依托信息技术更新服务理念积极推进档案管理工作科学化建设

胡静

摘 要：对档案进行合理充分的利用，有助于实现档案的真正价值，但是要想真正的发挥出档案的价值所在，还是要从档案管理这一方面入手，在档案管理的过程中不仅要应用现代化的管理手段加强其科学化的发展，并且在管理的过程中还要充分的认识到档案管理的潜在价值，并将其挖掘出来，只有做到这两点，才能使得我国的档案管理事业朝着更加科学化的方向发展。本文重点介绍了在信息技术支持下，如何运用全新的服务理念来推进档案管理工作的科学化建设。

关键词：依托；信息技术；更新；服务理念；档案管理；科学化

在档案管理建设与发展的过程中，我国经历了许多重要的阶段，最终才形成了当前较为稳定的管理模式，但是前进的脚步是不会停止的，必须要加强对档案的深化管理，促进档案管理朝着更加科学化的方向发展，才能适应时代的发展需要，同时将人性化的服务应用在档案管理的过程中，有助于档案管理品质的提升，最终实现档案真正的价值所在。在企业中的档案管理更是具有十分重要的作用，其有助于企业朝着全方位现代化的方向发展，因此本文中的档案管理将以企业为例，探索如何实现档案的科学化管理。

1 打造“标准化”硬件设施

实现科学化档案管理的前提条件是硬件设施必须要满足档案发展的要求。档案基础设施的建设是促进企业发展的根本前提，只有档案管理到位，才能实现档案的真正价值，并且实现企业现代化的发展目标，由此可见，这些目标的实现都是息息相关的，并具有密不可分的联系，在时代发展的今天，传统的档案管理硬件设施已经不能满足档案管理发展的需要，必须要立足于现代化的发展方向，实现多方面的全方位发展，以信息化为基本前提，实现档案的有效管理。因为企业在发展的过程中，相关资料也是在不断增加的，传统的纸质资源不仅占用了较多的空间，并且在查找时也不方便，虽然各个企业已经建立了相对应的档案管理室，但是仍然不能满足档案发展的要求，对此有必要对当前的档案管理室进行升级改造，加强档案管理的硬件设施建设，以实现档案管理真正意义上的发展。

除此之外，档案管理的发展与现代化的技术手段具有密切的联系，当前社会的发展呈现一种现代化的发展管理趋势，没有先进的管理手段就无法达到现代化的发展需要，因此有必要在档案管理室中设置先进的设备，如计算机、打印机以及相关的保护措施等，这样才能实现真正意思上的现代化管理，使得档案管理室的硬件设施达到高标准的要求，不仅满足了档案管理的科学化发展，同时档案管理的工作效率也得到了有效的提高，对于今后的工作而言，具有重要的意义，企业要想在档案管理上得到发展，实现科学化的发展目标，就要从基本的硬件设施建设上多下功夫，这是一切工作开展的前提。

2 推进“规范化”档案管理

上文中已经提到硬件设施的建设是档案管理的基本前提，那么规范化的档案管理发展就是外在的表现形式，没有规范化的发展目标，档案管理就会呈现一片混乱的局面，企业的发展也会受到严重的影响，因此，可以将档案的规范化管理看作是实现企业有序发展的前提条件，实现档案管理的全方位发展，就要以规范化为基本前提。在规范化管理的过程中，企业可以从几个不同的方面实施。

首先是制度的制定，在企业内部，管理制度的制定可以说是约束档案管理的最有效的途径，将其看作是实现档案规范化管理的重要保障也不足为奇。企业的发展是依靠对内部进行有序管理得以实现的，没有全面的档案管理制度，档案管理人员就不能严格要求树立正确的工作态度，高效的完成档案管理的工作任务，更不必说在今后的发展中实现科学化的管理了，为此，建立起完善的档案管理制度是实现现代化档案管理的保证，能够进一步确保日常工作的顺利执行，使企业上下形成完整的档案管理系统。

其次，还要将档案管理的具体标准进行进一步的细化，这项工作的实现应该从不同的方面得以实现。一是在记录管理方面，档案管理工作的落实应该记录在案，企业在发展过程中的每一项资料都极有可能成为未来发展方向的重要依据，因此在具体的档案管理工作中，应该更加重视档案管理的记录管理。二是在实现信息化的管理过程中，计算机系统的作用功不可没。通过建立起一套完善的档案管理系统，能够缩短档案管理的时间，实现精细化的管理，将每一项管理内容都有序的实现在计算机系统的管理中。

第三，流程的固定和统一，是档案工作规范化的基本依据。确保纸质档案与电子档案一致性；按时更换防虫剂，查录、调整库房温湿度，保证库房环境稳定性；严格执行档案查借阅制度，履行审批确认流程，确保档案“无签字不借阅、无抵押不借出”，保证查借阅档案的“始终在控”；严格执行《档案上报制度》，做到上报资料有错误不接收、分管领导或工程师不签字不接收、电子档案未上传不接收、不填写资料移交清单不接收的“四不收”，维护档案工作的严肃性，坚持档案的准确性。

3 构建“信息化”档案体系

传统纸质保存，档案材料往往由于时问的影响、查借阅过程，产生皱褶等，从而影响有效信息的可读性，从另一角度来讲，由于原始资料的唯一性，无法实现多人的同时借阅，且一旦出现丢失、毁损，造成的损失也是无法挽回的。为此，企业应该自主研发能够实现档案纸质、电子双保险安全存储的“电子档案管理系统”。把档案室纸质资料扫描转变成电子文档后，上传存储在电子档案管理系统的指定区块，公司全员根据账号权限，只需登录档案管理系统，就可以轻松查阅到相关资料，方便快捷，提高了工作效率，实现了资源共享，降低了纸质档案使用率，为确保工作的常态化、动态下更新运作，制定了配套电子档案上传的制度，明确上传资料的种类范围和责任分工，建立了定置存储、监督上传、纠正错误的闭合体系，确保了电子档案的完整性、准确性。

档案的价值在于利用，利用的关键在于便捷。在电子档案管理系统的基础上，还应该拓展更多的板块，对档案进行分门别类的整理，涵盖文件、制度、规定、规划、措施、总结以及好经验、好做法，乃至技术管理标准、规范和各类控制程序等，形成了一个广阔资源平台；文库还具备动态检索、百度文库积分互换等“时髦”功能，实现了在办公室就能够轻松学习、查阅、借鉴资料，有效提升了信息资源共享速率。

4 结语

随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，实现“档案管理电子化”成为现代办公信息化的一项重要内容。档案工作只有把握发展的脉搏，步入创新之路，才能找准档案工作的切入点，不断加强服务能力，提升服务水平，有效地促进档案事业可持续发展。

参考文献

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[2]陈碧孜.信息技术在档案管理中的运用[J].黑河学刊.2011（06）

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