浅析高校会计电算化后财务档案管理工作

徐伟

【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了变化，使得会计档案的管理工作也发生了变化，手工会计所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的要求，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率，更好的服务于高等学校发展建设。

【关键词】财务档案；电算化；档案管理；信息化

所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使其更好地参与高校的发展决策，加强财务管理。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下，科目汇总表、资产负债表等财务报表分析均需要人工汇总计算。会计电算化后，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表，这大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化 手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性大，而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防盗等工作。会计电算化后，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中的重复记录。磁性介质的保存除了需要纸介质保存工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

高校实行会计电算化后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，会计档案赋予了许多新的特点。第一、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。第二、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。 第三、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。第四、电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。达到了档案信息资源共享，节约了办公成本，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率。 第五、电子财务档案易于修正、拷贝和重臵，便于纠错、携带和传递。如上所述，财务档案信息化有很多优点，但也有不足。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、如何做好电算化会计档案工作

加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。

1、加强高校财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

2、做好电算化会计档案的收集

电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应进行数据备份，以防止意外情况引起的会计电算化系统的毁灭。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本校、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为高校或部门的决策者提供可靠的依据。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。财务部门要补充具有计算机学历背景的技术人员，满足信息化建设工作的需要。

四、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后，存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。

备份次数每月不得少于一次；用做备份的软盘必须妥善保管；备份软盘应装在保护封条和包装盒内，并定期进行转贮；两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患。

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。一旦硬件系统出现故障或其他非人为原因，将导致会计工作不能进行。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质出现损坏，保存的会计数据将会丢失。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作。

3、电算会计档案要有专人管理。

会计电算化系统的实施主体是“人”，无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，恶意地修改软件程序、数据库中的数据，都是不行的。因此，高校管理者应当增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系；采用数据加密等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。