档案管理信息化建设路径探析

宋彦玲

摘 要：在社会的进步和科技的发展之下，电子技术的应用日臻广泛，并逐步渗透到各行业、各领域之中，开启了数字化工作的新纪元，也在传统的工作模式外开创了新的工作路径。但纵观单位档案管理现状，其仍未从人工管理的桎梏中走出，档案的收集、分类、整理、归档、查询等大多延续了传统的人工模式。对于此，有必要通过信息化的引入，将劳动力从档案管理中解放出来，实现档案管理的信息化。本文立足于单位档案信息化管理的现状，就如何强化管理提出可行对策，以期为推动和实现单位档案管理的信息化建设提供借鉴。

关键词：档案管理；信息化；路径

作为一种新型的管理手段，档案管理的信息化为单位提供了便捷的网络查询和档案归置服务，实现了档案管理的信息化。在计算机的普及的发展下，单位形成了大量的电子档案，档案的信息化管理在单位的重要性也日臻突出。但实践中，观念、制度以及操作规程方面的不尽完善之处限制了单位档案管理信息化的发展，必须予以破解。

1 单位档案管信息化建设中存在的问题

（一）管理意识淡薄

受技术、设备等条件制约，许多单位的档案管理工作尚未完全实现信息化，在较长的一段时间内，档案工作将处于电子文件与纸质文件并存的阶段，档案管理工作也大多延续传统的人工管理模式，耗费了大量的人力、物力。但在传统思想观念中，工作人员往往认为各类红头文件以及具有实体载体的文件资料值得保存，将电子档案管理置于无关紧要的地位，从而忽视了对电子档案的收集管理，致使大量重要的档案、工作经验以及财务数据等流失。在淡薄的意识之下，档案管理的信息化建设工作任重而道远。

（二）档案信息化管理的制度不健全

档案信息化管理作为一种新兴的管理手段兴起时间较短，还不能十分普及，许多技术性的问题亟待破解。这就使得许多单位很难做到对其特性的完全了解和精准把握，对于管理和利用中的一系列问题不能及时解决或无法解决，从而直接影响了单位档案管理信息化的制度体系建设，造成了档案信息化管理和利用制度的不健全，缺乏专门的信息收集、整理、归档、保管等制度，电子档案的管理、利用难以与各职能部门有效衔接和协调，制约了单位档案管理工作的信息化水平。

（三）归档程序不规范

在实际操作中，单位对于电子文件的归档大多还停留在由纸质文件发文而产生的各类电子文件，做法上通常是对其进行简单分类处理，抑或是将计算机上的文件存储到光盘上了事。专门化的电子档案管理系统在单位尚未引入，正规化的电子文件规范程序极其缺乏。与此同时，电子文件鉴定环节的缺失也使得大量具有保存价值的档案散落在各部门，一旦需要则很难再次寻找和收集，从而贻误了正常的使用，给单位的长远工作带来不利。

（四）人员素质不高

由于对档案管理信息化建设工作的不甚重视，单位现有的电子档案管理人员大多来自传统的管理部门，人员以抽调为主，且不少身兼数职。这就使得档案管理人员无法将所有精力置于档案管理的信息化建设之上，且对待现有的档案管理工作缺乏学习和钻研精神。面对新兴的电子档案管理工作，为数众多的工作人员在计算机水平和专业技能方面极为欠缺，影响了电子档案管理和利用工作的正常开展，滞缓了档案管理信息化建设的发展进程。

2 单位档案管理信息化建设的路径

（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度

随着互联网的发展和计算机的普及，各行业的信息化程度都与日俱增。与传统的档案管理工作相比，电子档案不仅极大地减轻了工作人员的劳动强度，还有效地提升了工作效率。

因而，各单位要高度重视这一新兴的管理模式，制定科学的管理和利用制度，通过强化工作人员责任意识、提升其业务水平等途径实现对档案管理信息化建设的重视。与此同时，要在经费方面予以保障，完善硬件设施，加大对人员培训的投入，并以此推动档案管理信息化建设的科学化和有序化。

（二）建立健全电子档案管理和利用制度

健全的制度是规范管理和科学利用的前提，针对单位档案管理信息化建设制度不完善的种种弊端，各单位要结合实际，制定详尽的电子档案收集、整理和归档制度，对电子档案管理和利用的各环节实行严格的约束和监督，确保有价值的电子档案能得到及时的收集和有效的保存，避免重要文件的散落而给正常工作开展带来的一系列消极影响。

与此同时，单位要将有关电子档案管理和利用的制度下发至各部门，将规范化管理和科学化使用的触角延伸到文件的形成、收集等环节，保证电子档案的真实性和完整性，实现对电子文件的全过程管理。

（三）实行文档一体化管理

对现代档案管理而言，文档一体化是大势所趋，它对于便捷文件传输、快速实现资源共享有着深刻的意义。在单位的电子档案管理中，为了最大化发挥档案的资源优势，可以在档案系统与单位的局域网系统之间搭建共享平台，借助信息化网络结构构筑完备的信息网络体系，在不同的软件环境下进行数据转换，从而达到共享资源、共享便利的目的。

但需注意的是，在实施一体化管理过程中，要强化对电子档案的安全防护，注重对原始信息的收集、保护，同时，要根据档案信息种类的不同设置不同的归档级别，采取不同的技术手段，使档案的信息化管理工作更具针对性，保证文件一体化管理的效果。

（四）提升档案工作人员的整体素质

要强化档案管理工作人员的整体素质，在加深其专业知识的同时注重对其计算机理论和操作能力的提升，使得其能够灵活适应这一新兴的管理形式。一方面，各单位要保证档案管理人员队伍建设的稳定性，采取适宜的人员选拔措施，避免人员流动造成的电子档案信息中断和缺失；另一方面，各单位还需加强对档案工作人员的业务培养和能力拓展，通过聘请教师授课、开展讲座以及组织进修学习等形式及时更新工作人员的知识结构，定期安排考核，使其能够快速掌握管理和使用技巧，大力推动电子档案管理工作的发展向前。

3 结语

随着信息化社会进程的不断加快，加大对档案信息资源的开发、提高档案利用的信息化水平已迫在眉睫。要充分发挥电子档案的优势，各单位就必须认识到当前在档案信息化管理中的一系列误区，强化领导的信息化意识，建立健全管理和使用制度，不断提升档案工作者的整体素质，以此实现单位电子档案管理和利用的科学化、规范化、纵深化。

参考文献

[1]秦谊萍.浅谈单位档案工作中的问题及对策[J].剑南文学.2011年06期.

[2]代春辉.单位人事档案管理浅谈[J].才智；2011年19期.