浅谈新常态下如何谋求乡镇人社城乡居保档案工作新发展

乡镇基层人社城乡居民基本养老保险（以下简称“城乡居保”）档案既是历史地、全面地了解辖区广大城乡居民办理城乡居保参保登记并按国家政策享受法定基本养老保险金，真正保障城乡居民老有所养，实现“记录一生、服务一生、保障一生”目标的前提条件，也是实现全民参保登记工作的必备条件，更是城乡居保档案管理部门履行部门职能、提高工作质量以及体现工作效能的必要条件。为进一步加强城乡居保档案的业务建设，推进城乡居保档案管理工作的规范化、制度化、标准化，不断提高档案管理的科学水平，全面提升档案管理工作的整体效能。笔者现就远安县自2011年7月1日全面启动并实施城乡居保工作（远安县为国家城乡居保第三批试点县）以来所从事所经历过的茅坪场、鸣凤两个人社服务中心，侧重就远安县人社局鸣凤服务中心城乡居保档案工作进行了细致的研究与思考。

1 城乡居保档案工作建设的现状

远安县人社局鸣凤服务中心城乡居保综合档案室是2012年4月经过县局整体改造、完工并交付使用，中心将县局统一调配的三组铁质档案柜分别置放于大厅和大厅右侧一室内，前期所有档案基本就是随便放在包装盒里或搁置在档案柜里等等。2013年2月县局调整负责人后，中心针对这一情况果断采取有效措施，迅速组织人员集中时间、集中精力加大对历年城乡居保档案的收集、分类、审核、整理并于同年4月底高质量按县局要求完成归档工作，极大地提升了我镇城乡居保档案工作水平，也为我县城乡居保经办管理规范化示范点建设顺利迎接省、市现场检查考核验收以及最终命名获得殊荣奠定了坚实的基础。

我镇居保档案管理工作整体情况是：2012年10月，县人社局根据整体办公用房和档案库房实际，特规定：将全县2011年7月1日前达到法定退休年龄即年满60周岁及以上符合条件人员全部纳入直接享受城乡居保基础养老金对象；将2011年7月1日后陆续年满60周岁，同时办理居保参保登记、缴纳居保保险费的人员并按规定办理正常退休手续享受养老金人员以及死亡人员的档案资料全部由中心初审上报县局审批集中归档，其余档案由所在人社服务中心负责整理并完成年度归档工作。中心现有独立综合档案室一间，面积为18.9平方米。截止2015年12月底，库房累计库存城乡居保参保档案250卷（盒），其中参保人员登记表144卷（盒），参（续）保人员缴费票据26卷（盒）。鸣凤镇城乡居保经办管理规范化示范点建设档案80卷（盒），居保行政管理类（文书）档案5卷。累计移交县居保局归档城乡居保档案2462卷，其中符合条件直接享受养老金人员档案1948卷。配备具有大学文化、事业编制专职档案管理干部1名、兼职人员3名，档案干部队伍思想素质与业务素质明显增强，健全了档案工作人员岗位职责、档案利用职责及档案保管职责等，基本形成了抓细节、抓过程、抓环节“三抓”的常抓不懈治理体制。2013年主动配合县居保局完成省二级档案达标整理归档工作，并经市、县两级档案管理部门考核验收达到了省二级档案治理工作制度化、规范化的要求。

2 存在的主要问题及原因分析

在城乡居保档案管理信息化建设、中心经办管理规范化示范点建设以及日常运行过程中，还存在一些不容忽视的问题。

一是对城乡居保档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人包括部分干部尤其部分中层干部对城乡居保档案工作的认识都普遍存在一些误区，认为城乡居保档案工作就是按照要求收一收、找个盒子（柜子）放一放，或简短整理、象征性保管下的事务性工作，或不管信息是否准确就做个电子档放这儿撑门面、我不搞自会有人搞等等，总认为不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付、能查档就行了。长此以往必将导致城乡居保档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为广大城乡居民和全民参保登记工作服务、服到务、服好务。

二是管理力量薄弱，水平不高，手段落后。我县乡镇人社服务中心是根据2010年2月10日省编委《关于加强和完善全省新农保试点县（市、区）劳动保障服务平台建设有关问题的建议》（鄂编发【2010】3号）、2010年9月10日县编委《中共远安县委机构编制委员会关于乡镇人力资源和社会保障服务中心有关问题的通知》（远编【2010】6号）文件精神批准并于2010年10月挂牌成立的。人员编制根据乡镇规模核定事业编制2名，同时“以钱养事”设立公益性岗位2名。由于大多数新进新招人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案资料的收集、整理、归档以及装订等业务不太了解，档案收集意识相当淡薄。且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常业务往往只是将资料放入档案盒或文件夹，而并未及时整理归档。同时因乡镇人社服务中心是新成立的，所有设施与设备均由局集中采购统一配置专门用于中心日常业务开展。加之2011年7月我县正式实施城乡居保参保工作，人员少时间紧任务重，忙于抓参保登记、保费收缴等，而忽略参保人员资料的及时收集，致使参保人员档案收集整理归档不能得以及时完成。

