运用数据分析方法缩短科技期刊论文发表周期

■龙 静 孙云志

中国科学院数学与系统科学研究院期刊学会部，《数学学报》编辑部，北京市海淀区中关村东路55号 100190

1 引言

大数据时代，数据的重要作用更加凸显。期刊在运行过程中会产生各种各样的数据：投稿量、录用率、审稿周期、编辑加工周期、被引频次、下载量等。这些数据都基于事实，告知信息但不解释信息。基于合理的数据统计和分析能为期刊发展提供确切的依据，并更有预见性、更有目标地指引期刊发展方向。如果缺乏数据支持，期刊发展更多依靠经验，要么头痛医头、脚痛医脚，要么仿效他人、人云亦云，解决问题的同时可能会带来新的问题。例如，为了解决期刊稿件积压，简单地通过增加刊期或载文量，在缓解稿件积压的同时可能会导致编辑工作量骤然增加、影响因子下降等问题。事实上，通过数据分析方法，期刊编辑可以深入了解稿件积压的原因。针对投稿量增多，或录用率增多等不同的情形，采取不同的解决方法。

期刊在运行过程中会遇到很多问题，如稿件积压，审稿周期过长，期刊影响力指标下降等。这些问题产生的原因不尽相同且多种多样，通过数据分析方法可以理清头绪，分清主次，有的放矢地找到有效的解决方案。事实上，很多学者和期刊编辑已经应用数据分析方法解决了期刊发展中的一些问题，例如通过分析Web of Science数据，探索一些提高期刊影响力指标可行的解决方案[1]；文[2]指出制定期刊决策如变更刊期要以数据分析论证为前提，不宜盲目跟风等。

期刊论文发表周期是指稿件从投稿到纸版发表的时间，这是期刊运行的一个重要指标。控制好发表周期能提高论文时效性，从而吸引优质稿源，这是期刊的一项重要工作，一直以来受到绝大多数期刊的重视。很多期刊编辑都探讨了这个问题，并提出了一些解决措施，比如加大初审退稿力度、把控审稿周期、优化编校流程、增加刊期和载文量等[3-6]。本文的目的不仅仅是提出措施，更是通过精细分析期刊各环节的运行数据，以及各项措施的分析比较，提出了控制论文发表周期的合理方案。另一方面，方案的实施需要主编、编委和编辑的相互配合，利用数据分析方法，充分调动了各个环节工作的协调性，提高工作效率并保障方案的落实。相比较而言，本文更侧重于利用数据来论证分析解决措施的有效性，并通过定期监控各环节数据保障措施的进一步落实。本文将从缩短审稿周期、控制稿件录用率以及缩短编辑加工周期这几个方面来展开。

2 缩短审稿周期

审稿是稿件处理的一个重要环节，审稿周期是指从投稿到稿件录用或退稿的时间，是影响发表周期最重要的因素，实际工作中也不易控制。特别地，对于数学学术期刊而言，由于学科的多样性和专业性，往往不容易找到合适的审稿人，并且审稿工作需要大量的公式推导，演算验证等，因此审稿周期普遍较长，例如数学顶尖期刊Invent Math和Ann of Math的平均审稿周期分别约为480天和780天。缩短审稿周期比较容易想到的方法是尽量缩短审稿人的审稿时间，即缩短审稿期限。但是这样可能会导致新的问题：审稿人要么拒绝审稿，要么在限定时间内草草了事，难以保证审稿质量。缩短审稿周期不能以牺牲审稿质量为代价，必须从根源上找原因。审稿周期不仅与审稿人的审稿时间有关，还与稿件送审的数量以及送审的效率有关。本节将从优化稿件送审结构和提高稿件送审效率这两个方面来寻找解决方案。

2.1 优化稿件送审结构

稿件在送审之前需要经过初审筛选，如果不经筛选将所有稿件全部送外审专家审稿，一方面，外审专家工作量大，极易出现退审的情况，导致同一篇稿件需多次送审，延长了送审的时间；另一方面，稿件质量良莠不齐，如果经常收到大量质量不高的稿件，外审专家会认为期刊水平较低，从而在审稿过程中也会相应地降低审稿标准，长此以往，期刊质量和影响力都将大打折扣。因此，优化稿件送审的结构是十分必要的。

