试析办公自动化中计算机信息化处理技术的应用

邱亚琴 翟廷举

摘要：计算机信息技术更加广泛的普及和应用也为系统办公领域带来了极大的便利和帮助。计算机信息技术实现的自动化现代办公不仅优化了办公环境，也大幅提升了办公效率。文章以此为基础，对计算机信息化处理技术在办公自动化中的应用进行研究，并对计算机信息处理技术进行应用分析，以提升未来的办公自动化趋势。

关键词：办公自动化；信息化处理技术；应用分析

任何行业的现代化办公都面临着大量的数据信息需要处理，因为业务的复杂化和系统化程度提升，对于信息的有效收集、处理和传输也必然有着更加严格的要求，而在这样的发展形势下，传统的信息处理手段不仅需要占用过多的人力资本，也会增加时间成本的投入，并且信息的处理效率整体不高，完全不能适应现代人们基础办公的需要。而计算机发展带动下的信息化处理技术，能够有效地转变原有的办公系统信息处理模式，极大地简化人力投入，实现自动化的现代办公模式，更好地促进行业内的整体办公效率。

1 信息技术与办公自动化

企事业单位的日常办公内容很大程度上都是对单位容量信息的一种分析与处理，而在现代经济发展中，各行各业都面临着更加复杂化和大容量的信息处理工作，这无疑为现代办公带来了极大的挑战和困难。而计算机信息处理技术正是研究信息获取、传输、处理、检测、分析和利用的科技手段，是由智能化的传感技术、计算机技术、通信技术和微电子技术结合而成，主要适用的范围就是现代工作中信息的管理与处理。办公自动化正是在这样的计算机网络技术的基础上发展起来的新时期办公模式，是一种利用现代化的科技和先进设备将复杂和相对混乱的办公状态简单化、清晰化、明朗化、效率化的办公模式。办公自动化简化了人力成本，节约了时间成本，但对于专业人才的素质和现代计算机设备的质量又有了更高的要求和标准。目前，办公自动化已经成为现代企事业单位中主流的一种办公模式，其中，计算机信息化处理技术对于办公自动化的高效实现意义重大，是现代办公工作中的重要手段和基础。

2 计算机信息化处理技术在办公自动化的应用优势

2.1 进一步优化办公环境

传统作业中的办公环境很容易受到空间、时间等外在条件的制约，同时因为人工的主动成分很大，还可能受到情绪、氛围等主观因素的影响，造成整体的办公环境质量不高。但是现代计算机信息化处理技术的有效应用使得办公环境网络化、智能化、现代化，简化了人力分配。同时，计算机状态下的网络办公使得现代办公不再局限于地点、时间等限制因素，可以随时随地地进行办公信息的有效整理与分析，省去了很多外出作业的办公麻烦，最大限度地优化了办公环境以及提升了办公质量。

2.2 方便及时的进行信息检索

现代工作办公中，对于档案文件信息的有效处理与分析至关重要，而计算机信息化的实现使办公环境中的内外部网络之间构建起了一座无形的信息桥梁，使得信息的检索和查询更加方便和快捷，也能够更好地帮助信息的使用者及时更新和掌握信息情况，做出最准确的办公决策。在信息化处理技术的帮助下企事业单位可以构建系统的数据库信息，加强各种档案和文件的规范化管理，有效提升办公的工作效率。

2.3 增强了信息化处理的程度

办公自动化省去了很多人工操作的工作环节，这样最为重要的内容就是智能化、现代化的工作内容信息化处理。因为没有了人工的校对、整理和分析，只能将各种工作任务、报告内容和档案文件进行信息化处理后上传给电脑才能实现后续的智能分析和管理工作。充分利用计算机在信息处理方面的存储容量大、效率高等综合优势，将所有办公方面涉及的工作日常内容进行信息化的数字处理，整合、构建出全面的信息搜索库，从而更好地实现现代化的办公和提升整体的办公效率。

3 计算机信息化处理技术在办公自动化的具体应用

3.1 办公自动化中的Web.2.O技术应用

互联网环境影响下的办公工作也必然面临着更大的信息增长量和信息综合使用趋势，为了更好地适应现代化的办公节奏和办公需求，以计算机信息化处理技术为基础的Web.2.O软件被广泛地应用于现代化的办公工作中。Web.2.O是一种全新的商务沟通交流平台，不仅在界面内能够提供办公日常所需要的各种信息内容和基本服务，而且为以资金实现为基础的办公商务提供了更加安全和可靠的保证。

