广播电视工程档案收集归档有效管理策略探究

杨曼

摘 要：目前我国广播电视工程发展的十分迅速，在其发展的过程中必定会产生大量的档案资料，这些档案对广播电视工程有着非常重要的价值，因此需要对其前期的收集及后期的归档等进行有效的管理，以下就是根据这两点内容结合广播电视工程档案的特点对管理策略进行分析。

关键词：广播电视工程；档案；收集；归档；管理

现今我国广播电视工程的建设项目所覆盖的范围进一步扩大，在建设的过程中产生的档案信息需要由专业的工作人员进行全面的收集及整理，其最主要的部分就是收集归档工作。在广播电视工程发展的过程中对收集归档工作也需要进行不断的改革及创新，根据工程的特点制定科学的档案管理体系，为档案的再次使用提供便利。

1 工程档案的前期管理

1、档案制度

完善健全的制度是管理工作开展的最基本的依据，只有立足于档案制度上才能保证档案管理工作可以按照规定流程进行，从而使管理工作规范化、标准化。作为管理过程中必不可缺的部分，在实际中需要将各部门都规划到档案制度的范围内，各部门需要配合档案管理工作人员将广播电视工程产生的信息资料进行整理及收集，按照部门的工作内容对其进行具体的分类。管理人员需要将这些档案资料进行审核及确认，确认无误后进行统一的归档工作。在进行档案制度的建立时还需要将档案的安全性及保密性列入制度中，从而使管理过程更加规范严谨。

2、归纳文件材料的前期管理

广播电视工程在建设的过程中产生的一些档案资料具有一定的参考价值，其对建设活动中各个项目所产生的指标有着很确切的反映，这些可以为以后的广播电视工程提供经验。同时，工程中还会产生合同档案、建设档案及研究档案等，这些档案具有法律效力且对企业有着非常重要的意义及价值。因此，对于这些原始文件需要进行仔细的收集与保管。这些内容都是在工程建设过程中需要进行的前期管理，在广播电视工程完工后需要将这些收集的档案进行统一的归档处理，对于工程合同类的具有法律效力的档案需要上报给领导，由领导授权或是领导自行进行归纳工作。在档案移交的过程中需要严格进行管理把关，接触档案的人员必须要符合规定的要求才可进行档案移交手续。

2 工程档案的收集归纳

1、分类组卷

虽然管理人员需要对广播电视工程中所有的档案进行整理及收集，但是其在实际中并不会参与到整个建设过程，这个过程中产生档案卷宗需要管理人员依靠专业素质对其进行分类组卷。而在分类组卷的过程中经常会遇到档案整理及归类的问题，主要是由于管理人员对工程环节内容的了解不足及造成的，在实际组卷工作中需要做到不漏项、缺项，并保证档案的真实性及准确度。

2、案卷排列和编目

案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。

3、工程档案检索目录的填写

工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一對信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。

3 广播电视工程档案收集归档的有效管理策略

1、建立完善科学的广播电视档案管理和利用机制

如上文所述，管理制度的重要性在收集归纳工作中的重要性不言而喻，同时在建立科学的管理制度之外还需要单位领导对档案管理工作的重要性有着充分的认识，并明晰领导的责任人地位。在制度中需要对审查制度、责任制度进行确定，并以此规范管理人员的工作行为。

2、不断提高档案管理人员的政治素质和业务水平

管理人员的业务素质直接体现在档案管理工作中，因此广播电视单位需要对管理人员的职业道德素养进行加强，根据单位的需要对其进行培训教育，使其可以掌握最新的档案管理知识，拥有足够的管理技术水平，并对新事物有着很好的接受能力，从而在档案管理工作中可以适应新时期、新内容、新规定，在档案管理工作中发挥出更高的价值，实现档案管理工作的现代化转变。

3、加大档案管理工作投入

物质是工作发展的基础，在管理工作中需要应用许多办公设备，因此广播电视单位要根据管理工作的需要建立规范化的档案管理部门，通过加大资金投入，确保档案的安全完整。同时，也要不断加大创新力度，结合现代办公自动化、网络化、数字化发展，不断提高档案管理水平。

4、进一步加大档案信息化投入保障

目前在广播电视工程中档案的收集归档都在向着信息化的转变，主要是现今网络技术发达，利用信息技术可以处理大量的档案资料，并且在传递、存储上都更为便捷，在极大程度上提高了管理工作的效率。因此在档案信息化投入上需要作为财务中的重点，对其使用的硬件设备等进行充足的准备，同时在软件上也需要根据科技的发展及程序的更替进行更新，找到适合单位使用的档案管理系统，从而使收集归档工作可以更加清晰、准确、安全。

4 结语

广播电视工程档案的管理并不是简单的对档案进行收集归档就可以完成的，其在实际的工作中需要涉及到多个部分，是一项系统性、专业性、技术性的工作。由于档案数据过于繁杂且琐碎，并且许多内容还具有一定的机密性，因此管理人员需要具有丰富的专业知识与良好的职业道德素养，这样才能保证管理策略的有效展开。

参考文献

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