医学期刊中审稿专家拒审情况的调查分析

2016-03-26郭林懿李启明

中国科技期刊研究 2016年4期

■郭林懿李启明

《中华微生物学和免疫学杂志》编辑部，北京经济技术开发区经海二路38号 101111

医学是一个分支众多、发展迅猛的学科。医学期刊编辑即使本身是学医出身，也不可能对医学方面的所有知识都有透彻的了解，因此在评判文章的优劣时往往拿不准。将稿件送给各个学科的专家让其对文章的学术水平和质量进行准确评估，即专家外审，是保证医学刊物质量和可持续发展的关键[1]。医学论文审稿人的审稿意见是编辑部决定稿件是否刊用的重要依据，甚至起到决定性作用。

医学科研人才具有群体结构较为复杂、流动性较强等特性[2]，因此，及时了解审稿专家的动态对于审稿工作至关重要。审稿专家若未能对送审的稿件进行及时审阅，会造成审稿时间延长影响出版周期；或迫于催审压力匆忙审理了稿件，但对稿件内容并不熟悉或全面掌握，出具简单甚至敷衍的审理意见，影响了编辑对文章内容的判定；又或者因各种原因直接拒审稿件，大大浪费了编辑部的人力物力资源。如能减少甚至避免这些状况的发生，将大大提高杂志稿件的处理速度，降低编辑对文章内容的误判率，提升医学期刊的学术水平。近年来，一些学者对医学期刊审稿过程暴露出的问题进行了分析，对于如何提高医学期刊审稿人的审稿质量、如何建设审稿人的队伍等[3-5]方面做了多方面研究，但大部分研究内容缺少大样本的数据支持，考核指标比较单一。本研究以《中华微生物学和免疫学杂志》（以下简称微免杂志）为例，利用中华医学会信息管理系统中的审稿专家工作平台，通过数理统计方式，对2013—2014年两年中被审稿专家拒审的稿件进行统计并分析其原因，从多个角度对现阶段医学期刊中审稿人拒审的情况进行了调查，并根据具体情况提出了解决方案，以期找到相应的对策，并与同行们进行交流参考。

1 外审一般情况调查

2013年微免杂志全年收稿为590篇，初审送外审稿件539篇，初审送审稿件1193人次（不含编辑部内部退稿51篇，1篇文章一般为2位专家外审，如遇特殊情况可额外多送1位审稿人），涉及审稿专家132人。2014年全年收稿为603篇，初审送外审稿件562篇，初审送审稿件1219人次（不含编辑部内部退稿41篇），涉及审稿专家140人。微免杂志通过远程稿件管理系统对投送稿件的一般送审流程见图1。

1.1 审稿人直接拒审稿件

审稿系统中微免杂志默认给审稿专家的稿件审理时间为2周（14天），超过审稿时限，审稿人将不能下载稿件和上传审稿意见（虽仍能看到有待处理稿件，但审稿系统提示：您无权操作此项任务）。2013年，在132位审稿人中，有37位审稿专家在审稿周期内直接明确拒绝审稿，拒审稿件为108人次（1篇文章有可能遭到1次以上的拒审），拒审率（拒审稿件次数/送外审稿件次数）为9.1%。可以理解为编辑每100次送审行为中，有9次遭到拒绝。2014年，涉及140位审稿专家，有39位审稿专家在审稿周期内直接明确拒审并退回稿件，拒审稿件为125人次，拒审率为10.3%。2013—2014年两年的平均拒审率为9.7%。

