探讨分析医院档案实体分类及其管理

陈见花　金菊梅　金少阳

摘 要：档案因其具有重大参考价值，在社会生活中发挥着日益重要的作用。在医院档案管理工作中，为了进一步提高医院档案的利用效率，需要对医院档案进行实体分类。本文通过介绍档案实体分类的相关概念，对医院档案实体分类基本要求和原则进行分析，从而对医院档案实体分类方法进行具体的管理。

关键词：医院档案；实体分类；具体管理

医院档案管理工作的有效开展对于提高医院的管理水平具有重大指导意义。为了加强医院档案管理工作，必须要对档案进行实体分类，而且还要保证档案实体分类的有效性。当今社会快速发展，在档案管理工作过程中，形成了多种类型的档案资料，因此档案管理工作面临着更大的挑战。

1 档案实体分类的概念

档案实体分类是按照一定标准，依据档案的内容、时间和形成方式等特征对档案资料进行分类整理，从而将各种资料进行分门别类形成系统的档案库。档案实体分类一般分为三个层次，即国家档案综合分类、档案馆馆藏分类以及全宗内档案分类[1]。

国家档案综合分类是指对国家档案依据档案的不同形式，采用一定的分类手段将国家档案细化分类，形成不同的档案类别，国家档案综合分类是全国各社会部门档案的设置依据。

档案馆馆藏分类是根据档案馆馆藏的具体情况，对不同的档案进行系统化地分类，这种分类方式为全国个地区档案馆的档案管理和利用起到了一定的指导作用。

全宗内档案分类是对全部宗类的档案按照形成时间、具体内容、表现形式等特征进行特定的分类。

2 医院档案实体分类基本要求和原则

医院档案在进行实体分类过程中，要符合客观事实的要求，对类目的分类范围要有合理的依据，避免盲目性，而且需制订科学合理有效的分类规则，保证实体分类的正确性和完整性，保持档案实体分类体系的长期稳定性。

医院档案实体分类要遵循一定的分类原则，将医院所有的档案作为一个有机整体，对所有资料进行集中规划与整理，结合医院实际管理特点将不同档案之间进行有效地连接，从而保证各种不同档案的相关性。

3 医院档案的实体分类方式

（一）一级类目分类方式

医院各项管理活动中不同职能特点为档案一级类目实体分类提供了基础分类条件。各大医院中的管理部门，如医疗、人事、财务、党务、法律等职能部门，医院档案根据各职能部门的特点进行实体分类。

一级分类对不同的对象全面进行分类，从而对各类对象进行有效地划分。例如医院职工食堂是独立的职能部门，不能对其形成的档案划分为一级类目。

针对重要性程度不同的书籍资料要统一进行集中汇编，与其他各类档案严格区分开，独立成档，并且专门进行分类编号排序，单独存放，便于查阅和使用。

对于具有特殊音像形式的实物档案进行一级分类，因其无法通过其他方式存放且形式独特，所以采用一级类目进行单独分类存放。

（二）二级及二级以下类目设置

医院结合具体实际情况，根据医院档案管理资料的特点和发展进度，设置过多的分类层次，而且只设定二级类目为止。其主要设置方法有：依据问题分类有医疗工作类、党务工作类、行政人事工作类；依据问题结合项目分类有科研工作教学类；依据工程项目分类有基本建设类；依据形式或名称分类有会计类档案资料、病历类档案资料、音像实物类资料；依据型号或种类分类有设备仪器类。

4 医院档案实体分类具体内容和管理

（一）医院医院文书档案

医院文书档案为一级类目，其下属的二级类目中设有医疗类、党务类、人事类、财务类以及综合类等。医院文书档案是医院的管理性档案，其保存备查价值较高。医院文书档案的形成过程包括收集、整理、鉴定等环节。

医院文书档案收集工作是医院文书档案管理工作的起始环节，在其工作过程中将各种相关资料进行集中归集存放，实现统一管理。在工作过程中，要对归档的文件材料的完整性进行审核，对其精炼准确度要进行测量，档案部门要加强收集工作的调查，确保档案的质量。针对其中存在的相关问题，首先医院文书档案收集人员严格按照本单位的制度规定进行收集归档；其次档案部门要建立健全相关制度，加强对零散文件的收集力度；最后各工作人员要明确自己的职责，保证档案资料的完整性。

医院文书档案整理工作的内容包括医院文书档案的分类、案卷的排列、档号的编制等系统化操作。在整理过程中要充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，加强文件的保管和利用。医院文书档案的分类有年度分类法、组织机构分类法、复式结构分类法等；案卷排列是根据一定的方法，对每类案卷的摆放次序和存放位置保持相应的联系；档号的编制要遵循唯一性、合理性、稳定性、简要性等原则。

医院文书档案的鉴定是将医院文书档案的价值进行鉴别，将有价值的档案继续保管，没有价值的档案进行剔除并销毁。在其工作过程中，不仅要鉴定医院文书档案价值，而且要对档案的真伪进行鉴别。医院文书档案的保管期限分为永久保存和定期保存两种，定期保存分为10年、30年。

（二）医院科技档案

医院科技档案种类多样、内容丰富、结构复杂且使用率较高[2]。医院科技档案一级类目有科研教育、医疗工作、基本建设和仪器设备等。科研教育二级类目有基础医学研究、临床医学研究、医学技术研究、护士班、培训进修班、训练班等；医疗工作二级类目有医疗技术总结、医疗计划总结、医疗操作管理规范等；基本建设二级类目有医疗建筑、综合建筑、其他建筑等；仪器设备二级类目有科研设备、治疗设备、办公设备、辅助设备等。根据医院具体情况不同，医院科技档案的分类也不同，但是大部分医院的分类都是基于此类目基础之上，因此在实际分类工作中，根据医院综合特点来进行科技档案有效分类，从而满足医院科技档案管理的实际需求。

（三）医院实物档案

医院实物档案是以物质为载体，在实际作过程中直接形成的原始资料。实物档案可以包括：医院中个人或集体在各种活动中获得的奖杯、奖状、证书等荣誉；各界人士向医院赠与的字画等；医院的各种印章、宣传作品和其他有价值的实物。

医院实物档案按照实践顺序进行整理排列，而且对于存放地点和环境有较高要求，对于影响实物档案保存寿命的自然因素要利用相关技术进行妥善处理，保障医院实物档案的长久有效。

（四）医院音像档案

医院音像档案分为照片、录音、视频等形式的资料。音像档案主要是对医院管理部门活动、重大事件事故和各种实践活动中形成的材料。照片保管年限分为永久和定期，定期有10年和30年的期限，将不同的年度照片实行相应的保管年限；医院的录音、视频等档案内容单一，不需特别分类，但是其对于存放地点的温度和湿度有相应的要求：室内温度一般保持在15℃—25℃之间，湿度则保持在45%—60%的范围之内。

（五）医院电子档案

医院电子档案是通过计算机网络对各类档案进行网上备份，其采用的存放媒介有光盘、U盘、磁带等。但是在保存过程中不能对医院有保存价值的资料进行光盘保存，不利于资料的机密性。

综上，医院档案实体分类及其管理对医院各部门进行管理活动具有重大意义，为医院的有效发展提供了基础条件。

参考文献

[1]胡冰.探讨分析医院档案实体分类及其管理[J].临床医药文献电子杂志，2015，（26）：5545-5546.

[2]李伟，谢娟.医院档案分类管理刍议[J].办公室业务，2015，（13）：84-85.