论档案整理的本质

桑毓域　杨秀茹（天津师范大学管理学院，天津，300387）

要闻

论档案整理的本质

桑毓域杨秀茹
（天津师范大学管理学院，天津，300387）

档案整理分为档案实体整理和档案信息整理，档案实体整理坚持历史性原则，档案信息整理则在历史性原则和逻辑性原则的双重指导下进行。档案实体整理的本质在于重构社会实践过程，档案信息整理的本质则在于通过结构化的档案信息实现信息增殖。

档案实体整理档案信息整理信息增殖档案整理文件系统

《档案管理学》认为，档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用。通常，广义的档案整理包括对档案的鉴定、考证、编纂出版；狭义的档案整理则包括分类、立卷、编制案卷目录、案卷排列、区分全宗等工作。从档案实践的角度讲，可将档案整理工作划分为档案室的整理工作和档案馆的整理工作。

一直以来，档案整理都在档案管理活动中占据着举足轻重的位置。它是所有档案管理业务活动中承上启下的关键环节，与档案鉴定结合进行，既检查了档案收集工作的质量，又为档案的保管、统计、利用、编纂等奠定了基础。因此，档案工作者在长期的实践及探索中总结出一套行之有效的档案整理原则和方法，并不断将之科学化、系统化和固定化。那么，形成这些档案整理原则与方法的内在原因和本质是什么呢?本文意在分析档案实体整理和信息整理的基础上，深究它们整理原则和方法的内在动因，就教于档案界同仁。

20世纪80年代开始，《中国档案分类法》的面世给档案整理理论带来了冲击。它的实质在于对档案信息的整理和分类，它是档案著录工作中确定分类号的唯一依据，但并不能像之前的档案理论一样具体地指导档案室和档案馆的实体分类。因此，档案界提出“档案实体分类”和“档案信息分类”概念，前者是指档案馆、室的手工整理工作，后者主要用于档案著录，编制档案检索工具。相应地，便有了“档案实体整理”和“档案信息整理”的划分。后继的档案学者对这种二元的档案整理也进行了诸多探讨。

1　档案实体整理

所谓“实体”，不仅包括传统的纸质档案，也包括电子文件。传统观点将“经过整理”作为文件转化为档案的三个条件之一，这是由于，无论是纸质文件，还是电子文件，只有经过整理才能反映出某一方面的历史联系，未经整理前只能被称为“文件集合”，整理之后才成为结构化的“文件系统”。“集合”与“系统”的区别在于，集合只要求有一定数量的元素存在，而系统不仅要包含元素，还需要元素之间按一定的顺序和结构排列，从而才能够发挥出整体的功能。相应地，文件集合只强调文件元素的存在；文件系统不但包含文件元素的存在，还进一步强调了文件之间的结构关系。只有具有某种结构关系的文件系统（档案），才能真实地反映文件之间的历史联系，才具有记录历史和再现历史的社会功能。构建文件之间的结构关系是档案整理最为重要的目的之一。

档案实体整理的原则与方法已经发展的相当成熟。16世纪到19世纪，事由原则一直占据统治地位。1841年法国人提出尊重全宗原则，再到德国的登记室原则，使得来源原则初步形成，直至《荷兰手册》对来源原则进行了理论论证，确定了来源原则作为档案整理基本原则的地位，并在布鲁塞尔大会上得到普遍认可。后来布伦内克提出自由来源原则对来源原则进行了进一步的修正，主张将来源与事由配合成一定的比例。在苏联和我国全宗理论以及档案实践的影响下，中国档案学者何嘉荪、冯惠玲教授提出主、客全宗概念。不难发现，如何更好地保持文件之间的历史联系一直是档案整理贯穿始终的主线和追求的目标。

文件间的历史联系，也被称之为“内在联系”或“有机联系”，是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，具体表现在来源、时间、内容和形式几个方面，而来源方面的联系是首要的。从以上分析可以看出，来源联系和历史联系并不是等价的，来源联系只不过是历史联系的一种表现形式。而我们在探讨档案实体整理的理论和实践时，却过多地单方面强调了来源联系，用来源联系掩盖了更加宏观和本质的历史联系。所以，在档案整理工作中，应坚持历史性原则，而不仅仅是来源原则。历史联系可以应用于档案实体整理中的不同层次，既可以应用于档案馆内第一层分类——划分全宗，还同样适用于全宗内分类、立卷。比如，历史联系中的时间联系，既可以作为划分历史档案和现行档案的依据，也可以用于某一类档案中文件按形成时间进行排列。再如，来源联系既可以作为划分全宗的依据，又可以指导全宗内档案按组织机构分类。