图1 审稿平台中稿件外审流程图

1.2 超时未审回稿件

超过2周的审稿时限，审稿人未审理的稿件，编辑可以选择在审稿系统中催审稿件或者取消送审，经过编辑催审的稿件，审稿人可以继续审阅并将审理意见上传至审稿系统。微免杂志的编辑一般是将到期未审的稿件进行一次催审，若经过再一次审稿周期专家仍未审，编辑就需要另外选择审稿人，以免耽误稿件审理进程。这种情况属于审稿专家的“隐性拒审”，更加带有欺骗性，不容易被及早发现，使稿件的审理周期被动延长。通过微免杂志信息管理系统中的专家工作平台进行统计，2013年期间，初审送审后未能按时审回需要催审的稿件为284篇（需催审稿件312人次，即存在同一篇稿件两位审稿人均未审回的情况），占总送审稿件的52.3%（284/539），催审1次后在第2个审理周期内能够审回的为192篇，还有92篇稿件仍未能得到审理意见，需要更换审稿人。2014年，初审送审后未能按时审回需要催审的稿件为321篇（需催审稿件356人次），占总送审稿件的57.1%（321/562），催审1次后在第2个审理周期内能够审回的为215篇，还有106篇稿件仍未能审回，需要更换审稿人。

2 拒审稿件原因分析

以上数据可以看出，近两年内稿件由于各种原因被拒审情况发生较普遍（表1），总体的拒审率均超过了50%。直接拒审的稿件中，专家给出的理由大致分为几类：（1）对某一领域不熟悉，无法对文章内容的科学性与可靠性做出评价；（2）本人知识有限，对稿件的前沿性与先进性无法判断；（3）工作较忙，无法按时审阅；（4）参与课题项目或是同类课题研究，避嫌；（5）其他临时性任务（包括基金课题申请、出国进修、休假、生病、开会等）。而到期未审需要催审的案例中，编辑部多方联系审稿人并核实情况，将原因总结为：（1）专业业务繁忙，不能按时审稿；（2）变更工作单位或研究方向改变；（3）变更通讯方式；（4）其他临时性任务（如出国、生病等）。

表1 2年内拒审稿件次数排名前3位的专家拒审原因

2.1 专业性拒审

从表1中可以看出，送审稿件与审稿人的专业不匹配，是造成直接拒审的主要原因。随着生物技术和生命科学的发展，世界现代医学研究到今天，各个医学专科细分化成为专业发展的必然趋势。随着专业分科越来越细及相关学科的相互交叉融合，相关的研究成果层出不穷，需要发表的论文量也大幅增加[6]，也就意味着审稿专家的工作量不断在增加，且作者在文章内容的撰写方向上也更加细分化。而任何一份审稿意见的出炉都是审稿人在自己的专业知识基础之上的个人评判[7]，即使是同一专业，在优势研究方向和科研课题中也可能不一样。有的审稿人愿意审稿，但是喜欢选择一些与自己的研究课题相关性大，数据详实，实验完整，撰写规范、整齐，公式少、图表漂亮的文章进行审阅。一旦文章内容与审稿专家的研究方向在小分支上有差异，利用自身现有知识无法全部完成稿件的评阅工作，需要多方查证数据或是查阅文献才能做出判断的文章，即有可能遭到审稿人的拒审。

还有一种情况则是因个人发展需要审稿人中途转换了专业，如果编辑对审稿人的情况不了解，仍旧沿袭旧的方案对稿件进行送审，不但会得到审稿人的拒审，而且频繁拒审后审稿人将对杂志专业分类工作的严谨性产生质疑。

2.2 周期性拒审

科研工作进行到某一阶段，对完成的时间有周期性要求，也是专家拒审稿件的原因之一。例如：（1）毕业季，即每年的4～6月（一些高校从3月份即开始准备毕业论文）。一些在医学高校内担任教研任务的审稿人开始负责指导本校毕业生的毕业论文审核、报送工作，完成学位论文的专家评议、学位材料审核等工作单位下派的任务。（2）职称评审季，一般在每年的6～10月。这期间大部分科研人员开始修改发表论文、填写申报资料、准备答辩。如果有审稿专家正好参与其中，无论是本人晋升职称还是作为职称评审人，往往会无暇再顾及其他。（3）法定休假季。包括寒、暑假，国家的法定假日，还有如感恩节、圣诞节等国外传统节日。本研究对2013—2014年微免杂志所有送审稿件中被直接拒审和第一次送审到期未审的稿件拒审行为按照月份做了分析，具体见图2和表2。结果显示，两年中6～8月专家拒审稿件的频次较高，这3个月份被拒审的次数分别占全年的37.6%和36.8%，均超过了三分之一多。从表2中可以看出，6～8月份的当月拒审率均超过了45%，可能与我国传统的“科研周期月”有关。另外，每年的1～2月份，专家拒审的频次相对于其他月份也有所增加，2014年1月份的当月拒审率甚至超过了55%，考虑可能与我国春节假期有关。而同样作为假期月的10月和12月，拒审率与其他月份比较，差异并不明显。

