档案迁移的保护和管理

曾丽丽　翁莹莹 章良国

前 言

卫生档案作为历史记录的载体，其完整与安全，既关系到国家、集体和个人的利益，同时也是为了给子孙后代积累档案资源财富。保护档案完整和安全是一项艰巨的任务，也是档案工作人员一项艰巨的历史使命。面临单位搬迁，在搬迁过程中如何维护档案的完整和安全，这就要求有完备的风险评估和防控策略。

平阳县卫生和计划生育局，前身为卫生科、卫生局，档案起始于1952年，至今已有64年，在历史的长河中产生了具有查考价值的丰富档案资源，其中有人事档案4334卷、文书档案300卷、医疗执业审批档案4168卷、基建档案、会计档案等共约1万多卷。档案的完整和安全既关系到国家、集体和个人的利益，同时也是为了给子孙后代积累档案财富。档案的完整和安全是相辅相承的，只有维护档案完整，才能有效地保证档案安全。要维护档案的完整与安全，这是档案人员的历史使命。如今单位面临迁移，大量的档案搬迁成了重中之重的事，在库入库的整个过程务必做好风险防控措施，现就如何维护档案完整和安全，展开论述。

一、加强领导，落实责任，宣传到位。

1.领导的重视

单位领导对档案工作作用程度，取决其对档案工作的认识程度，认识到位作用就强，取得的效果就佳。卫计局组织人事档案于2002年已达国家级标准，其他档案由各部门单独立卷、保管，单位内要严格遵循按照统一领导、分级归口管理的原则，建立健全档案管理制度，不断探索档案管理新路子，第一把手亲自抓，主管领导具体抓，各部门负责人分线抓。在长途搬迁前，把档案工作列入领导议事日程，落实档案管理人员责任制，切实解决搬迁的硬件设施配备、投入。

2.档案员的职业素质

档案工作的成败关键在于人的管理。档案工作既是管理工作，又是技术性工作，不经历大量实践难以做好，最忌讳频繁更换工作人员，致使档案工作长期积累经验和成果付之东流。相对稳定的高素质的档案管理工作者是档案管理工作成功的保证。

3.加强宣传教育，营造对档案的共识氛围

档案工作涉及面很广，需要领导和有关工作人员积极和密切配合，必须通过宣传教育，增加社会档案意识，形成对档案管理重要性的共识。

二、实施风险评估，制定应急预案

历史经验表明，档案在搬迁过程中可能出现包装箱受损受污染等问题，因此应搬迁前进行风险评估，逐一排查各风险项目，预测潮湿、灰尘等污染，散架、被盗、变卖、火灾等现象，所以事前应做好风险排查，制定档案管理的应急处置预案：档案室制定的突发事件防范和应急处置预案包括以下内容：编制和实施预案的有关危机情况及处理；应急处置工作的目标、要求和具体措施；应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的人员、分工、联络方式及调用方案；县政府主管机关和县档案行政管理部门的联系方式；其他预防突发事件、救灾应注意的事项。档案搬迁前应组织相关部门进行安全救灾演练和设备设施检查，对本局全体工作人员开展突发事件应急知识教育，增强对档案搬迁工作中突发事件的防范意识和应对能力。

为避免造成损失，档案搬迁前期应做好电子文件备份和加密、档案卷（册）、包（箱）等的登记造册、按防尘防潮包装工作，在搬迁时按需求配置适宜适量、安全的档案集装箱、去湿机、风干架、灭火器、防紫外线的棚盖，提前做好及时控制、补救措施的物质准备。

三、搬迁过程中的完整和安全的应急处置措施

搬迁过程中防盗、防散、防火、防潮湿、防尘、防紫外线等环节措施要到位，押运、清点、交接、入库等要条理清楚，确保责任到人。这既是保证档案完整和安全是档案工作的基本任务，也是档案工作的目的。突发事件发生，要采取下列应急处置措施：及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门。在可能在情况下，采取行动消除事故；组织救援人员转移和妥善安置受威胁的档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施，对突发事件可能造成危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案；对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。如被盗的要顺藤摸瓜及时追回，受水灾的要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化，同时立即向主管部门报告相关事宜。

四、档案入库后的管理

新档案室要在入库前认真选址，并严格办理入库交接手续，入库后坚持档案监管长抓不懈，入库管理主要做到如下：

1.库房要求和档案装具设施配备

新的档案用房选址要以最大限度延长档案寿命为目的选择远离水源、火源和污染源的档案专门库房，配置有档案阅览室、档案人员的办公用房；配置足量符合国家有关标准的密集架等装具，温湿度控制与调节器，防光、防尘、防潮、防火、防盗、防有害生物、防有害气体等设施及复印机、扫描仪、监控设备、信息化设备等，保证能让搬迁过来的档案能及时入库并得到及时的保护。

2.档案入库时的核点，排列

档案入库时，要及时核点档案数量，确保和原出库时不少一份。为了便于管理和利用，档案室必须对入库档案进行有序存放。存放的原则应坚持简便、实用、便于管理，在一个全宗内按业务种类、载体、保密等级分库房和档案装具的编号顺序依次上架存放，每个类别之间预留足够的空间，以备后续归档新增档案的存放需要，避免事后重复频繁的装柜。

3.档案修复

档案修复是指使受损或退变的档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。档案在搬迁过程中材料爱到不同程度的损害，要使受损的档案长久保存，必须对其进行抢救性修复。具体的修复技术要事前进行业务培训学习或直接联系上级业务单位在入库前先进行修复后库，以免入库后的滞后处理缩短档案的保存寿命。修复工作主要是利用机械、溶剂或氧化化对受污染的进行去污；利用液相、气相去酸；利用涂料、丝网加固；修裱、字迹恢复与显示技术等。

综上所述，在搬迁前精心做好《档案法》和实施细则等宣传教育，强化档案管理人员和其他工作者保护档案的意识；排查风险，制定风险防控预案，并严格执行，避免搬迁过程不安全因素损害档案，入库后紧抓档案管理不松懈，就胡顺利完成档案搬迁工作。