保存保管的通用技术，如文字型文档采用TXT、XML、RTF格式，图像文件采用JPEG、TIEF格式，视频文件采用MPEG、AVI格式，音频文件采用WAV、MP3格式。同时可以采用打包法、异地和异质备份法、技术迁移法来实现电子文件档案信息的长期可存取。

电子文件的保管还应注意脱机载体的选择，包括磁性存储载体（磁带、磁盘）、光学存储载体（CD、DVD、蓝光光盘）、电能存储载体（ROM、FLASH MEMORY）。应选择标准化程度高，稳定性、耐久性高，存储容量适当，性价比高，且具备一定防篡改能力的载体[3]。

2、对于纸质文件而言，推进无纸化办公、信息化管理和文档一体化进程，是纸质文件发展的方向。要对纸质文件通过再生性技术进行后期的维护和管理。先对纸质文件进行原件电子化扫描、形成缩微制品；再对形成的扫描文件、缩微制品进行加密和权限管理；查借阅及利用时尽量提供扫描件和缩微品。这样，一方面可以减少多次利用对纸质文件原件的磨损，另一方面，实现了纸质文件的异质保存和长期可存取。即便遭遇突发事件和意外灾害也可以从容应对。

（三）强调过程管理与总结落实双管齐下

强调过程管理，重视过程材料，是为了各部门更好地履行工作职责，保持工作的连续性，保证有据可查。在对学院各系、各部门的档案专项检查过程中发现，共性的问题是，许多工作大家都做了，但“做”只能从大家的口供中得知，“物证”、“痕迹”没有留下来，俗话说：“空口无凭”，所以各部门、各教学单位在开展日常工作时，应把建档工作常态化、制度化、规范化、行为化。

强调总结落实，重视结果分析，是为了在工作中不断积累经验、接受教训，以方便下一步工作的有效开展。在对学院各系、各部门的档案专项检查过程中发现，多数系部未能在工作结束后对材料进行系统的整理和总结，综述性、分析性材料形成较少，有些系部甚至是空白。各部门应该养成及时梳理、及时总结、及时落实的良好习惯，积累经验、查找问题、明确不足，从而发挥档案的长足效应。

（四）加强档案室对学院系部档案的指导监督作用

目前高校系部普遍存在的问题是缺少专业出身的档案管理人员，一般都以兼职为主，所以对于文书和档案管理的知识、理论都是欠缺的。所以学校档案室或档案馆肩负着对文书业务部门、对教学单位监督指导的作用。

对于文书档案的监督指导功能要贯穿到事前、事中、事后三个阶段中，对于电子文件的监督指导作用要体现在前端、中端、终端三个环节里。档案室要发挥超前控制、指导监督、宣传推广作用，要规范文书和案卷质量，使得文书处理制度化、文件行文格式化、书写材料规范化、各项记录完善化。

（五）注重开发编研与知识管理的创新性结合

对业已形成的评建档案进行开发编研工作，是对原始档案信息进行返本开新，激活创新的有效手段，是把档案信息有序化、实用化、效益化的有效手段。高校从知识管理角度开发利用教学和科研档案有着独特的优势和基础，因为高校承载着传道、授业、解惑的职能，高校教学档案中的知识内涵丰富而有扩展意义。因此深入挖掘教学档案中的知识属性、知识信息必将提升高校教学档案的本体价值。档案管理人员有必要从著录标引、检索工具、检索系统、检索策略等方面下功夫，也要从一次文献、二次文献、三次文献、四次文献四个层次对档案材料进行深层次挖掘和阐发。从知识管理角度，形成单一主题领域、多重功能复合、多元学科属性、面向知识整合的档案开发体系[4]。从而对学校的教学和科研起到长久的推动和延展作用。

（六）转变和创新信息化条件下的档案服务方式

档案服务要朝着数字化、大众化、立体化、专业化的方向发展，增强普惠意识、多样化意识、创新意识，既要服务于党政管理工作、又要服务于教学科研工作、还要服务于广大师生员工[5]。一要创新服务理念，由被动变主动、封闭转开放、外延到内涵；二要创新服务内容，提供自助查询、信息咨询、个性化创新，情报服务、编研服务、专题服务、远程服务；三要创新服务方式，构建全方位立体式的服务模式，从横向的主题关联和纵向的时间顺序两个维度实现知识的传递和共享；四要创新服务机制，包括档案管理的保障机制、协同机制和服务评价机制[6]。

长效之“长”在于不断建设、不断创新，长效之“效”在于提高利用率，提高服务水平。要发挥评建档案的长期效应，就要形成建档、管档、用档三合一的长效机制，要以推进文档一体化的管理进程为主线，建立高效的信息化档案工作平台，形成过程管理与总结落实相结合，开发编研与知识管理创新性转化，硬件设施与软件调控相匹配，人财物配置与服务模式相融合，前端控制与后期管理相衔接的建档、管档、用档机制。

［1］教育部.国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）［OL］.http://www.law-lib.com/law /law_view.asp?id=317571.

［2］牛青芬.高校档案管理与教学评估［J］.青海大学学报，2012，（06）：83-86.

［3］任龙.电子档案脱机存储载体的特点与选择［J］.陕西档案，2010，（05）：28-29.

［4］赵生辉.国外档案领域数字人文项目的实践与启示［J］.浙江档案，2015，（09）：16.

［5］陈艳欢，梁俊杰.高校教学评估视野下档案服务的路径选择［J］.兰台世界，2008，（02）：25.

［6］佟林杰，孟卫东.基于物联网技术的档案服务创新体系构建［J］山西：山西档案，2013，（05）：69-71.

（责任编辑 王建华）

G278.6

A

1673-2014（2016）04-0105-04

长治学院校级课题资助项目（2013112）。

2016—03—26

顼迎芳（1980—），女,山西怀仁人，副研究馆员，硕士，主要从事档案管理的理论研究。