图2 2013和2014年不同月份被拒审稿件次数统计

表2 2013和2014年当月送审人次的拒审率统计

2.3 失联性拒审

在我国，从事医学研发的科研院所主要有中科院和一些省市的各级研究所，以及遍布全国的各大医科类高校等。像生命科学、医药这些专业，不同研究领域，不同研究单位之间的科研合作是非常普遍的现象[6]。近些年，除了国内的学术交流活动十分活跃外，我国还积极开展国际化科学研究、推进国际化人才培养，除了与国外高校建立国际联合实验室以外，还与国外的高校、科研院所甚至就某一科研项目、学术课题等展开多形式合作，因此人才的流动性很大。一些科研高校的审稿专家有可能因工作需要突然变换了工作单位，甚至变换了工作城市，或者更换了通讯方式，或是短期出国参与科研合作，不能收到信息管理平台中审稿系统推送的短信或是邮件。如果审稿专家没有及时告知编辑部，就会导致编辑部与审稿人之间的暂时性失联，稿件的审理工作也被延误。通过对微免杂志146位长期为杂志审稿的专家信息进行统计发现，手机号码、邮箱、工作单位地址、擅长学科方向这4个基本的信息无一缺失的占了57%，近半数的审稿人不是缺少手机号码就是学科方向不明确，这其中还包括一些审稿人信息变更没有及时更新的情况，给编辑送审工作带来一定的影响。

2.4 其他客观原因性拒审

在我国，医学类期刊的审稿人均是兼职，都有自己的专职工作，一些资历较老或者成就显著的知名学者社会兼职较多。在网络还不发达前，审稿专家们可以通过审稿，第一时间接触到一些最新的科学思想和科学发现，而其他人要了解这些重要发现至少在半年以后（文章从投稿到发表的时间），显然审稿能满足审稿人对专业知识更新的需求。随着网络的快速发展，信息传播速度加快，科研工作环境更加开放，科研工作者的信息交流平台和渠道更加多元化，同时杂志出版周期大大缩短，编辑部留给审稿人的评阅时间也相应紧迫。而审稿是需要花费一定时间、精力与智力的劳动，相对于微薄的审稿费，审稿工作就变成了纯付出的义务劳动，可以说专家们都在无私地为杂志做贡献。一旦审稿工作与本职工作或者生活时间安排上出现冲突，在不能统筹兼顾的情况下，带有义务劳动性质的审稿往往是审稿人首先放弃的工作之一。

3 拒审对期刊工作的影响

一本专业性医学科技期刊，如果稿件的审理周期过长，会直接影响到编辑部的工作效率和作者对期刊的印象。在中华医学会信息管理系统中，作者登录个人业务平台投稿成功后，再次点击稿件查询模块，就可以追踪到自己的稿件目前在什么状态，处理到什么阶段，是否还在审理中，是否有审稿意见等。外审专家拒审导致稿件送外审以后长时间没有音信，或者拒审后编辑要加送外审，耽误稿件的审理时间，则会降低作者对杂志在学术水平上的信任。此外，如果发生因审稿专家的个人信息记录不完整或是变更导致专家本人没有收到审稿提示[8]，不知有审稿事宜，编辑部对此情况毫不知情，也无法及时与审稿人取得联系，不但会降低编辑的工作效率，也会影响期刊后期审稿工作的进展，甚至是耽搁和埋没一篇极具创新性的医学研究的时效，对作者造成无法挽回的损失。