三是城乡居保档案管理的科学化、信息化程度不高。现代化、科学化的档案建设水平有待进一步提高，中心场地有限等导致档案管理硬件设施和现代化管理设备比较欠缺。中心计算机技术还未在城乡居保档案管理中广泛应用，无纸化阅档基本没有设施，高标准配备必要设施如复印机、计算机、扫描仪、数码相机等基础设施设备也未落实到位，这既不利于档案的保管，又影响工作效率。

四是城乡居保档案利用工作水平较低。就目前中心而言，城乡居保档案还存在重保密、轻利用的现象，档案开发服务意识差。即使利用，范围也有限，但凡前来中心咨询、查阅的内容大部分也只是参保人员丢失社保卡或之前领取拿回家随意丢放忘记了说没领取或参保人员丢失某个年度缴费票据而前来中心复印缴费票据办理退休手续等，且利用形式过于单一，往往只有需要找上门来才提供利用，工作处于被动服务的状态。在主动深入辖区村（居）及居民户中服务等方面处于欠缺状态，导致档案管理和有效利用相脱节，致使城乡居保档案的利用价值低，功能日益弱化。

3 对策及建议

一是提高认识，加强领导，切实增强档案建设的紧迫感和责任感。作为负责管理一方事务的乡镇人社服务中心主任应高度重视所属辖区城乡居保档案管理工作，尤其主管部门特别是城乡居保业务经办服务主管部门要将其放在单位干部队伍建设的重要位置并纳入议事日程。既要建立相应的城乡居保档案管理领导小组，实行严格的分工负责制，切实做到名副其实，绝不走过场、不流于形式的定期或不定期对乡镇人社服务中心档案管理工作进行检查、指导、督办，发现问题及时解决，也要建立必要的城乡居保档案管理达标升级考核机制，也要对城乡居保档案管理工作实行定性定量纳入目标责任制严格考核兑现，更要实行分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进城乡居保档案工作制度化、规范化和科学化建设。

二是加强档案工作的基础建设，提升城乡居保档案服务功能。城乡居保档案部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施设备的添置与更新。一要加强顶层设计。建议县局统一规划全县7个乡镇人社服务中心标准化、规范化的档案室，切实

加大硬件和软件设施的投入，既要按要求配备齐全的档案管理设施与设备，也要根据情况必须及时配置先进设备予以更新换代。二要建立坚固防火、防潮的专用综合档案库房。要以整齐划一的铁质档案柜淘汰破损高矮不一的档案柜；库房内既要设置空调、去湿、灭火器等设备；中心负责人和档案管理工作人员也要及时加强对库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施经常检查。三要加大资金投入。建议县局及时配备计算机和网络设备，保证及时便捷高效使用档案，确保为居民服好务。

三是加强城乡居保档案管理现代化和信息化建设。实现城乡居保档案管理现代化，既是人社部门服务于城乡居保工作、服务于全民参保登记工作，真正实现“记录一生、服务一生、保障一生”的目的，也是适应社会对档案信息需求日益增强的客观要求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输城乡居保信息，提高居保信息管理的时效性。一要提高工作效率，对城乡居保档案实行计算机辅助管理，通过计算机、扫描仪等设备和技术，将文字、图片、声像等档案资料转变成数据资料。实现纸质居保档案与数据格式并存。二要加强居保档案数据整理整合，建成统一的数据库，实现“同人同城同库”向“同人异城同库”转变。建成居保档案管理信息网络平台，横向实现与村（居）委会及协理员、档案管理部门等的连接，纵向实现与县局档案管理部门的连接，做到信息网络系统的互连互通，实现数据共享。增强居保档案信息网络功能，提供网上信息查询与业务办理服务。

四是提高档案利用服务水平，推动档案工作创新发展。利用计算机网络技术进行居保档案管理创新，通过网络，不属于保密范围的档案信息向社会共享，主动提供服务，提升业务水平，增强档案利用服务能力，实现居保档案信息资源的有力共享。人社中心服务大厅、村（居）委会等服务窗口既方便广大参保居民又提高了居保档案工作的效率和质量，更大大提高档案的利用率。

五是加强居保档案管理人员队伍的自身建设，提高居保档案管理人员素质。居保档案工作是一项政策性和业务性很强的工作，集服务性与保密性于一体，加强居保档案工作队伍建设，就必须选择政治上坚定可靠、作风正派、责任性强的同志从事居保档案管理工作，加强教育培养，关心其生活与工作。充分发挥他们的积极性和创造性。并定期组织业务知识培训，让其掌握新的知识和先进的管理技术，更进一步了解管理档案的重要性，提升能力和素质，提高档案管理水平。

六是加强档案调查研究，建立健全更加规范的管理制度。结合居保档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立居保档案计算机辅助管理制度，如《立卷归档制度》、《档案查（借）阅制度》、《档案工作保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案管理人员考核办法》等，细化流程，精益求精，做好过程审核，严守档案收集归档和转进转出环节，守住档案安全关。熟练掌握调查研究方法，完善居保档案案卷整理工作细则，对成熟做法能及时上升为本单位的管理制度，使居保档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为广大城乡居民和参保者以及上级主管部门科学决策提供真实、准确、实用的个人信息。

作者简介

王休宏，湖北省远安县人社局鸣凤服务中心，本科。