当前档案收集若干问题的探讨

孙文靖

档案收集工作是档案三大体系建设中资源建设的重要内容，档案收集工作成效决定了档案管理工作质量，是档案工作的重要工作环节。随着国家档案法律法规文件的陆续颁布实施，档案收集工作逐步有法可依，但现实工作中的情况远远没有那么乐观，档案归档的齐全和完整难以得到有效保证。

一、档案收集工作存在的问题

1.归档种类不齐全。

现在很多单位的基层档案室收集只把文书档案收集作为首要任务，对科技档案（基建档案、设备档案、科研档案等）、专门档案的收集比较忽视，尤其声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视。导致单位内库存档案种类单一，很多有重要保存和利用价值的档案得不到有效管理，极大影响单位内各部门在开展工作时对各类档案的利用需求。

2.档案意识不强导致归档文件材料不齐全、不完整。

单位内各业务部门工作人员由于档案工作意识不强，不注意日常工作中原始材料的积累保管，导致很多材料遗失或不知去向，到年终归档时只能有多少交多少。有的工作虽然非常重要，但因为没有注意材料积累，所以无法归档。另外，档案部门不了解各业务部门每年开展的具体工作，所谓的监督、指导只能流于形式，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。

3.档案收集归档范围无法具体明确。

《档案法》第二条规定了范围：“本法所称的档案，指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对各级机关单位文件材料归档范围进行了正确界定，但是，这一标准太抽象、太笼统，其中重要的、一般的材料如何界定很难具体把握。虽然各机关单位根据8号令编制了本机关单位的《归档范围和保管期限表》，但内容几乎和8号令没有什么大的变化，属于笼统性指导性文件。尤其科技档案、专门档案的归档范围更加笼统，缺乏详尽细化的内容。各单位档案部门鉴别归档材料是否齐全完整时，很难以此作为鉴别依据和标准。

4.档案收集工作考核标准太笼统。

对于档案收集工作在档案工作规范化管理中，形式上有考核，但是考核标准太笼统。对档案室档案收集工作没有硬性标准，而是笼统的标准，标准是收集齐全完整，这种标准实际意义不大。

5.档案收集工作有法可依，但执法不严。

《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规文件中虽然对拒不归档的行为做了规定，要求对有关责任人员给予警告处分；情节较重的给予记过或者记大过处分；情节严重的给予降级或者撤职处分。但在实际情形中，由于各单位对档案工作并没有真正重视，加上档案材料不及时移交归档并未给单位造成眼前的各种损失和不利影响。虽然档案收集工作有法可依，但执法无法真正落到实处，久而久之，部分工作人员的档案法制意识就会逐渐淡薄，直接影响档案的收集归档。

6.档案部门培训力度不足也影响到档案的收集归档。

各单位档案部门在收集档案时，通常是发个通知告知各业务部门档案的归档范围、收集时间，针对性不强，在档案收集过程中起到的作用不大。特别各业务部门职责和工作性质不同，档案呈多元化态势，各部门形成的档案具有很大个性。所以收集归档前急需档案部门做专业的具体指导培训，而实际常常缺乏这样专业的指导培训。

二、解决档案收集工作问题的有效对策

1.加强宣传教育，强化全员档案意识。

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的一些规定渗透到各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困惑，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性带动宣传，引起领导们的重视。

2.树立大档案的概念，丰富馆藏资源。

凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了文书档案外，基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服好务，才能满足利用者的查档需求。

3.完善收集归档制度，确保材料齐全完整。

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，因此在国家有关归档范围指导性文件的参考下，要和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立、健全和完善切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等制度贯穿其中。

4.档案人员增强主动收集意识。

长期以来，档案收集工作都处于被动收集局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色，做到“脑勤、嘴勤、脚勤”。通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料积累保管和定期归档，变过去被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受档案的重要性，从而赢得大家的理解和支持。

5.档案法制建设不容忽视，树立依法治档的权威性和严肃性。

上级业务主管部门和档案管理行政部门要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督，从行政上加强对各单位各级领导干部档案法规知识的学习，提高单位内依法行政、依法治档的思想意识。对各单位档案工作检查中出现违法违纪行为没有得到及时依法处理的情形坚决从严予以查处，以此树立依法治档的权威性和严肃性，从而进一步增强单位内工作人员的档案法制和归档意识，杜绝各单位档案拒不归档现象的发生，确保档案收集工作有序开展。

6.档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性。

收集工作考核时，可抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率说明收集材料的齐全完整性。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上引起高度重视，更好地在日常工作中做好材料及时积累和收集归档工作，促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

7.加大培训指导力度，强化收集归档工作。

档案部门每年年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，共同交流和加以解决。

总之，档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作其他环节相比，地位非常特殊，可以说它是当前档案三大体系建设任务中档案资源体系建设的重要内容。档案收集工作做得不好，就不会有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。因此，做好档案收集工作是做好档案工作的前提。