4 措施与对策

4.1 完善审稿系统中专家信息

中华医学会信息管理系统的审稿平台中，编辑每送审一篇稿件，系统会同时自动给审稿人推送一条通知短信和邮件，实时告知审稿人有稿件需要审理。所以，编辑部在选择添加审稿人时，应尽可能将审稿系统中的专家数据库个人信息填写完整和详细。尤其是E-mail和手机号码一定要准确。期刊编辑部应根据自身特点，建立一个能够长期稳定合作、数据量较大、信息完备、健全实用的审稿专家信息库，这对于提高审稿效率、减少拒审率起到事半功倍的作用[3，9]。

4.1.1 主动提醒审稿专家自行修改个人信息

每个人研究专业的方向特长、审稿习惯各有不同，希望审阅哪些稿件、需要对哪方面稿件进行避嫌，个人建议的审稿周期等，这些信息只有审稿人自己了解得最清晰和准确。编辑可利用邮件和手机短信的群发功能，每年或者一段时间后给审稿专家发送一封提醒信息，如果专家的个人信息有所变动，如E-mail地址、工作单位、邮寄地址、邮政编码、电话以及研究方向等，应及时更改和调整系统中所对应的个人项目信息，或者在备注栏进行说明，以供编辑送审时参考。

微免杂志根据专业分类将每位编辑对应的审稿专家分为两大部分。编辑各自负责自己专业的审稿人联络工作。具体为：选择每年的10月份或者11月份，避开假期和工作变动高峰时间段，编辑发送提醒短信的同时群发提醒邮件，尽可能的保证所有审稿人均能收到提醒信息。

目前，微免杂志的微信公众号已经启动上线，可以利用公众号发布诸如编辑部通知、投稿规范、专栏组稿、杂志动态、会议消息等信息，极大方便编辑与作者、审稿人之间的联系。建立审稿专家微信群也是下一步微免杂志工作的重要计划之一。利用群发布功能，将所有审稿人囊括在内，不但有利于审稿专家之间的交流与沟通，也利于编辑部及时掌握审稿人的工作动态，了解审稿工作处理进程，随时调整和发布各种审稿规范，及时解答审稿人对于审阅稿件的疑问等。

4.1.2 利用网络查询补充

审稿人由于各种原因没有及时更新自己的缺失或是过时信息，编辑可利用网络进行检索查询。如利用万方、中国知网查询是否有相关的专家近期发表的文章，查看其正文文章中是否有专家的通信信息，并通过查看其发表的论文，了解其最近的研究课题和进展等。或是利用百度百科查询检索审稿专家姓名、供职机构，搜索审稿专家是否有个人简介。还可以登录专家所在的研究机构主页，一般研究机构的主页中都会有机构人员介绍或者发表文章列表，这样也能查找到个别审稿专家的联系方式和科研动态等。

4.1.3 建立审稿专家备注数据库

中华医学会信息管理平台的审稿人数据库中，编辑在添加审稿人信息时，有一栏是备注信息。编辑应根据审稿人每个人的不同情况，对于审稿人的审稿习惯、个人喜恶、审稿平均时长做到心中有数。将所有审稿人的个人审稿情况利用Excel工具按照一定的规则（如按照审稿人所在地域分布，或是按照审稿次数多、一般、较少等一定规律）建立一份信息表，表中的信息应随时机动增补或删除，对于审稿人的临时性请假，如生病、出国、其他暂时无法审稿的情况也可在表中备注时间。此表的建立是一个时间和经验积累的过程，这样做看似是增加了编辑的工作步骤和时间，但是从长期看，则可大大避免因主观的判断失误而导致送审的稿件长时间无人审理情况。

