新形势下对出版社总编室工作的几点思考

徐林琳

新形势下对出版社总编室工作的几点思考

徐林琳

作为出版社的统筹管理部门，总编室工作质量的好坏、管理能力的高低、职能的健全与否与履行程度高低直接影响到出版社整体的经济效益和社会效益高低。尤其是在出版社逐步面向市场、面向数字化转型的进程中，总编室的工作更应服务全社，统筹大局，创新方式，面向未来，以更快更好地适应形势发展的需要。

出版社；总编室；工作质量；团队

［作者］徐林琳，机械工业出版社。

总编室是出版社的统筹管理部门，是出版社的大脑，肩负着整个出版社业务生产、调度、协调、监督、管理的重要职能，是上级管理部门和社内生产部门联系的中枢，具有十分重要的地位和作用。随着出版体制和信息技术的变革，总编室的工作方式、工作结构也面临着新的变化和挑战，工作的方向和方法也随之发生了变化，这就要求我们要重新梳理思路，认识新任务、新需求，探索新思路、新方法。本文拟从服务管理、出版质量、队伍建设等角度，阐述笔者对新形势下出版社总编室工作的几点思考。

一、强化服务职能，优化管理手段

（一）关注需求，精细服务

总编室的工作内容具有多样性，对社内来说不仅有千头万绪的日常事务工作，还是上情下达的纽带；对社外来说又是一个重要的外联窗口，展示和代表着出版社的形象。所以总编室的各项工作不仅要高效，更要科学、精细，满足来自领导、编辑、销售、作者、读者等不同层面的不同需求。如在实名制申领环节，要严格遵守上级要求，坚决杜绝买卖书号的行为，充分利用好上级分配的加急指标，根据实际情况做到急事急办、特事特办、平常事按规矩办；再如对社内选题申报、出版合同、稿酬支付等管理办法或条款，随着社会的进步和国家法规的修改也要进行及时修订；法务工作人员更要具备发现问题的专业眼光和丰富扎实的经验积累，在审查合同、受理案件、起草方案、处理纠纷时要做到谨慎求证，最大限度上防范和化解经营中的法律风险；客服工作人员对作者、读者的来信来电来访要热情接待，真情交流，对他们的需求做到认真记录，深入调研，及时反馈。可以说，管理和服务是统一的，各个管理岗位都应该在工作的内容、理念、方法上不断创新，为自己的工作对象提供主动服务、优质服务。

（二）统筹信息，综合分析

在大数据时代背景下，信息的统筹和利用对一个企业的发展起着重要的作用。而出版社总编室正是社内前端和后端出版信息的归口，它掌握着产品的流程进度、选题结构、发稿量、重印率、销售情况等重要数据，同时对国家的最新政策、学术动态、社会热点、出版物销售排行、市场占有率、书评书讯等信息也要定期关注。在此基础上，总编室可以“变被动为主动”，对这些数据进行多层次、多渠道的收集、整理、调研，综合研究和客观对比，按类别和主题分别形成分析报告提供给社领导或相关部门，有利于决策层随时了解本社出版动态，以便抓住工作重点，找准战略方向。

机械工业出版社早在2010年开始就设计并试运行了集编务、出版、发行、财务一体化的云因网络办公系统，这个系统是抽调社内部分骨干员工，根据社内实际业务运转需求自主设计完成的，在试运行一年后投入正式使用。就总编室工作人员来讲，每个岗位都可以实现网上办公和信息采集，相关领导可以在网络系统审批材料进而取代了大部分纸质办公和领导签字环节，大大节约了人力成本、时间成本，提高了工作效率。此外，系统上还可以将国家新闻出版广电总局等单位颁布的最新行业动态和法规挂到相关板块，供全社人员查询和参考。

（三）完善制度，成本监控

出版社的成本核算可以说是总编室工作的重要课题。随着转企改制的深化，传统的记账式管理模式已经远远不能满足现代出版企业发展的需求，所以总编室应建立一套切实有效的制度，在原有核算模式的基础上对出版物成本进行管理和监督，在制度和流程两个层面来推行。首先要从成本管理人员的认识上入手，激发他们的积极性和主动性，转变观念，增强企业化意识。成本管理和监控要从选题策划就开始着手一直到销售环节，在出版流程全过程的每一个关键节点和环节都要实现有效的跟踪，做好产前投资监督和产后效益评估等工作。借助现代信息管理手段，实现成本管理数字化。总编室可以组织建立集“编、印、发”于一体的综合性数据信息平台，以便对单品种或多品种出版物不同阶段的成本数据进行收集、整理、对比、分析。

二、掌握行业动态，严把质量关口

党的十八大报告指出：“提高文化产品质量，完善公共文化服务体系，提高服务效能，为人民群众提供更多、更好的文化食粮”。出版社作为文化产业之一，要本着为社会服务的宗旨，将出版物质量视为生命线。总编室作为全程参加出版工作的部门，更要对出版物质量起到保驾护航的作用。

