信息化时代人事档案管理的创新要点

林凌

摘 要：当前社会处于一个知识经济时代和信息时代并行的高速发展阶段，随着人才作用的不断突显，人才市场作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也逐渐减得到人们的关注和重视。对此，本文以“信息化时代人事档案管理的创新要点”为主要研究对象，首先阐释了信息化时代人事档案管理的要求、现状，然后从基础设施、培训管理、团队建设以及网络安全等四个角度阐释了具体的创新要点。笔者认为信息时代面对快速发展的社会环境以及人们不断提升的工作生活理念，人事档案管理工作要想取得更好的发展，就必须依托现有的社会背景进行适度的改革和创新，这样才能更好地为人们服务，这也是本文研究的目的所在。

关键词：信息时代；人事档案管理；管理创新

随着当前社会经济的快速发展，人才的流动性也愈发频繁，这不仅为人才市场的人事档案管理工作带来了一定的难度，同时也从侧面彰显了落后于信息时代的管理方法给工作带来的困境与制约。以鉴于此，人才市场方面就必须与时俱进、充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，实现发展与创新。

1 信息化时代人事档案管理的要求

信息化时代人才市场的人事档案管理工作除却保障最为基本的真实性、公信力之外，最为重要的是基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设，一来这需要当地政府部门再进行相关的财政预算，有针对性地增加人才市场档案管理信息化建设的相关投入，积极鼓励相关研发部门开发有利于全国联网查询、调档，同时能保证信息安全的计算机信息应用系统；二来需要在相关管理体系当中全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施还必须依靠稳定的法律制度体系，为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。

2 信息化时代人事档案管理的现状

首先，在人才市场推行档案管理信息化建设的过程中，相关的硬件设施配置存在着缺陷和不足，进而引发信息化进程较为落后的问题。尤其是在那些经济欠发达或者发展水平有限的城市和地区，其档案室、办公室以及档案存储库房甚至没有明确的区分，虽然在一定程度上引入了网络和计算机设备，但其在管理上和使用程度上仍存在着一定的局限性，甚至只是停留在简单的电子录入和数据呈现阶段，并没有完全实现现代化和电子化。

其次，从事信息化操作的人事档案管理人员其综合素质有所欠缺，间接影响服务质量和工作效率。这里所谓的综合素质不仅包括档案管理的专业性知识，还包括档案维护以及计算机运用、网络数据处理以及硬件设备维护等方面的内容。对于人才市场的人事档案管理工作而言，由于其工作内容与当今社会的人才流动、工作派遣发生直接的关联性，因此将工作人员的专业性和技术性相分离（一部分工作人员进行设备维护，一部分工作人员进行档案管理，二者相分离）是非常不现实的，这样不仅影响到工作的效率，更会影响到人才市场的人事工作服务质量。

3 信息化时代人事档案管理的创新

（一）依托现代化的档案管理设施，构建完善的信息管理系统

鉴于人事档案管理工作当中现代化设施的不足所引发的有关信息化进程的滞后，需要人才市场方面积极争取当地政府的支持和高度投入，依托现代化的档案管理设施，来构建积极完备的信息管理系统。一方面，需要政府方面加大资金上的投入，用于购置信息化管理所用的电脑计算机、网络终端以及各类现代化的技术手段，通过建立起统一、高效的信息检索系统，实现网络资源共享的同时，为所有人才市场的用户提供咨询的便利；另一方面加强对于原始纸质文字资料的录入编辑，将其纳入到统一的网络管理系统当中，一来保障信息资源安全，二来防止因为信息所处的年代久远而有所丢失和遗漏。

（二）完善立法体系，提高法律地位，以制度保障档案管理的推行

人事档案管理的信息化进程需要以完善的立法体系作为保障，目前中国现行的有关法律规定中明确指出人才市场的档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门，由其呈送给国家权力机关，以此将《人才市场管理规定》不断依据目前的发展现实有所完善。对此，笔者认为可以在人才市场进行人事档案管理信息化发展的过程当中，系统整理所面临的共性问题，例如网络系统共享、信息资源公开等方面的内容，报送给有关部门将其制度化、规范化，通过构建有效的法律制度和规划来保障人才市场人事档案管理的规范化运营。

（三）加强档案管理人员的培训和储备工作，构建全面、立体的人才服务体系

笔者认为基于信息化时代所展开的有关人才市人事档案管理工作人员的培训，需要从三个方面来展开，其根本目的主要是为了全面提升工作人员的综合素质，其次是为了构建全面、立体化的人才市场服务体系，以便能更好的为社会民众展开服务。具体地说，首先要从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识，在保障最为基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，加强对其数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训；其次，将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不断提升自身的学习能力和综合素质；第三，信息技术和网络技能并不意味着对于原始服务能力以及专业水平的全面替代，它更需要工作人员以强烈的责任感来保障工作信息安全，以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容，促进工作和服务质量的提升。

（四）把握网络信息安全定位，实现信息共享及安全的平衡

信息技术虽然能为人才市场的人事档案管理工作带来快捷与高效，但与此同时也埋伏着一定的隐患，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性。这就需要人才市场方面必须强化工作当中的安全意识，强化信息技术的安全定位，一是要注意原有纸质档案信息的保存环境，防治虫蛀或因自然环境而毁坏；二是要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置，进行必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完整性；第三要定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息给人民造成难以想象的损失和危害。只有保障网络电子信息共享化和安全化的完美对等与平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展、并为广大人民提供更好的服务。

4 结语

综上所述，当前我国人才市场的人事档案管理工作虽然正在有条不紊的迈向信息化时代，但是不可否认的是其中也存在着一些问题，影响了信息化的进程与质量。而且所谓的信息化，不但需要操作手段以及操作设备的信息化，更需要工作人员在思想上和知识体系上实现所谓的“信息化”。笔者认为只有依托现代化的档案管理设施，构建完善的信息管理系统；完善立法体系，提高法律地位，以制度保障档案管理的推行；加强档案管理人员的培训和储备工作，构建全面、立体的人才服务体系；把握网络信息安全定位，实现信息共享及安全的平衡——人事档案的信息化进程才能更加完善，才能在摆脱传统落后、枯燥管理方法的同时，迈向更加快速、便捷的信息化管理模式。

参考文献

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