试论电子信息档案管理的风险控制对策

杨海燕

摘 要：当今社会中，电子计算机技术在各行业中发挥着越来越大的作用，尤其是近些年数据库技术和网络技术的快速发展，对各行业的改革产生直接的影响。计算机技术的发展，也使档案管理发展成电子信息档案管理。电子信息档案的风险主要在信息技术的数据储存和网络传输当中，所以对其安全隐患做好风险防控，是使信息档案管理工作的可靠性与安全性得到保障的重要举措。本文结合实际和工作需求，对电子信息档案管理的风险控制进行研究。

关键词：电子信息档案；档案管理；风险控制

信息时代的降临，促进了电子信息档案管理这种先进档案管理模式的形成，其对企业的发展具有十分重要的影响。然而，电子信息技术进行储存和传输时，存在某些安全隐患，例如相比于传统纸张，其风险性更加突出，一旦未将风险防范工作得到落实，将很有可能导致档案资料出现丢失。因此，只有有效落实电子信息档案的风险控制工作，才能使电子档案信息管理的可靠性与安全性得到保障。

一、规避安全风险的相关措施

1.加强先进技术的应用

电子信息档案管理通过引进先进的技术，可使计算机工作有效地规避风险，从而有效提升电子信息档案管理的安全性与可靠性。其中，密码设置是其中至关重要的措施，在密码设置之后，需要保管好密码，与此同时，需要对相关技术人员进行训练提高其管理控制能力，从而防止信息资源丢失和破坏情况的发生。

2.制定风险预防制度

信息资源管理制度的制定是必不可少的内容，要求企业需要进行相应预防制度的制定。通过风险预防制度的制定，再促使该制度得到严格的实施。例如，可作出以下规定：规定系统操控只能由管理人员进行，其他无关人员不具有系统操作的权利。

3.及时消除潜在风险

安全防护是电子信息档案消除危险的重要措施，企业需要通过有效的安全防护，确保信息数据不受其他因素的影响，保障信息的可靠性与安全性。及时消除潜在风险，是确保信息档案数据安全的重要举措。计算机维修的过程中，企业需要采取相应的措施，就可能存在的风险进行应对。鉴于计算机网络具有较高的复杂程度，电子信息档案管理的风险控制，需要对问题进行全方位的思考，从而使问题得到有效的解决。

二、风险缓解的相关措施

电子信息档案在受外界影响的情况下，为最大程度上降低安全风险，需要管理人员将风险进行严格的把控。现阶段，电子信息档案管理可以凭借应变计划、灾难恢复技术等的制定与实施，尽可能使电子信息档案的安全风险减小。风险缓解的措施通常分别事前与事后两个部分。事前措施是指在发生损失之前，为减小损失而采取的措施。事后措施是指在损失发生之后，为避免损失进一步扩大而采取的措施。需要注意的是，及时处理风险，这才是风险缓解工作中最为重要的。

三、分散风险的相关措施

电子信息档案管理的风险规避，可以采用转移策略，实现风险的转移，达到降低风险的目的。通常，风险转移的方法包括购买保险、修改配置模式以及外包给其他机构等。通过转移策略的实施，简化原本存在的复杂问题，优化电子信息档案管理的措施，促进电子信息档案管理水平的提高。并且，需要注意与网络供应商之间的协调与合作，在选择外包的过程中，需要对外包人员的职业素质进行严格考核，同时加强操作方面的监管。

四、风险评估的相关措施

风险评估工作是为风险防控工作提供参考，促进预防计划的科学合理，基于电子信息档案的全方位分析，对风险引发因素及风险发生后果进行探究。评估的内容包括危险发生的概率、危险产生的后果、危险的成本以及危险的防控措施等。并且，企业管理人员需要增强风险防范意识，及时地制定完善的风险预防计划。就电子信息档案管理人员而言，其需要对档案管理工作的各个环节进行严格的把控，其也是档案管理工作的基本要求。在风险评估的过程中，管理人员需要保持高度的警觉性，及时发现存在的安全隐患，及早将其消灭。针对已经发生风险的事项，需要根据风险实际情况，及时采取具有针对性的措施，尽可能减小因风险而造成的损失。

五、结语

总而言之，结合电子信息档案管理工作中，风险管控的全方位分析与研究，再联系实际，电子信息档案管理工作中，管理工作人员必须具有较强的风险防控意识。需要明确的是，电子信息档案的风险是客观存在的，并且具有不确定性的特征。正由于其具有不确定性，所以其可能导致较大的危险。因此，相关工作人员需要保持高度的警觉，重视档案管理工作中风险的预防，及时进行风险防范措施的制定，有效提高电子信息档案的管理水平，从而实现风险的有效规避，使风险导致的损失尽可能减少，促进企业的可持续发展。

参考文献：

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