现代化的档案管理探究

孙惠英

摘 要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济，社会活动的重要战略资源。档案作为一种原生态的信息资源，也越来越受到人们的重视，而加快档案信息自动化建设，实现档案工作的现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础的管理与建设尤为重要。

关键词：档案管理；发展趋势；优势；建议

1 档案信息化发展趋势

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

1、封闭守旧的管理思想与信息化的开放创新思想的矛盾。

信息技术的应用，为档案高水平的管理提供了许多便利条件，很多复杂的管理通过利用计算机变得容易简单。传统档案管理的因循守旧的思想是不适应信息化的管理的。档案管理的信息化，把管理创新摆到了空前重要的位置，在创新中优化档案管理模式，在创新中提高档案管理的水平。由此可见，管理思想的创新成为了信息技术能否在档案管理中成功应用的至关重要的因素。

2、旧的管理流程与信息化所带来的高效便利的管理流程相冲突。

以传统的档案管理理论为指导建立起来的传统的手工档案管理模式，严格遵循收集、整理、保管、检索、编研、提供利用和鉴定、统计等模块和环节进行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理过程非常细致，有时为了一份档案的分类而大费周折。不可否认，这种模式在传统的手工管理时期的确发挥了重要作用，但在传统的手工管理已逐渐被现代化的技术所替代的情况下，还这样就有点过时了。

2 档案信息化管理优势

1、管理一体化

传统的档案管理都是相应部门对档案资料进行整理，分类，归档，其他的部门也要对日常工作中产生的专业性的档案资料进行整理归纳；而信息化的档案管理是一个自动化的系统，可以将单位的各个部门的基本文档等有机的结合在一起，做到归档和管理同步进行，将各个部门形成的不同形式，不同内容的文件分门别类的归入档案数据库中，实现文件，档案管理的一体化。

应用档案管理自动化系统，不仅避免了大量重复劳动，而且大大的提高了工作效率。档案管理人员再也不必进行复杂的归档文件目录输入以及电子文件挂接，图像扫描等工作，大大节省了人力和时间，让档案管理人员从冗余的工作中抽出身来，有更多的时间和精力进行档案管理信息资源的开发。另外，档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握管理动态，及时的进行必要的指导，实现档案的预见性管理。

2、全文存贮与检索

应用档案管理自动化系统，单位的各个部门随时可以将形成的有查考利用价值的文件存储到服务器上，档案管理部门也可以将原有的档案原件扫描后储存到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在单位的局域网上检索浏览所需要的档案信息，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

3、档案业务管理自动化

档案业务工作包括档案的统计，鉴定，销毁，借阅，催还及参考资料编研等工作，这都需要档案人员定期或者不定期的进行档案基本情况的统计，同时还要对归档的技术文件进行分析，为领导决策提供参考依据。

应用信息化的档案管理，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，通过管理员的授权，从而使每个人都可以通过电脑在办公室获得属于自己权限范围内所需要的资料和数据，让档案管理人员从繁杂的日常事务中解脱出来。

3 档案信息化的几点建议

1、健全档案管理制度。单位要明确各部门的职责，这是实现档案管理信息化的前提和基础，也是提供更高级别服务的先决条件。因此，要建立健全档案管理制度，特别是要制定档案自动化管理制度，用完善的制度来规范档案自动化的管理工作。

2、加强文件、档案的全程监管。在单位内部建立起局域网络，要规划实施档案一级管理，全面加强从文件形成到归档的全过程，重点是从文件形成的源头抓起，确保文件的整个生命周期受到严格监控，做到规范化、标准化，并努力贯彻执行。

3、理顺管理工作的程序。档案管理自动化是按单位管理工作流程设计的，因此要先理顺档案部门与其它部门之间的工作程序。只有这样才能避免在实施过程中走弯路，以最少的投入满足单位对档案信息资源的需求。理顺管理工作程序，一方面要做好收集和数据库的日常维护工作，另一方面，要充分利用计算机管理的优势，按照单位发展的需要，及时编写档案文件汇编，主动提供决策所需档案信息。

4、档案工作人员参与自动化软件的功能开发。档案人员要积极的参加到档案管理软件的功能开发中，了解本单位档案管理的全过程和档案专业管理的全内容，及时征求各部门意见，调查研究各部门的基础工作与归档工作之间的联系，为软件设计人员提供信息，选择最合理的设计方案，设计出满足单位管理实际需要的自动化软件，真正实现管理自动化和信息化。

5、加强基础设施建设。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制归档目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

6、硬件防护技术。⑴数据备份系统。对电子档案载体进行有效的检测与维护，电子档案载体，极易受到环境的影响，因此，应当定期检测和拷贝，检测每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量应不少于10%为宜；拷贝应每四年一次，要求多重备份，以防数据丢失，并且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作；⑵加密技术。电子档案的特殊性，决定了它的非公开性。采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性，电子档案的加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。收发文通常采用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥。一个是公开的加密密钥，一个是严格保密的接密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解秘密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三方很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。

7、强化档案队伍建设，提高业务素质。档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合型人才；提高整个档案队伍素质，创造条件有针对性适合不同的工作岗位。进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的空间；建立有效的激励机制，合理设置岗位。

4 结语

信息时代的到来，给档案管理部门带来了新的机遇和挑战。面对新形势，要敢于放下传统的管理包袱，积极接受新鲜知识，应用先进的信息技术和管理方式抓住机遇，创新机制，全面实现档案管理的现代化、自动化和信息化，提高工作效率，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。