有的期刊的初审筛选工作主要由编辑来完成，有的期刊则主要由编委来完成，这需要视期刊自身特点来定。以《数学学报》为例，它是一个综合性数学学术期刊，范围涵盖基础数学和应用数学多达十几个学科，初审分为编辑初审和编委初审两个环节。编辑初审作为初审的第一道关，主要审查如下几个方面：稿件内容是否符合刊登范围；编排质量是否能达到基本要求；语言表达是否通顺流畅。编委初审主要审查稿件选题是否有意义，所做的工作是否具有一定的创新性。只有通过了编辑初审和编委初审，稿件才能送外审专家进行同行评议，进一步核实创新性和证明的细节。

以《数学学报》为例，每年投稿约900篇，其中约100篇经编辑初审直接退稿（退稿周期约3天），剩下约800篇稿件提交给各学科编委处理（注：提交给编委的稿件记为有效稿件，下文的统计数据均以有效稿件为对象）。近几年通过加大初审力度，编委初审退稿率明显上升，从2009年31%上升到2015年54%（退稿周期也由63天下降到30天，见表1）。相应地，送外审比例从69%下降到46%。大部分稿件在初审阶段被筛除，剩下的部分送外审专家审稿，这样，外审专家的退审情况明显好转，减少了稿件在审稿环节的反复送审。与此同时，外审专家的审稿质量也得到了保证。虽然初审退稿率明显上升，但是由于编辑初审和编委初审分工合理，退稿更准确并且退稿速度更快，因此绝大部分作者都比较满意且认可退稿决定。

合理的稿件送审结构是保证审稿质量、缩短审稿周期的一个有效手段。初审退稿率直接决定了稿件送审结构的合理性，过低的初审退稿率会造成送审的盲目性，过高的初审退稿率又可能导致稿源不足。因此，优化稿件送审结构首先要确定好稿件初审退稿率。首先，我们需要明确如下几个概念：

例如收稿100篇，经初审退稿50篇，则初审退稿率为50%，送外审50篇，其中退稿30篇，录用20篇，则终审退稿率为30/50=60%，稿件录用率为20/100=20%。

稿件录用率a，初审退稿率b及终审退稿率c有如下的关系式：

一般来说，稿件录用率与期刊发文量有关，期刊在运行平稳的情况下，当年稿件录用量应与当年的发文量相当。因此，在期刊发文量不变的情况下，理想的稿件录用率是可以确定的。初审环节一般由编辑部和编委进行初步的筛选，并未进入外审环节更进一步的验证和评估，这些往往要由外审专家来完成，经过外审专家评审后才能全面评估稿件的学术质量。为保证退稿准确性，初审退稿率应小于或等于终审退稿率，也即b≤c。那么可以得到如下关系式：

表1 编委初审退稿情况

也即

若a=30%，则b≤45%≤c

若a=20%，则b≤55%≤c

若a=15%，则b≤61%≤c

由此可见，在稿件录用率确定的情况下，可以确定合适的初审退稿率范围。例如《数学学报》目前的稿件录用率为15%，终审退稿率为60%～70%，初审退稿率为54%，这样的稿件送审结构是合适的。

2.2 提高稿件送审效率

稿件送审时经常会遇到选择的审稿专家与稿件研究领域不符，或者审稿专家担任较多社会职务没有时间审稿等情形，以致于需要重新挑选审稿专家。审稿专家的选择是否合适会影响审稿周期。通过详细记录审稿专家研究领域、研究兴趣，社会职务等信息并及时更新，不断完善审稿专家数据库，可以提高稿件送审准确性。

对于实行编委负责制的期刊，编委负责选择外审专家送审（编委本人也可以作为审稿专家），并决定稿件录用与否。编委的工作效率，如送审是否及时，直接影响审稿周期。提高编委工作效率，缩短编委处理周期，相比较而言比缩短审稿专家审稿周期更具可控性和可操作性。考察编委工作情况需要数据支持，不仅要统计分析编委处理稿件篇数（包括录用、退稿、处理中）这样的基本数据，还要考虑编委处理稿件所需时间。

编委处理周期包括录用周期、退稿周期。利用数据分析方法，定期统计每个编委的处理周期并制作成图表（见图1，其中粗横线表示目标值，分别表示200天和100天，字母a—l表示各学科编委）。对于处理周期超目标值的编委，我们逐一通过邮件提醒，要求他们将处理周期控制在目标值以内。经多次提醒处理周期仍然过长的，提交给主编，请主编协调解决。对于处理周期过长的原因，还可以作进一步的分析，如结合编委处理稿件篇数等，与主编、编委沟通找出原因。如果由于稿件过多导致该编委处理速度慢，可以考虑增加编委。

