城建档案馆数字化建设的途径

李睿

【摘要】随着数字时代的到来，城建档案馆的建设也应该做到数字化的发展目标，现代技术的发展完全为数字化建设的发展需要提供了基本条件。之所以城建档案要朝着数字化的方向发展，主要还是从数字化信息的角度考虑的，并且在当前的工作中，这也是十分迫切的工作任务之一。本文重点对这方面的问题进行了探讨，为实现更加高效的城建档案馆数字化建设提供一定的帮助。

【关键词】城建档案；数字城市；信息技术

当前，我国正在推崇数字城市的发展与建设，这一理念实际上已经十分普及了，并且在现代化社会发展的今天，科学技术为数字档案馆的建设提供了重要的前提条件，由此可见，在未来发展建设中，更加应该深入挖掘数字化管理的重要意义，为实现档案馆的快速发展提供一定的帮助。

1、当前城建档案馆的发展现状

从构成上进行分析，城建档案馆主要是用于收集文件材料以及保管文件之用，其中包含了众多的环节，在数字化建设的过程中，要想将城建档案馆发展成为数字化的管理，就需要在以下几个方面多下功夫。首先，要实现对文档的一体化处理。计算机已经成为主要的办公设备之一，在应用的过程中采用计算机对文件进行处理与保管可以说是今后的趋势之一，我国在这方面的工作可以说还是很到位的，基本上已经实现了计算机网络的建设，向自动化的发展目标又迈进了一步。在日常对档案文件进行管理时，采用自动化的网络技术可以有效的提升工作效率，并且增强了各个部门之间沟通与协调的能力。除此之外，还应该采用合适的文档管理软件对档案进行处理，一方面可以使工作流程变得更加标准化，另一方面，也可以更加的专业化，从不同的角度对档案进行保管，为今后的社会发展提供重要的帮助。现代文档管理软件的功能十分丰富，不仅具有预览的功能，还可以实现功能的相互转化。因此，今后的档案管理必将朝着数字一体化的方向发展，从而为我国城建档案馆的发展提供重要的帮助。目前，馆藏档案也在朝着数字化的方向发展着，采用计算机技术对馆藏档案进行数字化管理，建立起相应的数字档案库，一方面按照主题词对档案进行文字录入，以后人们只要查阅主题词，就能将档案查找出来，大大降低了搜索的时间。另外，将馆藏内容分门别类的进行管理，并且采用磁盘的方式将其存储下来，采用计算机这种检索工具可以说是一项极大的创新。这种检索方式具有高效便捷的特点，在城建档案数字化管理中属于重要的一步。并且我们最终的目标是实现机读档案，但是要想实现这方面的目标还有很长的一条路要走，因为其不仅需要高超的科学技术，还要面对大量复杂的数据，不可否认的是，只有做到这点要求，才有可能最终完成数字化建设的发展之路。当前，档案管理的智能化发展属于主流的趋势之一，更加便于档案的保管与检索。可以说智能手段是一种全新的手段，在城建档案馆中主要在保管上利用了这一方式。所谓智能化保管就是运用计算机的相关系统对档案进行严格的管控，以起到保护的作用。采用智能手段的优势在于减少了管理人员来回出入档案管理室的次数，降低灰尘以及霉菌等对档案产生的不利影响，在档案室中只要安装一台监控设备，就能达到全天不间断的控制，随时发现不安全的因素。这样档案就能全天候的得到高效的保管。此外，在服务手段上，现代城建档案馆也具有现代化的发展特点。由于当前我国档案馆中所珍藏的档案数量越来越多，将其得到有效的保管并为社会所利用是档案存在的重要价值，随着信息化脚步的加快发展，在档案的服务手段上也应该实现即时化、自动化以及形象化的发展，使读者可以更加方面的查阅档案资源，将档案的价值得到最大化的发挥。因此，今后城建档案馆的发展方向就是开放化的管理，利用多种手段达到更加优良的档案服务，例如采用磁盘或是局域网等工具进行档案的查询，无论何时何地都能获得信息资源的共享，这是今后的一大发展趋势。

2、城建档案馆建设的基本途径

数字化在城建档案领域尚为新生事物，很多计算机技术在应用上仍处于不断探索和进一步完善阶段。从一些介入较早的城建档案馆的初步实践看，建立数字城建档案馆必须做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，基于此，笔者认为，以下五个方面是当前数字城建档案馆建设的必要途径。一是开发一款能够满足工程项目级、案卷级、文件级和电子化元件级的四级管理的城建档案文档处理一体化软件，是各地城建档案馆都在期待的事实。国家主管部门应尽快制定出开发数字城建档案馆信息管理系统的实施方案，集中各方财力，牵头组织攻关。城建档案馆信息管理系统的开发研制应充分发挥文件形成机构、城建档案管理部门、相关科研单位和软件开发商的积极性，做到四方协调一致，使之系统设计合理、极具操作性，以适应城建档案数字化管理的长远发展需要。二是城建档案馆信息管理系统的安全功能必须能够解决馆藏档案资源的社会共享与数据安全，快速查阅与保密限制的问题。在电子档案数据的安全保护方面，要从将来网络化及开放战略来考虑系统维护工作，预先做好利用访问的保密控制，如各种用户的访问权限设定和对黑客、病毒、误操作、恶意改写或物理损坏、磁化等造成数据丢失的防范，以及操作“痕迹”的处理工作。三是为实现城建档案计算机及网络系统的查询与管理，在配置所需硬件时，要充分考虑数字时代的发展对高端工作站或服务器的要求，在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足数字化管理的运行条件。信息显示窗口应具有浏览各类磁盘文件的专用矢量文件浏览器功能。四是抓紧建立适应数字化管理的复合型人才队伍，选调一批热衷于城建档案事业、在计算机领域有真才实学的技术骨干，尽快充实到城建档案部门。同时，还要抓紧在职人员计算机知识的培训和再教育，使现有岗位人员熟悉和掌握城建档案数字化管理的基本知识和工作技能，以适应未来工作需要。因此，在建立数字档案库时，要根据本地实际和馆库条件，做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，分轻重缓急，循序进行。任何存在短时间内一墩而就的想法都是不现实的。

3、结语

总之，城建档案信息化建设应根据国情特点和“数字城市”的发展需要，抓紧研究并确立数字城建档案馆的发展规划，统一著录标准，以避免各地对项目的多重研究和盲目投资，使数字城建档案馆建设工作尽快走上健康、有序的发展轨道。

参考文献

[1]赵群.探讨城建档案数字化管理发展模式[J].科技与企业，2013（24）.