2　档案信息整理

档案信息即档案实体中所包含的信息，通常包含三种形式：“一是档案的内容信息，它是档案信息中最主要的组成部分，是档案信息的主体，是文件制作者意图的体现。二是档案的形式信息，或称为结构信息。如文件的格式、科技文件中的代字代码标准、文件之间的排列顺序和结构所表现出的信息。第三是档案的载体信息。档案载体可分为第一载体和第二载体，第一载体即我们档案界已普遍认可的纸张、照片、光盘等；除此以外档案还有第二载体，即文献、情报界所指的字迹、符号等，它们也是传达信息的载体。因此，档案的信息整理实质上是对以上三方面档案信息进行组织和处理。”［1］

档案信息整理的结果，在传统的纸质文件时代，大多表现为各种检索目录，既有反映实体整理顺序的卷内文件目录、全引目录、案卷目录等馆藏性检索工具，也有不反映实体整理顺序的按照某一特征编制的分类目录、主题目录、文号目录、人名索引、地名索引等查检性检索工具。在电子文件时代，文件级的档案整理具体地描述每一份文件本身所含信息，全面的著录单份文件的各个特征，并将所有特征进行任意组合，从而实现多途径检索。显然，档案信息整理，既可反映文件之间的历史联系（馆藏性检索工具），也可反映其逻辑联系（查检性检索工具）。

综上所述，档案实体整理和档案信息整理是性质不同但相互补充的档案实践活动，档案实体整理坚持历史原则，档案信息整理受历史原则和逻辑原则的双重指导［2］。同为档案整理活动的二者产生如此大差别的内在原因究竟为何？

探讨档案实体整理的本质，是试图进一步追问，档案实体整理为什么要坚持历史原则而非逻辑原则？坚持历史原则的档案整理与档案最为本质的记录历史和再现历史的社会功能之间存在着什么样的内在关系。

在数学领域的集合论中，两个集合之间的一一对应关系最具应用价值。所谓集合之间的一一对应是指，在两个集合中，如果一个集合中的任何一个元素，在另一个集合中都能找到一个且只有一个元素与之对应，反之依然成立，则说两个集合一一对应。通常我们可以利用两个集合的一一对应关系，由一个已知的集合去探求另一个未知的集合。

笔者认为，如果将“社会活动”和“档案”看作两大集合，它们之间即存在一一对应关系。

社会的存在和发展，是人类不停地进行各种社会实践活动的结果，每一项社会实践活动甚至每一个具体事件，都会生成记录它的档案，相应地，每一份档案都会有一个具体事件与它对应。社会活动一旦完结，就成为历史，历史是人类社会活动的过去时态。

当然，由于鉴定的存在，并不是每一个社会活动生成的文件都能作为档案保存，但所有反映社会主要功能和具有利用价值的文件都会被我们加以留存。所以，更准确地说，是“历史集合中的有效元素”与“档案集合”存在一一对应关系。因此，当时过境迁，尽管我们不能亲眼目睹当时社会活动的场景，却能通过与之对应的档案一一再现。档案成为历史学家在研究中最信任和最钟情的文献的原因，就是他们可以利用档案与历史活动之间的一一对应关系，从已知的档案去揭开已经逝去的真实历史的神秘面纱。

档案与历史作为两种事物，它们不但具有发生、发展的关联性，而且它们之间主体与客体的关系也随着这种变化过程而变化。社会活动形成文件，对文件进行价值认定和结构整合形成档案。所以社会活动为主，档案为客。另一方面，社会活动发生以后，社会活动作为本体即已消失，留下的痕迹只是活动进行过程中留下的文字记录，当我们再现该社会活动的过程时，则必须通过实体存在的档案反求历史，档案则反客为主［3］。

因此，我们可以说，档案与人类社会活动的关系以及主体与客体的变换，决定了档案记录历史和再现历史的社会功能，档案所承担的社会功能决定了档案整理的原则和方法。

档案的实体整理，尽管从目前的表述上，是为了分门别类便于利用档案，但其实质上，是为了重新构建已经逝去的社会活动的历史过程。历史是由单个社会活动的碎片构成的，历史学家的责任是对碎片进行梳理，使之结构化，形成完整的历史架构。而档案记录历史和再现历史的功能与历史学家的期望是“不谋而合”的。档案工作者对档案的整理，历史学家对历史碎片的梳理和重构，表层上是针对不同的对象，从事着不同的职业，其最终的结果是殊途同归的，历史学家的“碎片”必须从档案中汲取营养。正因为如此，档案实体整理必须按照社会活动过程组织文件，保持文件产生时的历史联系，坚持历史性原则。因为，只有那些与文件的形成过程，也就是与人类社会活动的实际进程相对应的文件系统——具有历史联系而非根据人为创造的联系组织在一起的档案，才是历史性的，才能更好地发挥价值，满足多种多样的利用需求。