编委工作效率的数据统计与分析，一方面，可以有针对性地推动编委工作；另一方面，可以为编委的退出机制提供数据支持。

通过优化稿件送审结构，提高稿件送审效率能有效地缩短稿件审稿周期。图2表示《数学学报》近五年审稿周期变化情况，其中平均录用周期已经下降了近一半。

图1 编委处理周期（2015年度）

图2 近五年审稿周期变化情况

编委录用的稿件数量直接影响接下来的编辑加工周期和排队等候发表时间。因此控制稿件录用率也是控制发表周期的一个重要手段。

3 控制稿件录用率

稿件录用率是衡量期刊质量的一个重要指标。一般来说，优秀期刊的录用率＜20%，顶尖期刊录用率＜10%，如国际顶尖数学期刊Ann ofMath录用率约为4%。有关稿件录用率与期刊质量、发表周期之间的关系的研究，请参见[8-10]。

例如，2009年《数学学报》稿件积压严重（大约有一年半的存量），当时的录用率为32%（249篇），不仅大于20%的优秀期刊录用标准，也远远超出了当年发表的论文量（167篇），进一步加重了稿件积压。考虑到稿源很充足且稳定，编辑部在编委会上提出要提高录用标准，降低稿件录用率。但是2010年稿件录用率不降反升，为33%。这说明仅有明确的解决措施是不够的，还需要定期监控相关数据保障措施的进一步落实。

考虑到编委处理稿件时，只关注稿件质量，往往没有数量的概念，记不清录用多少篇，退稿多少篇，因此有必要将更详实的数据呈现给编委。我们定期统计每个编委的稿件录用率，以及所有编委的平均录用率，设定短期目标值。对于超目标值的编委，我们发邮件告知其处理稿件的详细数据，并提醒他将录用率控制在目标值以下。经过一段时间的实施，取得了明显的效果。

通过定期监控编委处理稿件的数据，《数学学报》逐步有效地控制了录用率，近几年录用率变化情况和完成目标情况请见表2和图3。目前稿件录用率为15%，稿件约有5个月的存量（月刊），运行状况良好。稿件录用率的控制范围需根据期刊的实际情况，以不造成稿件积压，又能保证正常出刊为宜。在稿源稳定且存稿量合适的情况下，当年的稿件录用量应与发文量相当。

表2 稿件录用率变化情况

图3 控制录用率完成目标情况

4 缩短编辑加工周期

录用的稿件需经过编辑加工方能出版，一般来说，编辑加工主要包括使用期刊的模板编排（初排），校对（通常两校或三校），修改校对，给作者发校样这四个环节。缩短编辑加工周期一般采取的方式是加快每个环节的加工周期，如果人力充足，做到这一点不难。但是目前很多编辑部人手相对不足，只能通过提高工作效率来缩短编辑加工周期。既要提高单个环节的工作效率，也要充分利用各个环节的协调配合来缩短加工周期。

拿“初排”这单个环节来说，这是编辑加工的第一道关，初排的质量和效率直接关系到后面的校对和修改校对等环节。数学、物理等领域科技期刊一般使用LaTeX排版，一个简单高效的LaTeX模版就能提高初排的质量和效率。《数学学报》设计了一个新的LaTeX模版（关于模版设计的理念和方法，请参见文[7]），新模版的使用减少了很多格式调整，甚至误改等问题，专业编辑过去平均需要40分钟才能完成一篇稿件的初排工作，现在不到10分钟即可轻松完成，工作效率是原来的4倍多。按每年加工200篇稿件来算，仅初排环节就能节省100多个小时。另外，新模板不仅提高了初排质量和效率，对接下来的校对和修改等环节的效率也同样有所提高。

各个环节之间的协调配合能有效地缩短编辑加工周期。大多数期刊编辑恐怕都有这样的经历：有时案头堆满了稿件，加班加点都做不完，有时好几天都没有一篇稿件，又无事可做。这就说明编辑加工各环节之间的配合不够协调。我们来看一个简单的例子，有20篇稿件需要进行两遍校对（一校和二校），假设编辑A和B一天校一篇，如果编辑A将20篇稿件全部校完再交给编辑B校对，那么整个校对过程需40天；如果编辑A和B同时进行校对，校对完成后立即提交给对方进入下一校，则只需20天即可完成。这个例子说的是一校和二校之间的配合问题，编辑加工其它环节的配合亦同此理。