4.2 建立同行审稿推荐制度

一些学科较冷门或者是研究内容涉及多个交叉学科的医学研究论文，编辑较难找到合适的审稿专家。这时，可以就文章的某一部分内容选择相应的审稿人，两位审稿人的审稿重点不同，给出的审理意见侧重点也就不同。除了请两位审稿人在各自熟悉的领域内出具审理意见外，还可在送审系统的备注一栏中给审稿人留言，建议专家自行邀约认可的同行予以合作审阅，共同出具一份稿件的审理意见。如果不方便，还可将自己认为能审理相应稿件的其他专家的信息提供给编辑。这样即使审稿的专家不能出具一份完整的审理意见，编辑也能通过专家推荐得到新的审稿人信息，进而扩展了审稿专家库。以后编辑部再遇到此类稿件，就可同时送多位审稿人共同审阅，既能得到比较全面的审理意见，又节省了中间送审的环节和时间。

《美国外科医生学会杂志》（Journal of the American College of Surgenons）在进行同行审阅的同时，会根据稿件内容选择3名审稿专家，各位审稿专家意见一致时，编辑部可决定采用、建议修改或退稿；意见不一致时，主编可综合审稿意见自行判断稿件的取舍。另一本美国的《神经外科学杂志》（Journal of Neurosurgery）采用顺序审稿制度，除了选择两位审稿人进行外审外，还会设立仲裁人和备选审稿人。仲裁人的职责是对两位外审专家的不同意见进行评判，而备选审稿人是在编委会成员各种原因均不能审稿时所选择的编委以外的本领域专家[10]。国内的医学期刊可参考国外医学期刊的做法，尽可能多的收集不同类型不同专业审稿专家的信息，作为杂志编委会的强有力扩充备选库。

4.3 分配合理的审稿时间

一般医学类期刊审稿流程要1～3个月，核心期刊可能更久。即使在稿件外审网络化的今天，也应留给审稿人一定的处理时间，而且给不同专家的审理时限不应“一刀切”[7]，应当根据刊物的实际情况，不同学科和不同文章类别，以及审稿人的具体情况来分别约定，区别对待。以微免杂志为例，审稿系统中设定给审稿人的审稿周期为2周，但是对于一些需要核实实验数据（这其中可能涉及到使用统计学进行计算），或者是综述类文章（医学类文章参考文献较多，一篇综述的参考文献可达30～50条不等，且包含了中英文不同语种，审稿人可能需要逐条进行核实）应适当延长审稿时间；还有一类审稿人，本身公务繁忙，但是愿意为杂志做审稿工作，又或者是有些审稿人年龄偏大，学会利用网络进行在线审稿已经是勉为其难了，对于这种对审稿工作有热情，但是受自身条件限制的专家，也应适当放宽一些审稿期限。切不可为了单纯的缩短发表时滞而盲目的催审专家生产“速成”产品。

4.4 选拨年轻审稿人

据报道，国外的医学期刊普遍拥有数量庞大的审稿队伍，如美国医学杂志为3000名，英国医学杂志为2000名，一般每位审稿人每年平均审稿2～3篇，每位审稿人平均为3～5种杂志审稿，平均在每篇论文上所花的审稿时间为2～3个小时，可见国外审稿人负担不重，从而有利于保证审稿质量[9]。与之相比，我们国内的医学期刊杂志审稿人显得数量不足，现有的审稿专家审稿任务繁重，这是值得关注的问题。微免杂志每年收稿平均为600篇左右，而现有固定审稿编委仅96人，加上自荐和专家推荐的愿意审稿的专家仅仅不到150人，还有30多人处于失联状态或是表达了不愿意做审稿工作。且能够审稿的专家中80%以上的审稿人不只为一个杂志审稿。由于审稿人专业特长不同、稿件的专业分布不均衡等因素，事实上每位审稿人审稿频次相差颇大，个别专业审稿人负担过重的现象十分突出。编辑应放宽眼界，抓住一切可利用的机会，如有目的性的参加相关专业的学术会议、课题报告，参加全国性的科研培训课程，接触了解并培养一批年轻的审稿专家，他们年富力强，积极性高，有一定的临床经验和科研经历，对本专业国内外最新进展的跟踪能力强。在选择青年审稿人时，也不必过于拘泥于学位、职称甚至年龄。有学者研究报道[11]，不同年龄段专家的审回率40岁以下的为100%，60岁以上的审回率最低（64.7%）。审稿质量亦不相同，40岁以下的专家审稿质量最好，优秀率为56.3%，46～55岁年龄段的专家审稿质量相对较差。