在现如今的自动化办公中，Web.2.O应用软件是办公人员使用最为频繁的沟通交流平台，能够有效地实现公司与客户之间的商务洽谈，能够有效地减少业务工作中不必要的信息问题，也能够增强企业内部组织部门之间的交流合作，增加工作磨合度，是一项自动化服务程度高、适应性强和应用范围面极为广泛的信息化处理技术。

3.2 办公自动化中的B/S型结构

B/S型结构是在传统的C/S模式基础上通过计算机信息技术的有效加强和实现的自动化办公手段。B/S型结构由3层的C/S基础模式所构成：第一层的C/S体系是计算机办公接口，主要用于连接整个系统的操作者和全部办公应用系统，这样的直通性办公链接可以更好地实现办公的自动化程度。第二层是办公综合系统的后台Web服务器，它的主要功能是对第一层传递过来的办公信息依据相应的信息处理技术进行简化和重点分析整理，将复杂混乱的办公基础信息最终整理成逻辑清晰、间接合理的实用信息，通过连串的HTML代码反馈给办公人员。第三层B/S型结构的自动化办公系统是对海量信息进行储存并简化处理的数据库服务器。因为自动化办公中是以计算机替代人工来处理更大容量和复杂的信息数据，所以不可能同一时间对所有信息数据进行及时处理和反馈，但可以先将所有的信息数据进行储存，根据办公需要进行检索和及时处理分析，这样可以更大限度地提升办公效率，同时还能实现数据库服务器和Web服务器的协同工作，使自动化办公系统的运行和维护变得非常简单和方便。

4 计算机信息化处理技术在办公自动化的应用趋势

计算机信息处理技术是现代自动化办公的重要基础和实现手段，对于现代以及未来的自动化办公发展都有着深远的意义和影响。在未来，计算机信息化处理技术在办公自动化方面可能呈现以下3个方面的应用趋势。

4.1 视频技术广泛应用

目前的自动化办公中虽然对于数据信息的处理非常高效和快捷，但是所有的信息处理反馈和文件档案二次处理仍然局限于传统的文字形式表达。而随着计算机技术在数据压缩和可视化方面的不断发展进步，未来自动化办公中视频技术会得到更加广泛的应用和普及。比如目前已经得到有效推广并取得良好应用反响的视频会议。未来，自动化办公内容的方方面面都可以实现视频的可视化表达方式，可以通过摄像头对人们办公工作中第一时间的思路和灵感进行视频记录。同时，每一个员工都可以通过视频传送无时间、地点阻碍地与领导交换工作意见，必然能够更加有效地提高整个社会群体的办公效率。

4.2 无线办公环境的构建

为了满足现代自动化的办公需求，很多企业都已经实现了办公区域的全面wifi覆盖，每一个员工都能在办公环境中无阻碍地进行现代化网络办公。当然，无线办公环境的构建是未来自动化办公的—种必然趋势，这样才能进一步实现以信息终端带来网络化的自动化无区域办公，让员工的工作和领导的管理不再受到地域限制，更好地提升办公效率。

4.3 办公智能化的实现

现代计算机信息处理技术虽然已经实现了办公环境的极大智能化和现代化程度，但在很多方面还仍然保有传统相对繁琐复杂的工作章程。比如，很多档案和文件还是采用纸质的传递和查阅，进行信息化技术处理时又需要将纸质的原始文件进行信息数字的处理转换，而进行审阅工作时又要重新生成纸质的文件，来回中不仅浪费了很多办公成本，也极大地占用了办公时间。未来的办公自动化可能会实现无纸化的更加智能的办公模式。除此之外，还能够实现办公数据的永久储存以及电子数据存档空间的不断缩小和升级，这样的智能化自动办公才能最大效率地简化现代办公工作中复杂、繁琐的流程程序。

5 结语

现代计算机信息处理技术的迅速发展使得办公自动化的实现和普及应用成为必然，以信息化处理技术为基础的现代自动化办公可以更加有效地解决信息处理方面的复杂问题，能够更加高效、安全地实现办公信息的传输与交流。所以，应该对计算机信息处理技术进行不断的研发，使其更加完善和成熟，更好地运用于现代化的自动办公中，带来现代办公工作更大的发展和进步。