在传统的纸质文件时代，文件从件到卷再到全宗，完成了从“文件集合”到具有结构的“文件实体系统”的蜕变。电子文件时代，文件所含信息与信息载体发生分离，文件可在不同载体上自由地转换，我们已经不能像纸质文件那样，将电子文件组合成具有固定结构的文件系统，加以排架和保存。然而随着计算机技术的发展，我们可以实现文件级的著录，通过对每一份文件各个特征的著录，便可在检索时根据任意特征或任意特征的组合找到同样具有某种联系（历史联系或逻辑联系）的文件组合，将散存的“电子文件集合”转化为具有特定排列次序的“电子文件系统”，将纸质文件时代“有形的整理”演变为隐藏在计算机著录和检索过程中的“无形的整理”，实现纸质时代远远实现不了的深度检索和多途径检索，大大提高了查全率和查准率。

相比纸质文件的整理，电子文件的整理展现出自己的特色。对信息的整理成为电子文件整理的主体，甚至离开了信息整理，电子文件的整理都不能单独地以实体整理而存在。著录对电子文件信息整理至关重要，相比纸质文件时代排列文件和著录是相对独立的两个环节，电子文件时代，著录与检索在文件排列中的关系已经十分紧密。之所以要对电子文件进行前端控制和全程管理，是为了防止文件由于没有及时著录而不能真实地反映历史联系，也是为了应对电子文件易逝性、易改性可能造成文件缺失和失实的措施。

无论在纸质文件时代，还是在电子文件时代，一个具有某种联系的文件系列远比单一的一份文件的价值要高。我们可以把具有某种联系而聚合在一起的文件系列看作一个系统，而系统的功能要大于各部分功能之和。

简单地说，如果我们有一条原始信息，当我们得到第二条信息（与原始信息有某种联系）时，我们不仅在原有的基础上增加了第二条信息，还增加了第二条信息与原始信息相比较而得出的新信息。如果得到第三条信息（与原始信息和第二条信息有某种联系），我们便可增加第三条信息、与原始信息相比较得出的信息、与第二条信息相比较得出的信息这样三条新的信息。以此类推，我们可以发现，增加的新信息数量成指数增长，我们将这种情况称为“信息增殖”。

档案通过信息整理，使文件之间彼此具有某种历史联系或逻辑联系，就形成了一个文件系统，便于实现信息增殖。在实际生活中，利用档案实现信息增殖并服务于实践的案例屡见不鲜。比如，地质学家可以通过分析

历次地震、海啸等自然灾害前的各种气象变化的档案，得出灾害前的规律性现象，从而科学地预测自然灾害并加以防范；历史学家可以通过研读历朝历代的对内对外政策，分析出朝代兴盛或衰败的原因，从而汲取经验，吸取教训，预测未来，给当政者或领导者以借鉴，等等。

可见，我们遵循某种历史联系或逻辑联系对档案信息进行整理，形成结构性的文件系统，目的不仅在于方便检索，还在于通过检索出的具有某种联系的档案，在分析和处理的基础上能够实现信息增殖。

综上所述，将档案整理划分为“档案实体整理”和“档案信息整理”仅是表面现象，它们是两种性质完全不同的整理实践工作。档案实体整理遵循历史性原则，充分保持文件之间的历史联系；而档案信息整理则将历史性原则和逻辑性原则并重，并不仅仅是为了适应实践的需要。更深层的，档案实体整理的本质在于重构社会活动过程，档案信息整理的本质则在于实现档案信息增殖。

［1］桑毓域.二元档案实践浅论［J］.档案学通讯.2003（5）.

［2］桑毓域.档案与文件之间的历史联系与历史检索［J］，中国档案.2004（5）．

［3］桑毓域.论档案与历史的关系［J］.档案学通讯.2002（4）．

桑毓域，天津师范大学管理学院教授。主要研究方向为档案学基础理论，企业档案管理。

杨秀茹，女，天津师范大学管理学院研究生。主要研究方向为电子文件，企业档案管理，档案本质研究。

Discuss about the Nature of Archives Arrangem ent

Sang Yuyu，Yang Xiuru
（Tianjin NormalUniversity of SchoolofM anagement，Tianjin，300387）

Archival arrangement is divided into archival entity arrangement and archival information arrangement.Archival entity arrangement is guided by the historical principle,however, archival information arrangement is under the guidance of both the historical principle and the logic principle.The essence of archival entity arrangement is to reconstruct the social practice process,as a comparison,the nature of archival information arrangement is to realize information proliferation through a structured archival information.

A rchival Entity A rrangement；A rchival Information A rrangement；Information Prolif⁃eration;A rchives A rrangement;File System

G272.4