首先，严把政治关。总编室选题管理人员要以国家现行的《出版管理条例》《著作权法》等法律法规中的条款为依据，在对选题进行评估的过程中要深入强化政治意识，对一切违反法律法规的项目坚决不予审批通过。需要重大选题备案的项目要及时向上级申报，避免出版物出现政治、民族、宗教等问题。在审查出版合同内容时，要以著作权法为依据，不得签订为了追求市场经济效益而损害社会效益的条款。机械工业出版社总编室对政审环节非常重视，专门成立了审读科，在终审环节对稿件中的敏感问题和政治错误予以把关，审读科成员均是科班出身并有丰富的审读经验，总编室要求审读科定期将稿件中发现的问题进行归类，整理成小册子发送至每位编辑手中，以起到提醒和普及知识的作用。

其次，坚守质量关。对总编室来说，质量管理应该是贯穿于整个出版过程的，编校环节为重中之重。总编室要带领全社人员认真贯彻执行《图书质量保障体系》《图书出版管理规定》《图书编校差错计算办法》等法规，做到严格实行“三审三校”制度、“三校一读”制度、“责编责校”制度。同时建立预防机制，尽量将审查关口提前，使问题早发现早解决，将人力和财务的损失控制到最低。如可以定期对所有的出版物校样进行抽样检查，对教材、教辅图书进行通篇审读，对重点选题进行加校等。在确保书稿质量的同时再协助相关部门对设计、印刷等节点进行监督，将出版过程中的每一个环节都跟踪到位。

再次，关注版权贸易。一个出版社版权贸易的水平可以直接反映出这个社的国际化水平，所以版权贸易也是出版社总编室的重点工作。近年来，在“引进来”的基础上，国家也大力推行和支持“走出去”。所以，出版社首先要提高版权贸易人员的专业化水平，当然，这种专业化水平的标准已经不仅是具备超强的外语能力，还应该具有带领编辑组织周密的市场调研、确定目标市场，进行全程策划、提高版权贸易策划水准等能力。同时还要充分利用法兰克福国际书展、美国国际书展、北京国际书展、东京国际书展等平台将先进的图书引进来，将我们自己社的优版图书走出去。

最后，重视编辑培训。编辑素质的高低直接决定着出版物质量的优劣。多数出版社总编室都会承担着编辑培训的职能。总编室可以聘请社外专家或者经验丰富的知名编辑给员工进行入职培训或定期授课，加强政治学习和业务学习；请一些行业的观察员、优秀的经销商等走在出版业最前沿的行家来社里与编辑分享业内的最新发展态势；同时，也可以与高等院校的相关专业通过“产、学、研”一体化，培养一批数字化出版人才，一边工作一边科研，使编辑工作更加现代化、科学化。

三、加强队伍建设，适应出版转型

（一）敢于创新，加强学习

作为出版社各项规定的执行和监督部门，总编室要不断提高工作人员的职业素养和工作能力，提高管理水平和服务质量。创新工作方式，加强总编室各项数据的分类管理，做到便于查询，如合同管理，可按照作者、联系地址、单位、类别等进行检索，方便管理和查找。尤其在数字化转型时期，除了要求员工要有最基本的专业知识、敬业精神外，还要成为一名勤于思考、敢于创新、顾全大局的“复合型人才”。想做到“事经我办请放心，文出我手无差错”，就应该加强学习，向书本学习、向老员工学习、向同行业学习，在工作实践当中不断积累，定期总结，大胆改进工作方法，以提高工作效率，做到与其他部门在工作上无缝对接。

（二）组织协调，精诚合作

繁杂、细琐是总编室工作的特点之一。日常的编务工作中，除了线上的流程任务，有时还会遇到不合规定但又合乎情理的事件，这种情况，如果考虑不周、协调不好就会引起其他部门的不满，有时还会出现扯皮、推诿的后果。所以总编室工作人员在遇到问题沟通协调的过程中要保持大局意识，做到条理清晰，有理有据，以出版社的整体利益为出发点，妥善处理好各种矛盾。人手少、任务重是总编室工作的另一特点。其实每一项工作都不是一个人可以独立完成的，如果全室人员通力配合、定期交流、互相补台、精诚合作，总编室的工作将更加制度化、规范化、科学化、流程化、现代化。机械工业出版社总编室多年来一直实行补台制度，即人离工不断。因为总编室每个岗位的工作都是面向全社各个部门的，不管谁离岗都会使后面的工作无法进行，所以将某两个员工形成AB角，一个人不在，另一个人马上兼顾，以保证流程工作顺利进行。

四、结语

总而言之，新时期出版社的工作机遇与挑战并存，而担负着出版业务引领和统筹的总编室工作也面临着更多的重任。通过对以上几点问题的浅析，总编室应加大改革力度，由职能化管理逐渐向流程化管理过渡，为出版社各个部门做好协调、统计、咨询、监督等工作。总编室工作人员更要跟紧时代步伐，转变观念，与时俱进，不断探索，更新知识结构，积极参与市场运作，创新工作方法，提高工作质量，在出版社未来的转型和发展中起到更大作用，发挥更大的能量。

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