浅析学生人事档案归档寄递及后续查询问题

董丽彬

摘 要：加强学生档案意识，完善学生档案材料归档，对于来自全国各地毕业生的档案采取稳妥、高效的方式寄递和亲自送达学生档案，同时加强寄递送达后的查询工作。

关键词：学生人事档案；归档；档案意识；寄递；查询

1、每年7月开始一年一度的大学生人事档案寄递工作，即将整理完整、内容齐全、密封完好的学生人事档案安全、快速寄递到学生需要寄达的单位，以保证学生及工作单位的利用。

1.1学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

1.2大学生的学生档案归档范围包含

a、学生入学材料类：高中阶段档案、高考成绩、党团材料、体检表、新生入学登记表、新生入学报到证等。

b、大学学习期间的各种学习相关材料：（1）毕业材料类：高等学校毕业生登记表、学生成绩单、授位决定书、体检表及毕业生就业报道通知书等。（2）奖励材料类：学生在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料。（3）处分材料类：学生在校期间违反校规、校纪、触犯国家法律等各类处分材料。（4）组织材料类：学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料。（5）日常行为表现类：学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等。（6）可供组织、人事部门参考的其他材料：如学籍异动材料、选调生材料、有工作经历的个人人事档案等。学生档案管理人员要指导督促辅导员和各岗位学生工作者增强归档意识，对于日常形成材料及时归档。毕业生档案装档转递时间是在毕业生离校两周内完成，毕业生档案材料的形成、归档、整理、装袋、密封、转递等工作紧张忙碌，为避免因装档工作人员的疏忽造成装档过程中的错装、漏装、张冠李戴现象，学生档案管理者要加强装档工作人员的培训指导，对于装好的材料严格审查，防止出错状况的发生。

1.3学生档案转化为学生人事档案的条件

学生档案即毕业生的学籍档案，其与学生人事档案既有区别又有联系，学生人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，毕业生毕业后在其学籍档案中放入该毕业生的就业报到证，然后由学校将档案转交给毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，此时的学生档案才正式转化为人事档案。它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后才实现的。

1.4学生档案与其自身利益关系。有部分学生没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别，有的学生按照国家相关政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，所以这些同学就将档案放在学校免费保存，不想转递到人力资源和社会保障局托管了。而学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的却是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是需要人事档案才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，从学生自身的长远利益考虑，也是得不偿失的。

2 毕业生档案转递单位地址的留存

学生档案邮寄地址是以学生本人报到证上单位地址为准，因此学生务必认真核实报到证上的单位信息是否准确。填写时需注意单位名称不得使用简称、还要特别注意单位名称与档案保管部门之间的关系。凡派遣单位有人事档案保管权限的，应提供派遣单位的名称、详细地址、联系人姓名、联系人电话。凡派遣单位无人事档案接收或保管权限的，如民营、外资、合资等单位的毕业生，一定要提供准确的符合有人事档案接收和保管权限的对档案转递单位的名称和详细地址，如沈阳金杯汽车有限公司，其档案保管部门是沈阳市人力资源和社会保障局，学生报到证上的地址是：沈阳市人力资源和社会保障局（沈阳金杯汽车有限公司）

3 学生人事档案的转递工作

3.1 学生档案管理队伍人员少、任务重，管理水平有限

作为高校服务工作重要组成部分的学生档案管理工作队伍只有一名专职档案管理人员负责管理全校学生档案，我校现有本科生22000余人，研究生1800余人，往届遗留档案1万余份，全部档案集中存放在学生档案库房，便于集中管理。每年有应届毕业生5000余人，学生档案管理负责人要在学生离校2周内将全部毕业生档案归档、整理、密封，将档案按照报到证上的接收单位安全准确的邮寄出去。

3.2 针对日常各种问题，采取多种措施提高学生对档案的意识

无论是在校生还是已经毕业的学生，他们对档案的意识不清、不了解档案用处及与自身的关系。不清楚“档随人走”。例如：我校2004级的一个学生，他在我校读了二年后转到大连某大学读书，转出时将高中档案及我校就读期间的档案遗留在我校，2008年在大连毕业后就参加工作，因以前单位不用档案就一直没有查找，因现在单位要档案才于今年到大连调取档案时发现无高中档案才到我校查找高中档案。还有一个95级学生与本校毕业后直接出国，因不用档案，也没有查找。与今年回国后，新的工作单位要档案才来调取，发现档案已于毕业当年转至生源地人社局，后几经周折才在当地区人社局找到档案。有一部分学生毕业后直接去私企工作或为了考取公务员保留应届生身份而将档案遗留在学校，而这一保留就几年不提走，严重的影响了其自身的权益。因此我馆为了加强学生的档案意识，采取多种措施加强宣传。

3.3 档案宣传措施

开展档案基本知识教育座谈会，增加学生对档案重要性的认识；开展毕业生就业指导讲座、毕业生档案转递讲座，让更多的学生知道如何填写就业协议并时刻关注档案转递去向。积极加强档案馆网站的建设，指导学生进行网上信息查询。

4 档案寄递后的查询

4.1要求毕业生本人在档案寄出两个月内到档案接收单位报到、查询、确认档案是否已经转到档案接收单位。若发现档案还没有转到接收单位，请毕业生到校园网或电话查询档案去向和报到证的单位地址，如果还是没有查到，请毕业生及时到学校档案馆学生档案室联系，老师将帮助学生办理机要查询，查找档案的下落。同学务必要在一年以内到机要局查找档案；机要交通档案查询流程为：查档人到档案馆复印机要交寄单并开具学校介绍信到沈阳市机要局查询，机要局逾期不予受理。

4.2档案查询方式：校园网上查询、电话查询、到校档案馆查询。

5 现阶段学生档案工作的改进措施

5.1在现有学生档案管理人员基础上，按照档案馆保存的学生档案数量配备适当的专职档案管理人员，将学生档案的日常管理工作和毕业生档案的归档、转递、查询工作以及完善新生档案材料等工作落实到人。在工作中做好档案的业务培训工作，强化师生归档意识，培养兼职档案人员，以促进各部门材料及时归档。档案管理人员多参加继续教育、档案馆之间的业务交流、各学校之间的档案业务交流，参加专业的培训学习，以提高学生档案管理人员的业务水平、专业素质。

5.2 档案馆应加大宣传力度，提高毕业生对档案的意识，开办毕业生档案管理知识座谈会、印发档案馆毕业生须知手册、开办宣传板、利用滚动屏宣传等方式，强化毕业生的档案意识，让毕业生充分认识到，档案对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

6 档案保留

学校对于延期毕业、学籍变动、和考取本校研究生的学生档案留校。毕业生因个人原因造成档案寄出后退回学校的档案，档案馆暂时保管档案，毕业生要及时与学校档案室联系，查明退回原因，提出处理意见，档案馆按照要求及时处理档案。

档案管理人员要不断总结经验教训，完善制度，加强管理，做好档案归档、转递、查询等工作。