浅析信息时代下的档案统计工作

随着信息时代的到来，档案事业蓬勃发展，档案工作的现代化建设是档案事业发展的必然趋势，档案统计工作的现代化也应如此。

1 统计工作的重要性

（一）建立规范的档案台帐，有利于提高归档管理的质量和水平

收进档案登记管理，对提高归档业务水平有着积极的作用。如果平时没有进行登记，对档案的归档过程和归档质量控制，就难以做到查漏补缺，循序渐进、有条不紊地做好归档工作，确保归档文件和案卷整理的时间和质量达标。台帐管理，对归档工作的宏观和微观管理有着积极的作用。室藏档案各类台帐，记录了每一类、每一年的档案及归档的主要数据和情况，是档案管理工作情况的真实历史记录，是档案室自己形成的档案材料，也是全宗卷档案基本情况统计的一部分，对提高档案人员工作的责任心和水平有着积极的作用。台帐以数据形式表现出每个岗位的工作量，既能使领导及时了解和掌握各岗位的工作情况，又方便档案人员相互了解，激发积极性，特别是新上岗人员，通过台帐可以迅速掌握分管档案的各类情况。

（二）建立规范的统计台帐，能够系统地反映档案管理工作的规模、水平、发展速度，为加强档案管理提供重要的依据。

（三）规范的统计台帐，能够系统地积累资料，避免统计数字现用现凑情况。

（四）从各种不同的角度统计出来的数据和统计项目中，又能在一定程度上显示出档案工作人员的业务水平和人员素质情况。

2 做好统计工作的途径

（一）以精细内化于心

1、档案管理流程细化。档案工作通常有八个环节：即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研，在这“八个环节”中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。

档案的收集工作是指为了有效地解决文件形成分散与集中管理之间的矛盾，更好地维护档案文件之间的有机联系；这就形成了档案的收集工作；档案的整理工作是为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类；档案的鉴定工作是对保存的档案进行“检简”，去粗取精，确定保管期限；档案的保管工作是为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理；档案的利用、检索和编研工作是指为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料；档案的统计工作是指为了掌握档案工作情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究。

在以上这些管理流程中，档案室对各部门文收集、鉴定整理等工作具有指导和监督管理职责，从而从源头上确保档案统计数据齐全、完整、准确。档案人员对接收归档的各类档案进行登记、保管、提供利用和编研工作，为填报档案统计年报表打下基础。

2、档案分类细化。将企业档案作为一个完整的管理群体进行认识，是企业档案科学分类的要求。过去在手工管理模式中，针对档案形成完整性的档案实体进行分类方法与针对档案内容配置和开发利用的档案信息分类，是在历史主义和逻辑主义两种方法论的指导下分别设计和应用的。但是在今天的企业，档案的留存与档案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是档案信息管理系统的全面运用，要求在系统内有关档案分类方法设计中，必须为这两个任务所提出的不同要求，形成整体化的资源管理与资源整合子系统，既要指导档案实体的管理，又要指导档案信息的开发利用，这对于目前的企业档案分类而言主，无疑是一项新的挑战。

目前，我们采用反映企业活动属性的职能性质分类法，将企业档案划分为文书档案、科技档案、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案、会计档案、科研档案和底图档案等。档案分类方案是统筹档案分类与档案编号的工具，也是衡量档案分类科学性和合理性的重要标准，为档案统计提供数据依据。信息时代下，档案分类细化，更好地了解室藏档案的具体情况。

3、档案统计表现形式细化。统计表是档案统计台账的基本表现形式，以专用表格或目录将统计的数据资料表现出来，制表要科学，必须简明扼要，项目齐全又要防止重复和矛盾。我们根据档案分类和管理情况，主要做了以下表格：《接收总登记表》、《科技档案历年数量统计表》，《会计档案历年数量统计表》，《文书档案统计表》，《档案器材、装具、用品购置及档案管理经费统计表》等。通过表格的形式能更直观对数据加以分析对比。同时，按照不同的类别做好档案总类目录，比如《科技档案总目录》、《底图总目录》及《档案分类目录》。对各类室藏档案按日、月、年进行统计，做到室藏档案变化一目了然。企业档案库存、入库、销毁、利用服务等情况，为领导全面掌握档案工作情况提供了可靠依据。

（二）以规范固化于制

档案统计是了解、掌握档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、利用情况的重要手段，是档案管理的一项重要基础工作。俗话说“没有规矩，不成方圆”。根据国家相关法律法规要求，公司制定了《档案接收、整理、统计制度》和《档案人员岗位职责》，将文件的收集、整理、归档、保管、统计、利用纳入岗位责任制。档案专职人员必须熟悉库藏档案情况，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并定期编制档案工作统计表向上级报送。另一方面进一步健全和完善《档案统计制度》及其他相关制度，同时结合统计工作实际，不断规范档案管理，确保“收集资料完整、归档文件准确、整理统计及时、档案保管安全”一系列工作流程规范有序。档案统计的生命在于真实，统计数据必须准确。在平时的工作中，要把提高统计质量当作大事来抓，采取切实有效的措施，通过档案工作制度规范化确保统计数据基本准确，要从档案基础环节抓起，完善规章制度，建立档案统计台帐。总之，做好日常性工作，使档案工作规范化、制度化，才能做好档案统计工作。

（三）以创新外化于行

加强档案人员学习是企业档案工作创新的重要条件，以创新思维指导档案工作的实践：每年参加上级举办的各类档案培训班；年初召开档案专题会议；工作之余专职人员学习《档案工作实务》、《统计资料汇编》等相关书籍，增强自主学习，并对档案统计工作相关内容进行交流讨论。通过学习，专业知识和业务能力有所提高，创新意识得到增强。加快企业档案信息化管理是档案统计工作创新的关键：由于统计台账种类、数量繁多冗杂，而档案室所使用的统计台账登记册表，其形式、标准、统计范围、项目显得陈旧、老化，已不能适应现行多门类、多载体的档案管理要求。且有些内容出现多次重复登记的情况，这就影响了档案统计工作的质量和效率。为解决这一系列问题，使档案统计更加准确、及时和科学，使用科学化统计账簿至关重要。因此档案专职人员根据实际要求，设计了新的档案统计台帐：《档案接收登记目录》、《档案编目情况统计表》、《实物档案总目录》和《目录索引》等。

今后的工作中，我们要注重加强相关硬件和软件的建设，大力推进档案信息管理现代化建设。对计算机软件设备的功能设置要充分档案统计工作的需求，使档案统计工作与档案信息管理现代化建设同步发展。档案统计工作可以借助档案信息系统，提高档案统计数据的时效性和利用效果，同时，针对网上档案信息资源的不安全隐患加强网络查询的安全管理，防止非法篡改、增删档案统计数据资料，严密防范计算机病毒攻击，确保档案统计数据安全。建设基础数据库，实现档案信息的电子化。创新不仅仅是时代的要求、企业发展的需要，也是档案工作的重心。档案工作要适应新时期发展的需要服务于企业发展。作为当代档案工作者必须作为创新的主题，主动迎接挑战。

作者简介

廖爱忠，中铁大桥局集团第六工程有限公司，大专。