编辑选择审稿人时，可以以老带小、以多带少，一位资深审稿人和一位年轻审稿人进行组合送审；或者遇到一些比较急的稿件，甚至有争议的稿件，增加调整审稿人数，2位资深审稿人与1～2位年轻审稿人组合审阅一篇稿件。随着审稿人队伍的扩大，审稿人负担的减轻，审稿的时间将大大缩短，拒审率也会有所减少。

4.5 及时处理多次拒审稿件

对于一些极个别的稿件，编辑虽然发了几次催审通知但审稿人就是不答复或者继续拖着，导致这个稿件会拖延几个月之久。微免杂志也遇到过同样的情况：有一段时间中药免疫方面的投稿比较集中，而编辑掌握的审稿人信息有限。个别稿件拖拉审稿超过3个月，审稿人既不答复也不直接拒审。编辑于是给这几位审稿人发送短信：鉴于此方面的稿件评审比较困难，今后本刊将减少对此类文章的收录。短信发出几天后审理结果即返回到编辑部。很多情况下，一篇文章如果审理周期超过2个月，并且更换审稿人后仍得不到答复，即使只有一位审稿人出具审理意见，那么编辑有权在审稿意见不全面的情况下做出决定，如发现稿件明显不符合在期刊发表，可以建议作者转投他刊，若文章被录用，则至少需要2份审稿意见（其中一份可以是编辑部自己出具）[12]，继续拖延审稿是对作者的极度不负责。

4.6 适当增加审稿费用

按照国际惯例，审稿通常不支付报酬[13]。在国内，国家对期刊审稿酬金的发放没有统一标准，各编辑部一般参照同类期刊，并考虑本刊以往标准保持不变或略有上调[14]。国内的医学类期刊一般都象征性的支付给审稿人比较微薄的稿酬，通常为20～50元/篇，终审审稿费在此基础上略有增加。酬金作为专家的劳动报酬，与其所付出的劳动极不相称，大多数专家在明知道酬金寥寥，却仍然及时认真地审阅文章，是其对学术的执著和学科发展的无私奉献。建议各期刊编辑部建立审稿奖励制度。对审稿任务量大，审稿质量良好，对待杂志工作认真的审稿人应适当提高审稿酬劳。

5 总结

通过对微免杂志近两年来专家拒审情况的分析发现，目前国内专业的科技期刊审稿人由于各种原因的拒审情况发生比较普遍，延迟审稿的情况更是时有发生[15]。经过实施一系列举措，微免杂志通过近一年的努力，2015年专家审稿情况稍有好转，数据统计显示，2015年送外审稿件528篇，初审送审1287人次，涉及审稿专家152人（送审人次和审稿人数均比前两年有所增加），拒审率为8.8%（113/1287），相比前两年略有下降。考虑到编辑部采取措施影响时间较短，样本研究数据有限，统计分析的结果不能完全说明采取措施后降低拒审率的有效性，还有待将来进一步的观察和分析。

就目前来看，建议医学期刊编辑在选择审稿人时，除了要考虑专业方向外，还应充分考虑审稿人的审稿意愿，一段时间内的审稿频次；老、中、青年审稿专家互有所长，在送审稿件时应充分考虑地域、年龄上的互补搭配；建立个人的审稿专家备忘录，对于每一位审稿人的审稿习惯、工作周期安排、审稿时间及时记录，随时调整和增补。区别化对待每一次送审，采取有效措施减少拒审率。同时吸引更多的年轻科研工作者加入审稿队伍，减少审稿时滞的同时保证审稿质量，从而使我国的医学科技期刊获得长远的发展与进步。

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