数字化档案管理在事业单位中的应用分析

夏丽颖

【摘要】档案管理是事业单位内部管理的重要组成部分，是单位各项工作开展的依据，也是事业单位实现可持续发展过程中不可忽视的环节。在社会进入信息化时代之后，计算机技术逐渐被引入到档案管理工作中，数字化管理成为了当前事业单位档案管理的主流趋势。本文针对现阶段事业单位档案管理数字化的问题进行几点论述。

【关键词】事业单位；档案管理；数字化

引言

任何单位和组织都离不开档案，事业单位也是如此，事业单位领导以及管理人员必须要重视档案管理工作，根据不同时期单位发展要求，科学制定管理策略，将档案数字化管理纳入单位重点工作规划行列。以国家各项事业服务为目的，客观分析当前档案管理中存在的问题，总结数字化管理过程中的所面临的各项阻碍，寻求突破当前档案管理瓶颈的方法，深入挖掘计算机技术的优势和要点，建立更加完善的档案管理系统。

一、事业单位数字化档案管理以及管理现状分析

1.数字化档案管理

所谓数字化档案管理，简而言之，就是将档案文件从传统的纸张材质，转变为电子形式，记录档案的方式从传统的人工录入，转变为计算机录入，工作人员借助计算机设备对各种不同的档案信息进行搜集、处理、转化，进而实现档案管理的统一化、标准化。同时包括图像、视频以及声音、文字在内的各种形式的档案资料，都可以通过计算机转变为由1和0组成的数码序列，并将这些文档刻录在光盘或者磁盘上。这就是整个数字化档案管理的过程。数字化管理是档案管理事业发展到一定阶段的必然结果，也是我国档案事业的里程碑。

2.数字化档案管理现状

从目前我国事业单位的档案管理的情况来看，大部分事业单位都意识到了数字化档案管理的趋势以及重要性，也相继建立了数字化管理平台，但是毕竟数字化管理在我国兴起时间不长，很多单位在数字化档案管理中还存不足，具体分析如下：

2.1欠缺现代化的办公设备.档案数字化管理依赖于计算机设备以及大量的计算机软件，否则管理将无法进行下去。现阶段虽然很多事业单位建立了数字化档案管理系统，也开始强调数字化管理的重要性，但是管理却欠缺规范，个别事业单位计算机设备极少，信息化办公无法全面落实。档案调取以及阅读十分不便，虽然引入了数字化管理理念，但是却没有将数字化硬件与软件设备购置完善，导致数字化档案管理效果不明显，档案资源的作用发挥不出来。

2.2档案检索效率相对较低.现代数字化档案管理中计算机检索作为关键的环节，它取代了传统手工检索的方式，极大的提升了档案管理效率和质量。但是目前很多单位在档案检索方面的技术并不完善，检索效率低，从而严重制约了数字化档案管理的进程，降低了档案管理的效率和质量。

二、强化事业单位数字化档案管理的有效对策

从以上分析中可以看到我国事业单位在数字化档案管理过程中还存在很多问题，针对这些问题，下面有针对性的提出解决对策。

1.创建数字化的档案管理系统

网络化、数字化是当前事业单位档案管理的趋势，也为档案管理提供了巨大便利，在数字化档案管理的过程中构建数字化档案管理系统是关键，并且数字化管理系统包含的内容非常丰富，事业单位必须要从设备选择、总体设计以及档案整理以及软件开发、光盘备份等各个方面入手，客观分析当前事业单位档案管理的需求，建立相应的档案管理系统，这是数字化档案管理的前提，因此事业单位档案管理者以及领导者必须要重视数字化档案管理系统的构建，并不断对数字管理系统进行拓展与完善。

2.提高数字化档案管理的性能

在强化数字化档案管理的过程中，确保数字化档案管理系统性能是最为关键的一步，下面针对其具体做法进行分析。

2.1提升档案管理的能力。强化数字化档案管理性能，是实现数字化管理可持续发展不可缺少的环节，首先要提升管理能力，具体来说就是要借助一定的计算机系统完善其本身的档案管理性能，进而达到提升档案管理效率与质量的目的，一般来说目前提高数字化档案管理性都是利用光纤与磁盘连接列阵实现的。

2.2提升档案管理的可靠性.磁盘列阵产品在硬件组成以及结构方面要求十分严格，磁盘列阵产品不仅能够为数字化档案管理系统奠定坚实的基础，与此同时，磁盘列阵必须要借助多种多样的形式，并且要根据需要设置保护级别，这样才能够为使用者提供最大便利，另外，硬件应该具有热插拔的功能，这样才能够最大限度确保档案数据的安全性与可靠性。

3.完善办公系统与档案管理系统间的衔接

在推进事业单位档案数字化管理的过程中，办公系统与档案管理之间的链接工作必须要进一步完善。首先要强化资料查询功能，建立资源链接基础，依据数字档案管理的需求，完善单位内部的数字化管理体系，为数字化档案管理提供一个良好的运行环境。包括档案归档制度、文档一体制度以及数字制度、保密制度等等，通过一系列制度的建立，确保数字档案管理的效率和质量，全面提升事业单位档案管理水平。从事业单位档案管理的特殊性来看，档案资料基本都具有一定的保密性，可以公开的文件只是其中一少部分，因此确保数字档案的安全与完整是非常关键的。在普及数字化管理的同时，事业单位必须要有专门的工作人员对硬件和软件进行安全防护建设，确保电子档案在储存过程中不会因为人为因素以及环境因素受到破坏，不会丢失，必须要具有良好的数字化管理环境。

结束语

信息技术是当今社会的主流技术种类之一，在事业单位不断发展的过程中，信息技术也逐渐被应用到档案管理中，实现数字化档案管理，是提升档案管理质量与效率的关键，尤其是在信息化社会中，数字化管理已经成为了档案管理的主要趋势，事业单位相关负责人必须要认清这个现实，积极在单位中引入计算机技术，培养更多专业的档案管理人才，全面推进事业单位档案管理事业的发展。

参考文献

[1]张红霞.谈档案管理措施[J].旅游纵览（下半月），2015（12）

[2]王志红.加强高速公路档案管理的措施分析[J].经营管理者，2015（36）