判断各个环节之间的配合是否协调，一个简单有效的方法是数据统计和分析，可以根据统计数据分配每人的工作量，并按均匀化的原则进行更细致的协调。如表3统计了编辑加工的各个流程，同时也反映每个月新录用和新组版稿件量。编辑加工中初排、校对、修改校对、发校样这几个环节对应的数据应比较均匀，若某个环节的数据特别大或特别小，则说明进度不合理，配合不够协调。

表3 统计每月编辑加工状况

缩短编辑加工周期，还需要加强时间控制，初排（3 天）、校对（5 天，两校）、修改校对（5 天）、给作者发校样（3天）这几个主要环节可控制在16个工作日内，加上与作者的邮件来往，以及作者修改论文（2-3周）的时间，一篇稿件的编辑加工周期约45天。

表3同时统计了每月存稿量，这也是期刊运行的一个重要数据。第3节中控制稿件录用率就需要以存稿量数据为依据。期刊作为连续出版物，需要一定的存量以保证正常出版。但是如果存量过多，排队等候需半年，甚至1年，2年，就会造成稿件积压，发表周期过长。从表3可以看出，2012年10月存稿量为152篇，按当时每期发表16篇（每月1期）来计算，这相当于9.5个月的存稿，即发表周期需多加9.5个月。依此类推，2015年9月有5个月的存稿。

5 结语

基于合理的数据统计和分析能为期刊发展提供确切的依据，找到有效的解决方案。我们提出了缩短科技期刊论文发表周期的解决措施，利用数据论证解决措施的有效性，并通过定期监控各环节数据保障措施的进一步落实。例如，《数学学报》的论文发表周期自2011年至今缩短了近一半，由814天逐步缩短到461天。

进一步细分发表周期可知，发表周期=审稿周期+存稿量对应的时间+编辑加工周期+其它时间（送印刷厂等）。以《数学学报》的数据为例，2015年平均发表周期约为460天，其中平均录用周期约为240天，存稿量对应的时间约150天，编辑加工周期约45天。通过本文所述各项方法和实践，从上面这些数据，读者可以发现《数学学报》的各环节的处理周期已经初步达到了一个合理和平稳的状态。

事实上，数据分析方法可以应用到期刊运行的方方面面，如期刊影响力，期刊宣传等。本文因篇幅所限，不便展开，将在后续工作中与各编辑同仁共同探讨。

[1] 郑福军.从数据分析看《生物化学与生物物理学报》（英文版）的发展[J].中国科技期刊研究，2013，24（4）：765-767.

[2] 张行勇，潘新社，南红梅，等.缩短刊期的实践与效果分析[J].中国科技期刊研究，2006，17（4）：559-563.

[3] 张琪，姜梅，王艳秀，等.缩短科技期刊论文发表周期的思考和探索——以《含能材料》为例[J].中国科技期刊研究，2014，25（12）：1473-1476.

[4] 吕国华，古丽亚，王雪峰.科技学术期刊缩短论文出版周期的有效举措——以《物理学报》为例[J].编辑学报，2013，25（6）：590-591.

[5] 杨侠，孙贺平，潘冰峰.缩短科技期刊论文发表周期的思考及实践——以《化学学报》为例[J].中国科技期刊研究，2015，26（7）：683-686.

[6] 叶敏.科技论文发表周期的量化控制[J].编辑学报，2008，20（1）：50-51.

[7] 龙静，尚婵妤，孙云志.定制科技期刊LaTeX论文模板的思路和实践[J].中国科技期刊研究，2015，26（9）：975-980.

[8] 何洪英，李家林，朱丹，等.论科技学术期刊稿件录用率的调控[J].编辑学报，2008，20（3）：191-193.

[9] 陶范.论科技期刊稿件录用率的价值意蕴[J].编辑学报，2011，23（5）：380-381.

[10] 林松清，佘诗刚，刘小然.试论退稿率与期刊学术质量控制——以《岩石力学与工程学报》为例[J].中国科技期刊研究，2012，23（2）：282-286.