浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策*

王学娟，杨　阳，闫桂莲（.承德医学院，河北承德　067000；.河北旅游职业学院）

浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策*

王学娟1，杨阳1，闫桂莲2
（1.承德医学院，河北承德067000；2.河北旅游职业学院）

大数据；高校；电子档案：管理

当前，人们对“大数据”的关注度持续走高，未来学家阿尔文・托夫勒早在1980年3月出版的《第三次浪潮》中首次提出“大数据”，将其喻为“第三次浪潮的华彩乐章”[1]。具有大量、高速、多样等特征的大数据，正在以一种独特的方式和手段对海量数据进行深入挖掘和分析，从而获取高价值的产品和服务等，并逐渐成为当前社会的一种新型能力，影响和变革着我们的生活、工作和思维。大数据时代的到来给社会各行各业带来了深刻影响，传统的生活生产方式受到冲击，档案工作也不例外。高校电子档案是指高校在日常事务、教学、科研等过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，如何管理好电子档案，是高校档案工作人员重要的发展方向。本文就大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题进行分析，并提出了相应对策。

1　高校电子档案管理的意义

高校电子档案的来源分两类，一类是由纸质档案通过扫描或拍照等方式加工而成的电子档案，一类是直接收集的电子文件[2]。第一种情况下形成的电子文件，一般的常用格式有tiff、jpg、pdf等；第二种情况收集的文件格式种类较多，有纯文本文件、格式文件、图像文件、图形文件等。这些文件有些是通用文件格式，如txt、doc、excel等，有些是专用文件格式，必须使用专业软件才能打开。研究高校电子档案的管理，具有以下重要意义：

1.1加强电子档案的管理，有助于提高档案工作效率计算机及网络信息技术的迅猛发展，不但为档案整理提供了快捷的管理手段，而且为档案利用提供了方便快速的途径。信息化处理可以快速便捷地对文件信息进行收取、存储、分类、统计和访问，提高了准确性，有利于节省大量的人力物力[3]。电子档案管理得当，可以免除翻阅纸质档案及案卷目录的困难，减轻档案工作人员的劳动强度，加快查找检索速度，进而提高档案工作效率。

1.2加强电子档案的管理，可以提高档案服务质量高校档案管理的目的是为高校教学、科研及日常工作事务等提供便捷高效的服务。随着档案信息化的发展建设，电子档案应运而生。加强电子档案的管理，使得查找相关档案信息更加快速准确。通过对不同类型的资料进行有效的分类排序并及时归档录入，便于查找搜索定位，进而提高档案管理的服务质量。

1.3加强电子档案的管理，跟上国家档案工作的步伐国家档案局中央档案馆在2002年印发了《全国档案信息化建设实施纲要》(档发[2002]8号)，明确指出要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法。近年来，国家档案局多次强调了电子档案管理的重要性。因此，加强电子档案的管理是执行上级管理部门的重要指示，是完善档案管理工作的重要环节。

2　承德高校电子档案管理现状及存在的问题

当前，高校档案工作人员年龄相对老化，学历层次参差不齐，业务素质及技术水平有限，而电子档案管理对计算机操作水平的要求较高，这就使得高校电子档案管理水平有限。通过对承德四所高校的实地调研，发现承德高校电子档案管理主要存在以下问题：

2.1电子档案管理意识薄弱档案工作人员对电子档案的收集归档意识不强，部门兼职档案员意识不到电子文件归档的重要性，很多档案都是只有纸质的，没有注重电子文件的保存及管理。而档案管理人员的管理意识直接影响着高校电子档案管理的工作进程，这就使得高校电子档案疏于管理，档案信息化、数字化流于形式。

2.2电子文件收集、整理、归档不全由于电子文件管理意识相对薄弱，有的部门形成的电子文件打印输出后没有从系统导出电子文件进行保存，有的部门电子文件起草完成之后直接打印成纸质文件，纸质文件归档后电子文件就无人管理，这些都会导致电子文件档案管理的相对滞后。究其原因，主要是各立档单位电子文件的收集范围不明确。虽然国家出台了电子档案的相关规范，但针对高校电子档案的标准不明确，电子档案管理没有形成规范的管理模式。如果电子文件的收集范围没有明确，没有明晰哪些电子文件必须存档、哪些可以不必存档，执行力就会削弱。

2.3电子档案管理中的安全问题凸显随着计算机设备的更新换代，过时的电子档案存放格式使得电子档案无法打开利用，这就会造成档案信息的损害和丢失，严重损害了信息利用者的利益。当今大数据时代，各种病毒木马对计算机的攻击与入侵，使得一些机密的电子档案在传输过程中可能会被病毒感染，电子档案系统也可能被黑客攻击，从而危害电子档案信息的安全。由于互联网的开放性，数据被他人盗取、篡改的事件时时发生，这些都对电子档案的管理提出了很大挑战。

3　加强高校电子档案管理的有效措施

3.1提高档案工作人员的素质和信息技术水平高校应注重加强档案工作人员的思想政治教育，提升档案工作人员的职业道德水平。要积极开展关于档案工作人员的思想政治教育活动，以提高他们工作的积极性，并敦促他们爱岗敬业。要加强对档案工作人员的相关技能培训，在提高档案工作人员业务水平的同时，提高他们掌握现代化技术的水平，进而满足高校电子档案管理工作的需要。

3.2建立“双套制”模式，确保重要信息完整档案的“双套制”是指电子档案和纸质档案同时提交保存归档。高校应加强档案管理的基础工作，提高电子档案管理的安全性，采用“双套制”模式可保证在电子数据丢失时能有原始档案的支持。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，即要求档案工作人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代信息技术，否则无法完成电子文档的形成和保管。根据各类档案的内容特点采取相应的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才能实现重要信息的完整保存，不至于浪费人力、物力和财力。

3.3注重网络存储设备和电子档案的安全性大数据时代下，档案工作人员必须对电子档案及其管理系统做好日常安全防护工作。严把电子档案存储材料的质量关，提高存储载体的使用寿命。与此同时,要配备专门人员对档案管理系统进行管理与维护，防止病毒或黑客的侵入。通过加强网络防火墙、信息认证等方法阻隔病毒的侵入，同时也要进行阶段性存储备份[4]。加强电子档案管理系统的安全密钥管理，做好系统的安全防护工作。

总之，电子档案是伴随着档案信息化建设发展产生的全新事物，在当前互联网迅猛发展的形势下，大数据思维给电子档案管理带来了新的挑战和机遇。承德地区高校的档案管理部门应加强交流与学习，及时沟通，努力使高校电子档案管理工作迈上新台阶。

[1]何振，杨文，唐思慧，等.大数据时代档案学教育的新常态与实践拓展[J].档案学研究，2016，(1)：117-123.

[2]仇立.电子档案的标准格式[J].城建档案，2011（，6）：35-36.

[3]刘妍.论如何加强电子档案的管理与利用[J].办公室业务，2015，(12)：85，69.

[4]张彬.关于电子档案在档案管理中的意义研究[J].电子技术与软件工程，2015，(17)：206.

G271

C

1004-6879（2016）06-05357-03

* 承德市社科联课题（H20162006）

（2016-01-28）