计算机在建筑工程档案管理工作中的应用研究

摘 要：随着我国社会的不断进步发展，国民生产总值的不断提高，建筑工程规模呈现不断扩大的新形势下，建筑工程档案在建筑行业中地位和作用日渐突出。本文就建筑工程档案管理中计算机的重要作用，提出了计算机在档案管理中的应用原则。

关键词：计算机；建筑工程档案；管理；重要作用

档案管理其实是一件非常繁琐的工作，借助计算机的多功能，可以实现对档案进行自动化管理。作为现代化的标志，计算机不仅可以输入、贮存档案信息，而且还可以处理、输出、检索、传递这些已经存贮的档案信息，从而实现对档案的自动编目、检索、监测和控制，甚至可以对档案管理的一些数据进行自动化处理等等。由此可见，计算机的先进技术在建筑工程档案的管理中的应用，把档案管理水平提高了一个新的高度。

1 建筑工程档案管理概述

所谓工程档案，就是指在城市在建设、规划、管理中，形成的一些文字、数据、图纸、影像之类的，对于国家和社会具有存贮价值的各种文件材料。它是建设过程中最真实的数据记录，是最宝贵的信息资源，也是一个无价的知识库，传承着人类的文明，更是建筑行业中一种无形的生产力。这种无形的生产力通过专业人员对其进行数据分析，可以转化为有形的生产力，从而推动工程建设的不断发展。伴随着城市建设的不断发展，建筑工程项目的不断增多，城市建设的脚步正在逐渐的加快，人民生活水平也得以提高，经济发展更呈现直线增长的趋势。一个个建筑工程在大地上落成，各种记录建筑全过程的文本资料，数据记录等等，这些直接反映着建筑的全部信息资料，不仅可以方便后期工程的评定、管理和维护，而且还可以为新建工程提供参考依据，其利用价值不可估量。所以，工程档案管理在建筑中处于非常重要的地位，其工作必须要认真对待。此外建筑工程档案对于自然灾害的预防，以及灾害破坏后的重建工作都有着不可或缺的作用，可以有效的将灾害损失减少到最低；建筑工程档案作为最客观真实记录，不仅方便工程后期的工作，而且还具有很可靠的参考价值，其重要作用可以体现在以下几个方面：（1）建筑工程档案与工程使用管理两者之间有着非常紧密的关系，后者依附着前者；（2）建筑工程档案的价值，不仅体现在对自身工程的指导，而且对其他工程还具有很好的参考价值。（3）有助于建筑工程科学技术的不断研究和发展。

2 计算机在建筑工程档案管理中的重要作用

2.1 档案管理标准化

建筑工程档案是建设的经验积累，是建设相关技术的存贮，是城市建设的直接产物，更是城市规划、建设以及后期管理工作的不可或缺的依据，所以，有必要将法律法规融入到计算机对工程档案管理的工作中，为其添加法律效力。作为现代化的工程档案管理，计算机的应用，通过制定严格的档案标准，使得工程档案逐渐实现标准化。制定严格的档案标准，主要考虑到，计算机很难识别杂乱的档案信息，即便是识别，也会因为系统运行混乱而降低整理效率，因此，计算机在建筑工程档案的管理中的高效率作用，是建立在档案标准化的基础之上。由此可见，若要发挥计算机在档案管理中的重要作用，必须实现建筑工程档案标准化。

2.2 档案管理便利化

传统的档案管理，主要是以书面的形式存贮，各种档案资料都是纸质式的，必须经过整理分类，然后放进一个偌大的档案室，而且纸质式的资料还存在易损，易潮、易丢失的问题，不便于长期的保存，不仅如此，查阅资料时较为繁琐，浪费时间。计算在档案管理中应用之后，档案管理实现了自动化，方便、快捷、易于查询，而且只要你有足够的权限，可以查阅一些绝密性的资料；再加上档案自身的成套性、专业性、数量浩大性等等，使得计算机对档案的管理，有着纸质档案无法比拟的优越性，通过计算机，在搜索框直接输入所需要查找的文档的关键词或句子，很快就能找到所需的文档，可以为你节省很多时间。

2.3 档案管理网络化

计算机辅助档案管理，不能仅仅定义为只需要一台电脑就行，然而有很多档案管理部门却进入了这一误区，虽然购置了很多电脑，但却没有真正的利用其强大的功能，而是仅仅忙碌于手工工作，没有看到档案网络化管理的优势。所谓的档案管理网络化，也即是计算机对档案管理之后，将档案的内容，通过终端设备的输入与输出，再结合计算机的中央处理器进行存贮和管理，然后再借助于一些档案管理的软件，对档案的内容进行有效的编辑、保存；纸质的档案资料也可以进行处理，其途径主要借助于扫描仪器，将纸质上的内容，转化成一些数据准存于计算机中，有效的提高了档案规整的速度。当然，档案管理的网络化，也需要一定的物质基础，也即是需要融入一定资金，用于购买计算机所需要的一些硬件基础。计算机对档案进行一定的编辑、存储等，发挥其物质基础的作用，通过合理的分类规整，使得原本散落的信息资源，得到统一的规整，方便于使用者通过网络得到及时和全面的查询。

3 计算机在建筑工程档案管理工作中的应用原则

3.1 加大资金投入

作为现代化档案管理的物质化基础，计算机需要档案馆投入高额的费用购置，同时，还需要一些其他必备的设施，用于辅助计算机工作和布置档案管理工作的环境，比如打印机、扫描仪器、空调、除湿机、温湿度计、灭火器等。

3.2 计算机的安全保护

计算机所具有的一些硬件设备，由于其本身所固有的属性，无形之中对档案的管理的安全，造成很大的威胁。主要体现在计算机的CPU芯片上，其安全性直接与档案内容相联系。众所周知，现在有许多的网络黑客，他们借助于自身优越的计算机技术，屡次侵犯档案馆的系统，盗取、贩卖一些档案信息。由此可见，计算机的安全保护在档案管理网络化中有着非常重要的作用，需要不断的完善档案管理的网络系统，做好保护档案的工作。

3.3 培养高素质复合型人才

现代化的档案管理，亟待档案、人事、计算机三位一体的复合型人才，用他们科学的思维和管理手段，对档案管理工作进行合理有效的安排，因此，这些复合型人才在档案管理工作中必不可少。同时，为提高档案管理工作的效率，档案管理人员还要经过一定的培训，不仅培训他们的专业知识，而且还要提高他们的计算机操作水平。

3.4 档案管理人员要有责任心

随着计算机的普及，档案信息资源迈进了数字化时代，原本的死资料转化为了活信息，然而作为一名档案管理人员，要摆正态度，档案管理仍然是一件需要认真、细心对待的工作，不能因为有了计算机，就忘乎所以，同时，还要提高自身的计算机操作能力，赶上现代化的潮流。

4 结语

总而言之，工程档案管理工作在工程建设中起着至关重要的作用，而计算机辅助档案管理能有效的提高档案管理工作的效率和质量，从而将档案管理提到一个更高的水平。

参考文献

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[3]张升杰. 计算机辅助档案管理存在的问题与解决对策[J]. 中国科技信息，2012，15：72.

作者简介

林文艳，威海市建设工程质量造价监督管理站，本科。